网络时代的民众档案服务需求与档案服务民众策略

李淑春

（凌源市医疗保障局，辽宁 朝阳 122500）

我国网民规模和互联网的普及率呈逐年递增的趋势，互联网的快速发展，使其正逐渐成为网民获取信息的重要途径，网络对民众的影响超越了其他的媒介。对传统的档案工作势必会产生一定的影响。

一、网络时代给档案服务民众带来的变化

长期以来，档案利用工作习惯于被动接受所移交的档案信息而忽视对零散、复杂信息的收集和整合，网络时代，信息范围越来越广泛，数据越来越丰富，传统的数据的收集与管理由于大数据的出现发生了重大的改变，在数据来源、数据处理方式和数据思维等方面都会带来革命性的变化。档案利用服务部门在网络时代应充分地开发与利用信息资源，创新资源获取方式，提高档案信息的利用效率，从而促进档案服务模式的与时俱进。

有挑战就有机遇。首先，在网络大数据时代，与大数据更好地融合有利于增强民众的档案意识，在新时期，我国档案事业的发展模式正由“国家模式”逐渐向“社会模式”转变，对民众档案意识的提供起到促进的作用，从大量的数据中挖掘信息的价值是大数据理念的核心，挖掘信息的这种思想为档案价值的进一步提升提供了新的方法。档案利用部门如何从海量的数据信息中挖掘更有价值的信息，如何对相对分散的数据进行整合，成为在大数据背景下档案工作部门急需解决的问题。即如何激发民众对档案的需求，如何帮助民众更好、更便捷地获取他们所需求的信息。档案部门在这一不断发展的过程中，档案的价值会进一步的升华，同时，民众也会对档案资源的重要性有重新的认识，最终对民众档案意识的提升起到重要助推作用。

档案的利用工作对于社会的发展起着越来越重要的作用，档案服务工作的社会化趋势也愈加明显，为了更好地满足民众的档案需求，提高档案资源的利用效率，以实现档案服务的社会化为工作的目标；档案服务部门应采取多种形式为社会提供优质的档案服务，推进档案信息的数字化，探索多样的档案利用服务形式，更好地服务社会，更好地满足民众对于档案的需求。只有这样，才能使档案工作顺应时代的发展潮流，实现档案服务的社会化。

随着信息时代的发展，电子文件的普及率越来越高，数字档案馆也悄然兴起，档案服务部门始终在不断地创新管理技术与手段。在大数据理念融入社会的背景下，档案工作的反应速度应该更加迅速。档案部门要探索新的业务环节，不仅仅局限于档案的“收”“管”“用”，要探究新的业务环节，使档案管理朝着更加智能化的方向发展。最后，档案服务部门应规范制度，促使档案工作更加便民，更加规范。

二、网络时代民众档案需求的变化

1.民众档案需求的社会化趋势越来越明显

网络已经成为人们生活中的必需品，成为人们信息获取的主要途径，民众越来越倾向于对于通过网络这种便捷的途径获取所需信息；不同民众由于年龄、职业、爱好、档案意识等差异，档案需求的差异性也因此产生。档案事业的发展以利用为导向，伴随着社会不断地发展，民众对档案的需求也日趋全面化，对档案的需求不再是仅仅局限于历史文化需求和工作需求，而是越来越多地涉及政治、经济、科学、文化、外交和民众生活等诸多方面。实际利用需求、普遍利用需求和休闲文化需求表现得越来越明显。同时，档案需求的主体向着更加全面的方向发展，需求的主体范围越来越广泛，学生、普通民众、企事业单位员工都对档案存在或多或少的需求。

出民众的需求涉及面比较广泛。民众对档案解密、人事档案、个人档案查询、诚信、大学生毕业后、历史、电子文件等检索词的需求呈上升的趋势。在网络信息时代下，民众对档案需求的社会化趋势越来越明显。

