谈档案数字化建设的价值与问题

（北京空间科技信息研究所，北京 100086）

一、档案数字化建设价值

第一，使信息库的管理更加便捷。档案信息数字化系统建设，对于档案行业信息化建设管理而言，是非常重要的一个内容，其中主要有两点基础工作，一方面用于构建不同行业类型档案的信息数据库，其中主要包括一些比较重要的档案记录信息、图片、音频等，另一方面，针对一些文件以及档案对档案文件进行实时归档保存管理。如此一来，需要专门进行档案资料信息管理查询时，查询者可以快速在数据库内查询并获得档案资料，极大地提高了信息档案工作的便捷性。

第二，对相关档案资料及其原件本身进行加密保护。以往此类档案都主要是以一种纸质文件的方式进行保存，这种纸质文件保存极为不便，如果档案保存不当，便可能会导致损坏。进行档案加密数字化网络建设，可以将整个档案中的原件以各种信息的多种形式上载或传到国际网络中，对整个档案中的原件信息进行加密保护。此外，档案压缩还可以对它进行一个副本级的异地压缩储存，将原本以为的缩微档案胶片的某种形式保存起来，即便微缩档案的所有源代码文件被严重损坏，这种方式微缩后的胶片也不会因此受到任何毁灭性的严重损坏[1]。

二、档案数字化建设中面临的问题

1.数字化建设的标准有待统一

档案数字化平台建设主要目标之一是为广大档案用户及时提供档案服务，使其能够方便快捷地获取到各类档案的相关信息。然而目前通过对实际应用情况的了解，发现企业档案的数字化建设依然存在质量标准、管理方面的诸多问题。由于组织建设档案业务范围有限，与相关社会管理机构没有及时取得联系，相关部门对于档案数字化组织建设的认知不同，所以组织建设档案标准也就往往存在较大差异，导致组织档案信息资源共享建设面临诸多问题，对社会档案信息安全建设带来不利影响。

2.档案数字化建设进度缓慢

以往管理档案都主要是以使用纸质材料存档为主，一方面档案工作效率不高，另一方面档案工作量繁重。在现代信息网络技术日益普及，档案工作提出了诸多的新要求，从以前的传统纸质档案方式过渡到现代信息化档案，将目前档案中普遍存在的一些问题及时给予有效解决。因为企业档案数字化系统进入建设期间，对于这一管理工作的认知不统一，在进行档案数字化建设的整个过程中，最终达到效果也就会有所不同。很多档案行业为了确保能够最大程度地节省资金，还是在大量沿用传统纸质档案模式，导致数字化档案建设工作进度缓慢，这对于档案行业的健康可持续发展也十分不利。

三、解决档案数字化建设问题的几点建议

1.搭建档案信息管理服务平台

在信息技术优势的充分引导下，档案服务部门仍然需要积极探索应用现代网络档案信息服务技术，构建针对企业档案信息服务管理的档案服务信息中心，在这一信息平台中设置业务交流沟通的版块，可以和其他社会组织中的各类档案服务机构进行相互联系，形成对参与档案数字化项目建设的统一知识认知，以此方式来帮助制定统一的档案数字化档案信息建设管理标准，为推进档案信息安全管理工作开展提供重要参考。除此之外，在搭建档案服务信息中心的建设过程中，需要充分赋予其丰富、多样的服务功能，结合档案数字化服务建设实际应用情况，设置出了档案信息检索、反馈信息交流、档案信息分类等多个主要功能模块，以此能够实现当前企业档案查询工作的安全可靠和持续发展，保证档案用户随时能够通过这一服务平台及时获得到所需要的档案信息查询资源，使用户在短短的时间内使用户可以及时获得大量的档案讯息信息。

2.优化现有数字化档案建设机制

为了有效推动企业数字化档案建设的顺利进行，需要以具有功能齐全的管理档案系统软件作为主要支持，具体到在构建档案软件系统的整个过程中，期间需要包括诸多工作，具体内容包括档案系统软件架构设计、档案系统资源综合整理、档案系统资源备份扫描、数字化档案资源备份等，要想能够保质保量地顺利完成这些工作，需要充分使用一套兼容性较好的档案系统管理软件，从而有效推动我国数字化档案建设工作的有效顺利进行。

3.培养档案数字化业务管理相关专业人才

进入到档案信息化管理时代之后，档案信息的发布数量也随之不断增加，有关档案部门必须首先要深刻认清这一发展形势，将其与纸质型档案模式结合进行优化创新，应用现代信息化管理技术，进行各种档案信息数字化管理建设，通过使用现代化管理设备可以实现各种档案信息的高效率化管理。因此，开展针对档案数字化的管理工作，需要及时组织档案相关管理人员进行联合培训，一方面档案工作者要时时刻刻加强对这一管理工作的重视，另一方面是要在培训过程中熟练掌握计算机管理技术的运用，不断提高档案人员的专业知识和管理能力，通过档案数字化管理为企业档案发展作出更大的贡献[3]。

结语

构建数字化档案管理系统能够提高档案管理的效率，对于提高我国的信息化建设有一定的促进作用。相关的部门要加速数字化系统的建设，促进相关行业的发展。