社区档案管理工作的问题和重要性探述

（通榆县迎新街道文明社区，吉林 通榆 137200）

一、社区档案管理的重要性

1.建设民主自治

社区是政府掌握居民生活情况和精神诉求的重要方式，是居民和政府沟通的重要桥梁，同时也是建设民主自治的窗口和平台，加强档案管理可以促使政府的各项政策、法律和法规全面传达和落实到社区中，强化社区居民的自我监督、自我管理以及自我服务意识，有助于推动民主自治的进程。

2.了解居民生活

社区档案涉及社区管理和发展的各个方面，记录了社区各项工作的开展情况，更是体现了居民的生活情况和精神诉求，通过档案管理能够帮助政府了解社区居民的实际生活情况，并且结合居民需求开展帮扶工作，例如掌握低收入者、五保户，不仅能够及时帮助居民排解困难，还有助于提升居民的幸福指数。

3.推动社会发展

随着城市人口数量的持续增加，社区作为现代城市的基本单元，其重要性和作用性日益凸显，社区工作涉及居民生活的诸多方面，内容较为繁杂，档案作为社区在开展各项工作中积累而形成的文件资源，其具有参考价值和借鉴意义，可以帮助工作者解决突发问题和邻里矛盾，为居民提供查询服务，推动社会稳定以及和谐发展。

二、社区档案管理中存在的几点问题

1.管理人员不足

社区工作较为烦琐，工作人员的日常任务较多，档案管理人员的数量严重不足，甚至部分管理人员为兼职人员，平时鲜有时间开展档案的收集、整理和归档。甚至部分社区聘用了大量的临时工，对待档案管理缺乏重视，而人员配备不足是导致档案管理水平难以提升的关键原因。

2.档案分类模糊

社区档案涉及的内容较多，在开展管理中，需要根据档案内容对其进行科学分类，但是当前，部分社区在开展分类工作中，主要由管理人员根据个人经验进行分类，导致档案分类模糊，甚至存在档案资源遗失缺漏的问题，不仅难以发挥档案资源的服务性和利用价值，还会为社区建设带来一定阻碍。

3.利用程度不高

社区档案具有较强的社会属性和应用价值，尤其在民生、法制建设等方面，更是具有巨大的参考和借鉴价值，但是当前在社区档案管理中，普遍存在重视保管、忽视利用的问题，档案管理趋于形式化，难以发挥其在利用方面的价值，而利用程度不高，也导致了档案管理工作日趋边缘化，如何提升档案利用程度，是当前社区工作者面临的关键课题。

4.硬件设施不足

当前社区档案主要以纸质档案为主，在管理中需要大量的硬件设施作为支撑，但是，由于档案管理不受重视，在硬件设施配备方面略显不足，管理设备缺乏、档案室简陋，档案安全保管不到位，容易导致档案资源丢失或者损坏。

三、社区档案管理工作优化措施分析

1.建设管理队伍

管理人员是开展档案工作的主体，基于现代社区的实际情况，要保证管理人员数量充足，在此基础上加强人才队伍建设，提升管理人员的综合素质和业务能力。首先，根据档案管理岗位的需求，配备足够的管理人员，从社区内部选拔人才，或者通过外部招聘的方式，充实以及完善管理队伍；其次，管理人员要熟悉和掌握档案管理工作的内容、流程以及标准，加强专业知识学习，尤其随着信息化管理程度的提升，管理人员要具备一定的信息技术操作能力；最后，定期组织管理人员进行培训教育，促使其树立正确的档案意识，培训内容要涉及岗位知识，根据社区档案的特点深化培训内容。

2.进行档案分类

社区档案内容烦琐，想要提升管理效率和质量，则要对所有档案进行科学分类，通过分类保管储存，为档案利用奠定基础。首先，合理划分档案范围，根据档案内容进行科学分类，严禁出现遗失或者缺漏的问题；其次，严格按照上级部门的要求，对社区档案的类别进行清晰划分，并且整理为可行性标准，为管理人员提供依据和参考；最后，档案内容要完整齐全，如果出现内容变更或者类别变更，需要对内容及时修正，为社区居民提供服务便捷。

3.注重档案利用

利用是体现社区档案价值的关键途径，同时也是提升档案管理地位的重要方式，社区工作者要转变以往的固化思维，既要重视档案保管，更要重视档案利用。首先，利用大数据技术对档案资源进行挖掘，提炼出有价值的信息，为使用者提供服务便捷，加速社区档案的共享程度；其次，利用信息技术开展档案管理，加速数字化档案建设进程，为档案利用奠定基础；最后，构建信息化档案管理平台，对检索模式进行创新，真正实现异地异时查询。

4.优化硬件设施

在开展档案管理工作中，硬件设施是各项工作有序落实的基础和保障，社区领导和工作人员要认识到硬件设施在管理活动中的重要性，利用现有条件优化硬件设施，避免档案资源遭受损坏。首先，设置专门的档案室，档案室的面积要符合相关标准，对档案室进行清洁和打扫，档案柜的数量要满足管理要求，做好档案室的防潮、防火、防水以及防盗工作；其次，对于管理必备的相关设施要及时采购，例如计算机、打印机、复印机等，提升设备利用效率；最后，针对不同介质和载体的档案进行科学保管，尤其是纸质档案，在保管和查阅中不能出现损坏。

结语

总而言之，档案管理是社区工作的基础内容，其对维护社会稳定、推动社区建设和提供居民服务具有重要作用，社区工作者要提升重视程度，采取科学的措施优化档案管理，发挥档案的应用价值。