新时期事业单位文书档案管理工作的优化思考

（河南省南阳市医学会，河南 南阳 473062）

早些年，中央办公厅、国务院办公厅转发的国家档案局相关文件指出，档案工作的重要性，现在已经将档案工作称为记忆工程，其重要性显然更为凸显，对于事业单位而言，抓好档案管理也具有重要价值意义，但是由于一些因素的影响，当前事业单位的文书档案管理工作并不是很理想，因此进行深度分析是有必要的。

一、问题的提出

从十八大开始，全国上下档案事业发展成绩是有目共睹的，近几年全国档案馆全面提速进行建设，档案资源总量增长，业务管理加强，档案服务中心更多转型为服务大局，服务水平也在不断提升，法规标准体系不断完善，执法机制也在不断完善，信息化建设也有了重要突破，但是就事业单位本身来讲，文书档案管理也是存在一些短板的。

第一个非常明显的短板在于如何适应信息化趋势，可知的是，信息化档案管理是必然，但现在存在两种观点，一种是应该实现档案的全面数字化，电子化，而另一种观点则认为纸质档案更加重要，这两种观点实际都比较片面，在信息化无可阻挡的情况下，怎么把握信息化与纸质化的平衡是一个关键点。

第二个比较明显的短板在于档案管理部门的地位问题，档案管理部门按照当前档案事业发展情况来讲，起到的职责是服务事业单位发展大局，那么档案与事业单位的工作之间应当是没有隔阂的，但是长期以来，从事业单位发展情况来看，档案不是不被重视，但是没有那么重视，档案管理工作也不是没有做，只是质量高低上的问题，这实际上就造成了档案与事业两张皮，档案管理部门在相关规章制度乃至档案法的要求，为事业单位事业大局服务，有时因为服务水平不行，影响档案管理能够发挥的作用，有时则提供了好的服务，却没有好的评价，导致一些尴尬发生，这些问题实际不大，但却能反映出档案与事业之间两张皮的问题。特别是基层机构，只有收集没有管理，档案与事业两张皮的问题更加突出。

第三个比较明显的短板在于人才，档案工作非常重要，但是也很难，她需要持之以恒的决心、毅力以及坚定的信念作为支撑，当时当前事业单位档案部门的情况正处在青黄不接的关键期，人才不足，即便有新鲜血液进入也会因为一些因素而流失，同时档案部门说是一个“清闲衙门”，实际要进入档案部门难度也很高，加上制度上存在一些疏漏，信息化虽然在搞，却总体是滞后的。

总而言之，事业单位档案管理工作正在发展，却发展缓慢，问题也存在不少，在党和国家高度重视档案管理工作的情况下，如何围绕党和国家提出的相关要求，完善档案管理工作非常值得思考。

二、事业单位文书档案管理工作优化思考

1.文书档案管理工作优化的核心问题

从当前信息化浪潮下档案事业发展的情况看，信息化对事业单位文书档案管理的冲击是比较大的，最核心的问题在于档案管理体制以及人才两个问题。档案管理体制方面，现在的矛盾在于纸质档案和电子档案的矛盾，在无纸化办公条件下，很多业务文件都是走的计算机网络，在档案管理上就必须要依赖计算机，而且依赖性非常大，甚至有可能要求建立数据仓库用来保存电子档案，这无疑会增加大量的成本，但由于事业单位很多业务文件具有一定机密性，出于保密考虑，纸质文件同样存在，而且这些问题的重要性更强。如果单纯采用双套制也是存在问题的，因为纸质档案和电子档案同步会造成工作量增加，在档案人力资源不足的情况下，将可能造成更大问题。因此应当重点关注电子档案与纸质档案的平衡问题，在信息化背景下，档案管理信息化作为必然，可考虑打造类似图书馆藏书管理系统，搭配自动化储藏柜的方式来增强电子档案和纸质档案管理的平衡性。同时将关注度投注在人才方面，坚持引进来和走出去。