2.民众档案需求对网络的依赖性趋于增强

民众获取档案信息的需求方式中能够看出，民众希望利用网络和档案网站获取档案信息的比例逐渐增多，民众更希望通过更加便捷的方式满足自己对档案信息的需求。民众更希望通过在线获得所需的档案信息资源，并且希望从网络上达到的信息完整充实。

网络成为民众获取档案信息的重要途径。民众利用网络检索档案、人事档案、毕业生档案、健康档案的整体搜索趋势呈现出较平稳的趋势。

在网络信息时代下，中国的网民规模和互联网普及率在不断地上升，网络越来越普及，网络作为一种方便快捷的获取信息的方式，民众的需求自然而然希望通过网络更加快捷地得到满足。

3.民众档案需求领域的逐渐宽泛

从新闻关注的领域来看，民众和媒体关注都呈现出不断拓展的趋势，所需所想变得越来越广泛，这主要是由于近年来档案信息开放的范围越来越大，在网络上可查、可看的档案信息越来越丰富，民众的档案意识也有所增加，因此，档案用户的构成和类型就更加多元化，这就使民众档案信息的需求更加宽泛。

从民众利用档案网站的情况看，民众对落实政策、纠纷案件处理、为经济发展提供参考依据、为部门日常工作需求提供从参考等方面的需求比例相差不大，这说明民众利用档案网站的目的不仅仅局限于某一个领域或者某一个层面，而是更加广泛，这在侧面反映了民众对与档案的需求向着更宽泛的领域不断发展。同时，民众处于休闲娱乐目的浏览档案网站所占比例仅为9%，这与民众出于其他目的利用档案网站所占比例相差甚远，这说明档案部门提供的档案信息资源不够富足，在某些领域有所欠缺。

社会在不断地发展和进步，各个行业，各个阶层，无论是在生活方面还是在工作方面，民众的利用需求日益增加，领域也不断地拓宽，随着社会的不断进步，人们对信息的需求会日益增多，民众对档案需求也会向更宽的领域拓展。

4.民众档案需求有着明显的地域性

不同地域的社会环境不同，不同地域之间的政治、经济、文化、人口等诸多因素存在着差异，差异与不同势必会影响某一区域的社会需求，使不同地区民众的档案需求也存在着差异。

比如区域的经济发达、人口密度大、教育水平良好的北京、浙江、广东、江苏、山东等地区对于档案、人事档案、历史档案、健康档案的需求较大。北京作为我国的政治文化中心，对多种档案的需求量均排在国内前列。

三、档案利用服务民众的建议

1.创新服务方式，加强档案网络化服务

当下，人们都能通过网络任意查询世界各地的数据、图表、文献等诸多信息，互联网已渗透到国家政治、经济、文化、教育等的各个领域，成为人们生活中不可缺少的一部分，通过网络化实现网民对信息以及档案的需求也成为一种必然的趋势。档案利用服务工作应针对这一变化，不断整合自身资源，变被动服务为主动服务。针对百度知道、百度热门相关新闻等，主动解答民众的疑问，创新服务方式，从等待用户上门转变为主动为用户提供服务，同时，应加强档案网站的建设，通过档案网站，提供更多的图片、音频、视频等民众更容易接受的方式满足民众的需求，从小众传播向大众传播方向转变，使查档由复杂变的简易，从单一服务向综合服务转变，同时，完善好利用服务的反馈机制，对民众通过档案网站查档的内容、需求的种类等做好统计，以便日后更好地为民众提供利用服务。

建立能够实现档案信息资源的智能化推送，通过网络民众的信息行为，对民众的兴趣、爱好等进行收集，以便更好地为民众提供相关的档案信息，同时，要做好信息的反馈，对档案网站的用户反馈进行及时收集。

此外，应加强档案部门与民众之间的交互性服务，建立档案服务的网络平台，将档案信息资源与服务结合起来，提供档案信息一体化的服务，建立网络平台，能够更好地满足民众的档案需求。

