大数据时代电力企业档案管理创新的探索

国网江苏省电力有限公司沛县供电分公司 侯永全

近年来，越来越多的电力企业档案管理方向、方式出现变化。这些企业一改以往的纸质档案管理方法，陆续使用电子档案开展档案管理工作。这一变化，能够减轻档案管理工作开展负担，且能够使档案管理质量逐渐改善。在未来工作中，档案管理人员应该结合当前大数据时代背景，在充分了解应用大数据所带来的影响的基础上，积极尝试新的、更为有效的档案管理方式。现如今，上述工作已然落实，电力企业档案管理工作真正走向信息化档案管理阶段。

1 大数据给电力企业档案管理带来的变化

1.1 用户开始追求更高质量的档案服务

现如今，人们正处于大数据时代。在这一时代下，企业会在人们工作、活动中产生大量数据。为帮助用户快速找到想要的信息、资料，档案管理人员应该做好本职工作，结合时代发展形势、用户需求，对自身档案管理方式加以创新、优化，档案服务质量更是成为各界关注的重点问题。在新形势下，人们对电力资源的需求明显提升。在这一背景下，电力企业应该安排专业的档案管理人员，努力为用户提供更为优质的档案服务。这也是当前各城市电力企业工作开展的大方向。相关电力企业应该引起重视，从现实角度出发，优化本企业档案管理与服务方式。

经调查发现，部分群体未真正认识到落实、优化档案服务工作的重要性。有人觉得档案资料、档案数据本身应该保密，企业外人员不应获知相关内容。还有人觉得档案服务仅仅是事务性工作，对就职人员专业能力要求较低。但是，在实际工作中，档案管理人员是一种专业能力较强的技术人员。档案管理人员本身专业能力较强，且能够在大数据背景下，熟练使用计算机等先进设备、技术开展工作，能够高质量完成档案管理工作[1]。

在社会大环境下，用户开始追求更高质量的档案服务。面对信息开放、共享形势，越来越多的人开始关注政府信息。政府有关部门更是将档案数据公开化，以便更多的人能够监督本部门工作开展情况。在这一背景下，档案管理人员应该重新看待本职工作。在有效处理档案数据保密工作、共享与利用关系的前提下，做好档案数据的管理与保护工作。现如今，电力企业已然能够基于大数据时代背景，全面优化本企业档案管理方式。相关档案管理人员围绕用户需求，对自身档案管理方式加以创新，能够真正满足新时代下用户对档案服务的要求[2]。

1.2 档案数据类型增加，资源明显增多

电力企业涉及多方面工作。在生产、管理等工作开展期间，会产生大量的数据。在信息时代的影响下，智能电网领域飞速发展，电力企业陆续开展、落实电力体制改革工作，现已稍见成效。在这一背景下，相关电力企业应该立足于实际，主动建立计算机管理系统。经实践发现，相关技术人员细致研究上述系统，并将涉及到的数据传输到档案管理系统当中，能为后续工作的开展打下基础。在电力企业日常管理工作开展期间，各部门工作存在差异，却也存在交叉情况。在这一条件下，各个管理系统将同时运作，一旦出现重复事项，相关数据也将重复出现。等到大量数据被汇集到档案管理系统时，将出现重复归档情况。再加上网络时代本身日益发展，网络信息数据也被收集、整理，这就导致各类数据逐年增多。档案管理人员工作任务更是逐年增多[3]。

如果站在电力企业角度看待数据增多这一问题，可以发现，电力企业也正面临这一问题。文书档案、录音录像档案等，均是电力企业档案管理期间的重要部分。在实际工作中，档案管理人员需要根据不同情况，合理借助各式存储方式，管理、存储档案数据。这一过程较为繁琐，对档案管理人员专业能力、计算机应用能力要求较高。在大数据背景下，档案管理人员应该尝试借助先进技术优势优化工作开展方式，以保证本企业档案管理工作的开展质量。

