谈数字化信息在医院人事档案管理中的应用

杨卜尔

（朝阳市中心医院，辽宁 朝阳 122000）

一、当前医院人事档案管理的重要性

现在医院的人事档案管理还是人工操作，效率比较低。人事档案是医院运行的关键，因为医院的人事档案是记录每个员工的个人信息的地方，档案里对个人的描述非常详细，比如学历，家庭信息，社会关系，以前的工作信息，在学习时的个人情况，有没有受到过处罚，这些都会清晰地记录在档案上。方便医院了解员工信息。但是医院在档案管路的时候还是使用的人工管理，员工都是手写抄录，这就容易出现错误，而且医院员工多，如果找档案十分费时，不能及时找到员工信息，这样就会耽误工作效率。但是使用了数字化信息技术后，这些问题都可以得到解决[1]。

档案管理资料的利用率比较低。现在很多医院对人事档案只进行保管，并不能合理地利用档案。档案需要的储蓄空间大，还要有专门人员进行保管，防止档案受损或者丢失，进行档案保管还会加大医院开支。

现在医院其他科室逐渐都使用了信息化技术，但是在档案管理上落后于其他科室，信息化技术设备也不完善，没有引用信息化技术，这就减缓了医院的发展速度。

二、当前医院人事档案管理的现状

现在很多医院还没有更新档案管理办法，还在采用传统的档案管理办法，这种档案管理办法已经不适合现在医院的发展，以前的档案管理大多采用人工管理的办法，信息不能做到共享，档案内容的更新也变得十分麻烦，这些都是不利于医院发展的。

首先，档案的人工管理会降低档案的准确性，人工操作避免不了出现错误，而人工归档会消耗大量的人力，人在疲惫的时候就容易发生错误。人事档案包含的信息内容比较丰富，人工去进行分类，这个工作量非常大，这就容易在分类中出现错误，把档案分错类，降低了档案的准确性，给以后的工作也带来了麻烦。

其次，医院档案管理意识薄弱。医院现在主要发展医生的专业能力，对医院的口碑比较重视，对档案管理上就不太重视，没有考虑人工管理存在的问题，很多工作都形式化，注重表面，做不到根本解决问题。档案管理工作的改革工作并不能进行实施，导致工作人员的责任意识也逐渐降低。

再次，档案管理人员自身素质比较低。因为医院首先没有对档案管理工作重视，对档案管路部门也没有制定严格的要求，这就导致档案管理的员工工作散漫，整体素质偏低，而且有的员工可能达不到岗位要求，能力比较差，因为这个部门不涉及专业技能，可能对人员招聘就不是十分严格，工作人员的整体素质就偏低，意识不到档案管理工作的重要性，对档案管理工作的效率进一步造成了影响。

最后，档案资料使用不便，工作效率低。因为现在很多医院还没有引进信息化管理技术，这就导致医院在进行档案查找的时候只能人工查找，这个过程就比较慢，消耗时间，并且档案做不到实时更新，用到档案的时候就会导致信息不全面，降低工作效率。

三、数字化信息在医院人事档案管理中的特点

1.人事档案信息化管理的优点

第一，提高了工作效率。传统的人工档案管理，档案存储占用空间大，错误率高，查找耗费时间长，信息不能实时更新等，这些都是传统人事档案管理存在的缺点。但是运用了信息化技术的人事档案管理工作，档案查找速度变快，计算机内存大，减少实际空间的使用，而且计算机的准确度高，可以减少错误的发生，还可以做到信息的实时更新。这样既提高了工作效率，又减少了工作人员的劳动时间。

第二，档案信息的利用率有了显著提高。医院在工作中经常会用到人事档案，因为医院经常会涉及到医生的职称考核，职位的晋升，这些都需要人事档案。人事档案在这个过程中能够给医院进行参考，提供有用的信息，让医院更好地进行人才使用，让医院的整体实力得到提高，每个人的能力都能得到发挥，促进医院快速发展。完善医院人员配备的同时，也提高了档案信息的利用率。

第三，延长了档案的使用年限。纸质的档案材料不能进行长久的保存，如果再有意外的情况，材料的损失会更严重，但是运用了信息化技术的人事档案可以保存更长时间，更久远的信息都能被查到，并且计算机的内存大，人事档案信息的内容可以更全面，把各方面都进行了记录，也不会占用很多内存，而且使用计算机还减少了空间使用率，档案的分类更明确、更细致、延长使用年限。

第四，因为纸质档案在阅读的时候费时费力，在医院进行考核的时候，很少能做到全部阅读，这就不能了解员工的全部情况，给考核带来影响。电子档案更清晰，观看更方便，让考核工作变得更加公平公正。

2.人事档案信息化管理的缺点

首先就是档案信息的原始性和真实性问题。因为使用了数字化信息技术，一开始肯定需要把原始的档案录入到电脑上，但是这个录入过程是个十分巨大的工作量，难免会有失误的发生，导致资料不准确。还会出现信息真实性的问题，人工录入，可能会有篡改的情况发生，这就让档案不够真实，后续可能会引起一系列的问题。