2.根据民众需求制定动态工作计划

随着大数据时代的来临，档案资源的数量成倍的增长，数量日益庞大，种类日益繁多，而民众的需求的领域也因此变得更广，用户需求的档案资源开发应该建立在满足用户信息需求基础之上，并确保随时与用户需求变化保持一致，在明确用户需求的基础上进行档案信息的有序组织及资源开发，并有针对性地向用户传播，使档案信息服务获得良好的利用效果。档案部门应该整合所拥有的档案资源，并在此基础上不断地扩充，同时，要对民众需求热点的领域、热点的问题给予足够的关注，例如，百度、360等搜索引擎中相关的热度新闻等，通过对民众需求的了解，及时准确地根据民众需求提供民众所需的档案信息。

与此同时，要注重年度热点事件、重要的历史纪念日、热度的社会话题等，比如今年是建党100周年，档案部门应该通过网络指数，对这些重要的历史事件，相关的档案需求做好预测；环保也是当今社会一个比较热的话题，档案部门可以通过网络了解民众需求的大致方向，集中关注的人群，据此提供与环境保护方面相关的档案资料，更好地满足民众的需求。

3.提供档案区域化服务

由于受到政治因素、经济因素、文化因素、科技因素和人口因素等的影响以及不同地区的经济发展水平的不平衡导致民众的需求不同，实际水平不同。

因此，档案工作应做好调整：一方面，重视影响民众档案需求的各种因素，根据不同的因素，要有针对性地提供民众需求类型较多的档案，为档案需求较高的地区要更好地提供档案，可以通多《中国档案年鉴》《档案事业基本情况统计年报》、网络、档案网站的信息反馈等多种途径，了解某一区域档案工作系统档案资料与实际利用状况，预测和把握民众对各种档案信息的需求，同时，要提高档案利用部门自身的服务能力，这样才能满足该区域民众的档案需求；另一方面，历史文化因素也会影响档案的地域性分布，档案本身就是历史文化的重要组成部分，今年是建党100周年，庆祝建党的档案资料需求相关档案信息需求量会明显增加，档案利用服务部门应该认识到，以便更好地提供档案，满足民众需求。

4.加强民众信息素质教育，提升民众信息需求表达能力

部门民众的档案意识仍然比较薄弱，从百度知道平台可以看出，民众对某些档案的问题认识不够深刻，同时，对档案的某些需求呈现出与自身利益密切相关的特点。例如，在人事档案百度知道热度问题中，人事档案是否可以网上查询、人事档案丢失后是否可以补办、人事档案的存放单位、人事档案的变更手续等都与民众自身利益相关，又如在毕业生档案百度知道热度问题中，应届毕业生档案如何处理、毕业生档案的作用等也是能表现出民众对于与自身利益相关的档案密切关注。这样既可以满足民众对某档案的需求，也能促使民众更加深入地了解档案的作用。

为此，档案利用部门可以通过网络、档案网站等多种方式，在线对民众的需求进行指导，加大对档案重要性宣传力度，增强民众的档案意识，以提高民众信息检索的能力。例如，在档案网站中增加民众教育的相关栏目，对于第一次浏览相关档案网站的用户，可以先进入学习栏目进行，进行学习，掌握检索自身需求档案信息的方法；档案网站还可以设置网络教师栏，在线为民众解答检索过程中出现的问题。上述措施的最终目的是形成良好的档案信息服务环境，健全的档案借阅和利用工作流程，档案服务人员的良好用户服务意识，用户信息获取渠道的及时性和便捷性，提升社会用户档案意识，宣扬档案信息服务价值，引起民众对档案知识的注意，构建符合社会需求的档案信息资源体验服务环境，使民众查档的整个过程更加便捷。

综上所述，网络为民众利用档案提供了巨大的便利，在民众使用网络检索信息时留下的痕迹中能够发现民众对于档案需求信息。档案部门要分析了解民众对档案需求的特点与趋势，并引入大数据技术与档案工作相结合，使服务更加智能化，从而提高整个社会的档案利用效率。