2.文书档案管理工作优化的思路

在信息化浪潮下，实际上不管是传统的文书档案管理方式还是信息化管理方式，本质上是不变的，文书档案管理工作的核心依然是建设、管理和利用，只是从以前的人工变成了人工+信息技术。对档案建设、管理和利用的要求依然是不变的，当然也可以说变得更加重要，因为信息化使得不管是建设、管理还是利用都非常便捷，建设档案和管理档案根本目的都是为了服务事业单位发展大局，所以档案建设必须要精准精细，为此必须要落实档案工作责任机制，这在档案法中已经明确提出在此不做赘述，对于管理最关键的是利用信息化技术手段，实现四同步，但必须要重新构建管理办法，以往的管理办法不管是面对电子档案还是纸质档案都已经显得落后了，在档案变为记忆工程的当下，必须保证档案能够长久保存，并且使用过程中不会丢失，不会出问题。利用方面是档案管理工作的主要目标，也是主要绩效，必须要服务到位但是不越位，立足指导，全方位为事业单位大局服务。

3.文书档案管理工作持续优化建议

基于前文分析，事业单位文书档案管理在信息化时代背景下，也是在不断创新发展，有成果也有一些新的问题，在越来越成熟也越来越重要的文书档案管理工作上，现阶段很多研究成果以及实践所探索出来的创新发展路径，均值得借鉴，不管是在制度安排、信息化建设、信息技术手段利用、人才培养等方面都有相当丰富的理论基础，因此在综合相关研究成果和实践经验的基础上，从三个层面探讨持续优化档案工作的策略。

3.1 深化认识，把握文书档案工作的方向与根本

事业单位档案工作最终目标是要服务事业单位发展大局，而事业单位发展大局关键是政治方向始终正确，这是底线问题，所以必须要认识到文书档案管理不管如何变，核心的内容不变，既坚持党的领导，而且档案工作政治属性鲜明，因此必须要强大政治觉悟，坚持四个意识与四个自信，要把档案工作当作政治工作来做。

档案工作服务大局，是非常基础性的，支撑性的工作，服务属性强，事业单位越发展，档案工作越广泛，发挥作用的空间越大，在十九大以后，以及十四五期间，党和国家的事业发展路径十分清晰，前景美好，事业单位发展必须紧跟时代发展的步伐，档案工作也必须要围绕事业单位发展大局，服务大局，立足档案工作优势，为事业单位事业发展做好服务。

在信息化时代，应当坚持信息化建设，而信息化建设并非一蹴而就，并且要认识到信息化建设是一个长期的动态过程，因此需要在档案工作中探索分析大数据等先进信息技术的运用，为档案管理工作提质增效发挥效用。

结合档案法，必须推进依法治理档案工作，进一步完善档案管理立法、执法工作，坚持将法治作为档案治理的基本方针，自觉利用法治思维进行档案管理工作，实现法治。

3.2 统筹协调，坚持问题导向与改革精神

新时期档案工作问题不少，应在顶层设计下，统筹协调，抓好均衡发展，解决档案和事业两张皮的问题，并且统筹好信息化建设中电子档案与纸质档案之间的统合，总部与基层机构之间的统合，特别要补足基层机构的短板问题，实现整体的发展，制定统一的制度与标准，规范档案工作。

围绕服务大局，狠抓服务升级，档案工作的价值日益上升，事业单位发展过程中，档案记录事业单位发展过程，关键事件等，价值显著，当然档案建设以及管理重点是为了档案利用所服务的，在档案与事业统合的情况下，档案要服务于事业大局，因此服务水平还需要进一步提高，在信息化建设下，通过对电子档案的高效管理，通过信息化系统的建设，提升档案建设、管理与利用的高效性，并抓住物联网等技术提供的机遇，构建智能化储藏柜，强化对纸质档案的管理与利用。

为了保证档案管理工作效能，抓好人才培养很关键，要以长期任务来做人力资源方面的管理，打造人才队伍，提升人才队伍能力水平，在专项工作当中培育人才，以重点档案保护与开发为核心，打造培养人才的平台，提升人才队伍业务能力。

3.3 党建引领，保障档案工作健康发展

坚持党的领导，强化党建引领，是事业单位档案工作持续优化的关键动力，要以党建工作新部署要求，强化责任，总结实践经验，创新党建工作方法，围绕档案工作实际，打造新工作模式，以党建引领档案工作发展。持续推进思想道德建设，党员引领，坚定信念，做好档案工作。

结语

综上所述，新时期，强化档案工作具有重要价值意义，经过分析，得出如下结论，当前事业单位档案工作存在一些较为显著的短板问题，这些短板是新时期出现的新问题，新挑战，在总结了相关经验的基础上，沿用以往档案工作方式，以信息技术为支撑，更新档案工作理念，坚定信念才是目前持续优化档案工作的根本。