办公自动化环境下医院档案管理研究

（山东省莒县中医医院，山东日照 276500）

在医院的相关档案资料中，有许多都是非常珍贵且有历史性的档案资料，一旦因为某些原因被破坏或者被销毁的话，都会给医院带来不可挽回的损失。因此，不断加强有关档案的管理和档案的保护就是医院在档案管理工作的重点内容之一。面对着不断发展的现代社会，自动化的办公模式已经不是一个陌生的概念了，这样的办公模式可以较好地协助人们在实际办公中进行检索或者查找，而对于资料来讲，不论在什么时间进行整理，只需要一个账号就可以在相关资料中找到，这样的信息化的管理模式应用在医院的档案管理中可以给医院中的档案和资料在管理上带来非常大的便利。

一、办公自动化环境下医院档案管理发展现状

随着现代社会中科学技术的不断发展，有关办公自动化的技术也逐渐被应用在医院的档案管理工作中[1]。办公自动化技术有效改善了医院在传统的档案管理中的相关模式，从而相关管理人员的档案管理和整理与查找提供了的非常多的方便，不仅有效节省了时间，还可以降低人工工作中的一些错误的事故，进而有效提升了医院在档案管理上的效率，也可以有效降低医院在实际运行中的诸多成本。

但是从现阶段的实际情况来看，许多的医院档案管理人员的工作观念还是停留在传统的档案管理的层面上，没有较好地适应现代化的医院档案自动化的管理，尤其是对于一些在计算机上的相关资料的存储安全是认知不够充分，使医院的相关档案管理非常容易出现相关文件的丢失或者损坏或者泄露等安全上的问题[2]。与此同时，医院中的相关管理者也没有及时制定出一个有关自动化办公的档案管理上的标准，让医院的档案管理在某种程度上比较混乱。某些医院中也会存在对于自动化办公在投入上不充足，不能较好地引进一些配套的自动化的设备，没有充分结合医院的情况进行相关软件的二次开发，从而导致医院档案自动化的办公水平和管理水平得不到较好的提升。

二、办公自动化环境下开展档案管理的建议

1.强化对档案人员的培训

医院中的相关档案的自动化管理需要相关档案工作人员有较强的就计算机水平。所以，在办公自动化的大环境中，医院的档案管理工作也要紧跟时代发展的脚步，积极顺应医疗体制改革的相关要求，努力地学习相关自动化的办公技术，并参加相关的技能培训，以此使医院档案管理工作能够顺利地开展[3]。除此之外，医院方面也要定期地进行针对医院档案自动化的工作人员的相关技能培训，可以聘请专业的自动化技术的学者或者专家为医院中的档案管理工作人员进行相关内容的讲座，以切实提升医院档案管理工作人员的计算机能力。

2.制定行之有效的档案管理标准

医院档案的自动化管理标准的科学性和合理性直接影响着医院在档案管理上的自动化水平，也会影响医院档案管理工作整体的工作效率[4]。在办公自动化的这一大环境之下，医院的档案管理工作的主要内容是借助相关的计算机技术并对患者的相关档案信息进行收集或者整理、储存和分析及检索等，所以，对于医院档案的自动化管理应该制定一个科学且合理的档案的管理规范和相关条例，制定相关的档案管理流程，并以此来促使医院在档案自动化的管理工作上能够更加顺利地开展。与此同时，在医院档案的管理工作中，也要制定有关保管期限及实际归档的范围等具体要求。为了能够使医院的档案管理工作的办公自动化能够在实际工作中按照规范化的固定流程进行，需要建立一个相对健全的动态管理制度，并以此为基础将办公自动化环境下医院档案管理工作进一步开展起来，从而也有效促进相关管理人员能够对档案信息进行认真的整理和归档，保障患者的档案信息的绝对安全。

3.强化医院在档案管理上的安全性

医院在实际的使用办公自动化软件的时候，应该加大相关资金的投入，并使用专门的经费，引进相关的计算机人才，利用医院的网络建立防火墙、对医院的相关档案信息进行就加密等的操作，不断地完善办公自动化的软件和相关硬件的设备，以此来有效保障医院在相关档案信息不会被黑客或其他系统的攻击从而产生信息泄露的现象[5]。在实际防范网络的安全时，也要建立一个相对来讲独立的计算机的阅览室，并引进一些现代化的办公设备和指纹的验证系统，在保证对相关在线的患者的档案信息进行检索和查阅的同时，还可以对一些在线的患者档案信息进行实时的修改，进而降低医院在档案自动化管理上的诸多压力。

结语

综上所述，在医院的实际档案管理的工作中，利用完善的档案信息管理制度，可以为医院的档案管理工作提供制度上的保障。在这样的基础之上，不断完善自动化的管理系统的建设，进而提升医院档案管理工作的效率和水平。