其次就是档案信息的保密性和安全性问题。我们都知道，档案都是用封条封好的，保密性非常强，个人也不能私自打开。但是在资源共享的过程中，并不能保证信息的安全性和保密性，导致信息泄漏。所以在这方面应该加强管理，可以设置权限来进行管理，必须有领导授权才可以使用。还要加强计算机网络的安全防护工作，提高管理人员的安全意识，避免发生这种情况。

四、完善医院人事档案管理的建议

1.增强数字化人事档案意识

医院应该加强对数字化人事档案的宣传培训工作，医院要把工作落实，进行监督，防止工作形式化，落实不到位。医院可以实行三级管理模式，让医院的人事档案真正地进行改革与创新，让人事档案工作真正地动起来、活起来。比如医院可以组织信息化技术的培训工作，让档案管理人员进行学习，在实际操作中存在问题要及时纠正，减少信息化档案管理工作后错误的发生。

2.创新服务模式，提供全方位的人事档案管理

档案管理的目的就是为了以后医院在进行人事调动的时候可以提供一些依据，利用档案进行人力资源配置。现在医院的人事档案工作还只能是对档案进行查询，信息咨询等问题，涉及的范围比较小。这就需要医院对档案管理的服务模式进行创新，在保证档案里涉密信息保密的情况下，增加网站的信息共享功能。简单来说就是医院的档案管理部门对档案查询有总权限，所有内容都可以看到，但是对其他部门也可以实行档案信息共享，但是其他部门获取的信息只是不涉及个人私密的信息，根据每个部门的需求进行权限设置，这样就可以实现资源共享。

3.利用数字化信息技术实现人事档案管理

数字化信息技术就是利用互联网技术，把信息进行传输、发送、接收、存储，利用计算机进行信息处理，医院人事档案管理进行数字化信息建设，可以保证人事档案资源的有效利用，提高办公效率。

4.加强队伍建设，提高业务水平

医院的人事档案管理是医院的重要部门，这是医院获取员工信息的唯一途径。这就需要人事档案工作人员有较高的素质和专业能力。医院可以定期进行培训工作，对工作人员的专业能力进行培训，还可以让工作人员进行业务交流，吸取经验。另外，档案管理是一个重要部门，所有员工的信息都在档案里，这就需要工作人员具有责任感，保证信息的准确性，不会泄漏员工信息。而且进行数字信息化建设后，会大量地用到计算机，就需要工作人员熟练使用计算机，保证工作的顺利进行。

五、数字化信息在医院人事档案管理中的应用

1.建立电子版的人事档案

随着科技的发展，医院人事档案管理引进数字化信息技术，首先就应该立刻建立电子版人事档案。第一，在整理医院工作人员的档案信息时，把人事档案信息录入到计算机里的人事档案系统，这样就减少了人工记录档案过程中的失误，同时，信息还更简洁明了，方便查询。第二，传统的人事档案都是纸质版的，占用很大的存储面积，查找的时候也特别慢，但是数字信息化的人事档案管理，因为都录入到计算机系统里面，需要信息的时候可以直接搜索员工姓名就能把档案调出来，计算机连接着打印机就可以直接打印出来，整个过程也就需要两、三分钟，十分迅速。第三，传统的人事档案需要一个大空间来进行档案储存，而且必须仔细保护，防止意外出现导致档案受损。但是现在只需要一台计算机就可以把所有的档案收集在一起，还可以进行分类，现在又有了云空间进行储存，即使电脑出现故障，档案信息也不会丢失，人事档案系统还可以加密，保密性非常好。第四，电子档案可以做到实时更新，不像传统人事档案要查找后进行更新，信息的及时更新可以提高工作效率，在人事选拔上也可以起到积极作用。

2.构建网络化人事档案管理

数字信息化人事档案建立以后，一定要制定相关的规章制度来进行监督和约束工作。这样才能保证档案信息的安全性。要制定每一个岗位的责任，把责任落实到个人，明确每个人的分工，把每个部门都连接起来，进行资源共享。这样才能完善网络化人事档案管理工作。

3.强化数字化信息的安全防护措施

数字化信息人事档案管理虽然给档案管理工作带来了方便，但是一定要加强电子人事档案信息的安全性，因为互联网可能会受到黑客的攻击，造成档案信息的泄露，人员信息一旦泄露，就会带来严重的后果。所以医院要对计算机系统进行防护，提高计算机计算机的安全性，经常对计算机杀毒，建立计算机防火墙，工作人员提高安全防护意识，这样才能保证电子档案的安全。

结语

总而言之，医院人事档案数字信息化技术的使用是以后医院的发展趋势，要做好数字信息化在医院人事档案中的管理工作，发挥数字信息化的优势，完善人事档案管理工作，推动医院快速发展。