1.3 档案数据信息安全问题被广泛关注

档案管理方式是否安全、档案数据是否得到有效保护，一直是电力企业、人们关注的重点问题。在大数据技术的帮助下，电力企业工作开展效率显著提升。档案管理人员正视大数据技术带来的积极影响，并借此开展档案管理工作，能够高质量完成原有工作。但是，大数据的有效应用，也会给电力企业带来一些安全隐患问题。电力企业本身涉及大量档案数据，这些数据较为特殊，应该被有效保护。但是，在实际工作中，电力企业无法全面、有效地保护这些数据，安全也无法保障。这一情况，对档案管理工作的开展，以及所在电力企业的长远发展均十分不利。一旦档案资料遗失、泄露，将给所在电力企业带来严重损失，相关档案管理人员应该正视档案数据信息安全问题。在未来的档案管理工作中，既有效应用大数据开展工作，又主动优化、完善信息安全防护方式。现如今，档案管理人员已然能够从计算机安全防护、网络安全防护等角度入手开展工作，相关数据借此得到有效保护。

2 创新策略

2.1 着重提升档案管理的服务质量

在新形势下，越来越多的电力企业开始借助先进技术优势开展工作，其档案服务工作完成量明显增加。在这一背景下，档案管理人员应该基于现实情况，积极采取有效措施，着重提升本企业档案管理工作的服务质量。对此，档案管理人员应该明确个人工作职责，自觉提升个人综合素质水平。为早日成长为复合型人才，相关档案管理人员应该积极参加专业知识、信息技术应用相关培训活动。当档案管理人员理论知识、经验十分充足后，可以应用大数据、信息技术开展档案管理工作。在工作中，档案管理人员应该秉持真实性原则，将相关内容准确记录，并做好相应的鉴定、分类等多项工作。档案管理人员认真做好以上工作，能够使有效信息被准确地记录在档案系统当中，档案管理工作也将因此顺利完成[4]。

当代社会，用户对档案信息的需求存在差异。面对这些差异，档案管理人员应该坚持以人为本的服务原则，用心给用户提供服务，使其多元化需求能够得到真正满足。在现实工作中，档案管理人员应该深入挖掘大数据应用优势，并借此优化档案数据分析方面的服务方式。在这一过程中，档案管理人员还应该细致研究、合理借助系统联想以及关键词检索的功能性特征，给用户提供服务。现如今，上述工作已然得到有效落实，用户能够因此获得更多信息，其对档案信息的需求也将因此得到满足。在档案服务过程中，档案管理人员应该全面调查、分析用户的档案类型、档案信息使用方式和效果。该环节工作的有效落实，能够使档案管理人员真正获知目标用户的档案使用方式、方向。相关档案管理人员借此优化自身档案服务方式，开展档案管理工作，其服务质量、档案管理质量将显著改善。为真正了解用户实际需求，档案管理人员还应该定期组织、开展相关调查活动。在满意度调查活动中，档案管理人员可获知用户的想法、建议。并借此优化档案系统，对自身服务方式加以改进、优化，能够在未来工作中给用户提供更为优质的档案服务。电力企业档案管理创新工作也将因此顺利开展[5]。

2.2 落实企业档案信息化建设工作

经调查发现，各城市已然陆续开展档案信息化建设工作。在这一大环境下，技术人员愈加重视档案管理信息平台研究、建设工作。新的电子档案存储方式因此出现，其存储质量也因此改善。基于这一背景，电力企业已然能够基于所在城市实际情况、档案管理工作开展需要，建立、借助数字档案馆系统开展工作。该系统的有效应用，能够带来一系列积极影响，具体表现为：数字档案馆系统的有效应用，能够使各类公文实现在线归档的档案管理效果。在这一条件下，上述系统将与所在电力企业的办公系统相连接。档案管理工作也将真正达到信息化的管理效果，其管理质量将显著改善。数字档案馆系统的有效应用，还能使档案数据的存储质量及安全性大幅提升。在档案信息化建设期间，电力企业应该正视时代发展形势，给本企业档案管理工作带来的积极影响。这就要求相关档案管理人员合理借助大数据开展工作，并将云存储模式有效地应用在档案管理工作当中。档案数据将被完整、安全地存储。新的档案存储方式、模式将因此出现，现上述模式已然被各电力企业广泛地应用在档案管理工作当中。大数据时代给电力企业档案管理工作带来的积极影响，更是在这一过程中充分体现。

2.3 做好档案信息的安全保护工作

当代社会，科学技术领域、信息技术领域飞速发展，人们也迎来了大数据时代。在这一时代下，电力企业应该重视数据安全问题，积极采取有效措施，保障档案数据的安全。经研究发现，电力企业内部管理方式、外部网络安全防护方式均会影响档案信息的存储质量、安全性。当信息设备、硬件出现故障问题时，档案数据资料容易丢失。当工作人员操作失误时，也极容易遗失档案数据。这些都是内部管理方面的问题，而外部网络本身存在一定风险性。如果电力企业未做好前期的安全防护工作，将无法保障档案数据的存储质量。面对以上问题，电力企业应该立足于实际，有针对性地优化档案信息安全保护方式。在这一过程中，电力企业应该做好以下工作，以保证大数据背景下本企业档案管理工作的开展质量。

其一，电力企业应该正视思想教育带来的积极影响，并在日常工作中，定期组织、开展相关教育活动。经实践发现，档案管理人员积极参加相关教育活动，能够从思维方面发生改变，且有效提升个人档案安全管理意识。相关档案管理人员真正认识落实档案数据安全管理工作的重要性，并做好设备、库房等多方面的安全检查工作，能够及时发现隐患问题、风险问题。档案管理人员以相关规章制度为依据，及时上报问题并有针对性地解决问题，将从根本上落实档案数据安全管理工作。所在电力企业经济损失也将因此得到有效控制。

其二，电力企业应该基于大数据背景以及所在企业档案数据安全管理需要，主动构建、借助网络安全屏障开展工作。在这一过程中，档案管理人员应该明确个人职责，并在实际工作中，合理应用、借助各式各样的安全软件、权限设置、身份识别手段等，做好网络防护工作。该环节工作的顺利开展，能够帮助电力企业有效抵挡不法分子的网络攻击，相关电力企业档案资料也将借此得到有效保护。为进一步提升档案数据的安全性，档案管理人员还可以从网络使用方式角度入手，做好安全管理工作。在这一过程中，档案管理人员应该根据不同工作开展需要，分别使用内网计算机、外网计算机开展工作。经实践发现，档案管理人员将档案系统应用到内网的计算机当中，并要求在职人员禁止将其与未经过有效处理的设备进行连接，能够从根本上保障档案数据的安全性。为保证相关数据的准确性、完整性，档案管理人员还应该在各个计算机内，安装相应的杀毒软件。并定期做好软件升级、更新等工作。档案管理人员重视、认真做好上述网络安全防范工作，能够保障档案数据的安全性，使相关数据能够得到有效保护、存储。

其三，在档案管理过程中，档案管理人员还会遇见档案数据丢失、遗失等问题。针对这些问题，档案管理人员应该做好数据备份工作。这就要求档案管理人员基于现实需要，从多角度开展备份工作。为进一步提升备份质量，使相关档案数据能够得到有效保护，电力企业还应该做好远程异地方面的数据备份工作。这就要求目标电力企业主动和各个兄弟企业、档案馆进行交流。在有效合作、配合下，远程异地数据备份工作将圆满完成。现如今，上述电力企业档案数据安全管理工作已然顺利落实，部分电力企业更是主动优化灾害应急恢复机制。在相关机制的再次保护下，电力企业档案数据将得到有效地安全保护，数据丢失等问题将因此得到控制、解决。

总而言之，档案管理人员明确个人职责，在档案管理期间，结合信息时代发展形势，合理借助大数据技术优势，对档案管理模式加以创新、优化，能使所在电力企业档案管理质量显著改善。在上述工作中，相关档案管理人员还应该主动采取有效措施，致力于提升档案管理服务质量。现如今，上述工作已然全面落实。所在城市电力行业更是借此迈进高速发展阶段。