解析新时期办公室档案管理的创新思路

胡大利 邢磊

摘 要：高效的办公室档案工作是提升企业经营管理水平的重要保障。在新时期下，传统办公室档案管理模式存在一定的滞后性，无法满足当代企业发展的需求，加强对办公室档案管理工作的创新是非常必要的。为此，本文主要对新时期下办公室档案管理的原则、存在的问题以及改进策略进行了分析和探讨，以期推动企业办公室档案管理水平的进一步提升。

关键词：新时期;办公室档案管理;创新思路

办公室档案管理工作是指对企业生产、经营、管理中产生的文件资料进行收集、归类、整理、保存，并提供档案查询服务，以此来为企业经营管理的各项决策提供重要的参考依据。由此可见，企业的正常运行离不开办公室管理工作。但是由于部分企业对于办公室档案管理工作的认识不够深入，对于办公室档案管理工作缺乏应有的重视，导致办公室档案管理工作中存在很多问题，严重制约了办公室档案管理工作效率和质量的提升，这对于企业今后的长远发展是非常不利的。因此，在新时期下，企业必须要清楚的意识到办公室档案管理工作的重要性，创新档案管理机制，以此来使得办公室的档案管理工作始终保持着先进性和有效性，促进企业的可持续发展。

一、新时期下办公室档案管理的原则

档案是企业所有信息的汇聚地，高效的办公室档案管理工作是确保企业各项工作有序开展的重要保障，为了确保办公室档案管理的水平，在对档案进行管理时需要遵循以下原则：

一是规范与灵活相统一原则。这就要求企业办公室档案管理部门需要在遵循档案管理相关规定的基础上，结合企业自身的特点，创新档案管理机制和管理方法，灵活地对档案进行管理，以此来确保档案管理工作的针对性和有效性。

二是制定和执行并重原则。企业应根据自身发展的需求以及档案管理的实际情况，制定科学、合理、系统的档案管理制度，以此来确保其在执行中的效率。在制度执行的过程中，也需要结合实际情况进行不断调整和完善，以此来确保制度的合理性。

三是职责与权益兼顾原则。这就要求企业需要明确档案管理责任制度，相关部门领导和工作人员必须要明确自身的工作职责和权益，做好本职工作。另外，一旦出现档案管理纰漏问题，可以立马找到责任人，并公平的进行处理。

四是静态和动态相结合原则。这就要求企业的办公室档案管理工作在保持其科学性和稳定性的同时，要树立与时俱进的管理理念，能够根据时代的发展，创新档案管理体制和方法，以此来确保档案管理工作的先进性和时代性。

二、新时期下办公室档案管理中存在的问题

在新时期背景下，对办公室档案管理提出了更新和更高的要求，所以，需要其积极进行创新和改进。不过就具体情况来看，很多方面并没有认识到这一点，从而导致在具体档案管理中还存在一些问题，具体表现在以下几方面：

1.缺乏足够的重视

我国市场经济体制的不断完善，加剧了企业之间的竞争。在这样的背景下，大多数企业在生产经营的过程中都会把中心放在经济效益上，对于办公室档案管理工作相对比较忽视。部分企业领导认为办公室档案管理只是简单的对档案资料进行收集和整理，无法给企业带来直接的利益，进而对办公室档案管理工作缺乏应有的重视。而办公室档案管理人员同样也受到了这种想法的影响，在工作中缺乏积极性和创造性，使得档案管理的功效被弱化，这对于企业长远发展是非常不利的。

2.管理机制不健全

档案管理混乱是目前企业办公室档案管理中存在的通病，而這与企业缺乏健全的办公室档案管理机制有着密切关系。

首先，企业办公室档案管理制度存在朝令夕改的情况，这令档案管理人员在开展工作时常常感觉无从下手。

其次，档案管理制度流于形式，部分档案管理制度与企业实际情况不符，导致各项制度无法真正落实到日常的管理中，进而影响到档案管理工作效能的发挥。

最后，缺乏监督机制和奖惩制度，导致办公室档案管理工作人员工作缺乏积极性，工作态度懒散，工作效率低下。

3.管理手段落后

管理手段落后是制约办公室档案管理发展的重要原因之一，就目前我国企业的档案管理现状来看，在办公室档案管理中普遍存在软硬件设施投入不一致的问题，使得办公室档案管理信息化水平难以达到国家要求的标准。另外，由于企业对于办公室档案管理缺乏应有的重视，对于办公室档案管理投入的资金非常有限，严重打击了办公室管理人员对于管理手段的创新动力。

4.档案管理人员综合素质有待提升

档案管理人员是办公室档案管理的主体，档案管理工作的水平很大程度上取决于他们的综合素质。但是，就目前企业办公室档案管理队伍来看，普遍存在综合素质较低的情况，主要原因为以下几方面：

一方面，企业对于档案管理人员的选拔和招聘标准较低，档案管理人员学历和专业水平普遍不高。

另一方面，企业提供给档案管理人员学习培训的机会较少，导致档案管理人员的业务水平和服务水平得不到有效提升，导致档案管理人才的能力得不到突破性的进步，最终影响到办公室档案管理工作的发展。

5.档案管理智能化程度不足

就单位管理而言，在办公室档案实际管理中，因其存在较大的特殊性，所以很多时候都得将纸质版文字信息输入电脑中，形成数据形式，以便更好的管理与储存，这一流程可以说是办公室档案管理信息化中最为基础的一项工作。相比较于传统管理方式，这种方式在很多方面都有着极大优势，如共享、查找等。不过在信息化管理操作中，难以避免出现操作漏洞，如果办公室档案管理计算机出现问题，那将极易遭受外来恶意攻击，导致档案数据被篡改、丢失等。由于档案记录的基本都是重要信息，如果出现上述情况，将会给企业带来非常大的损失，造成不良影响。

三、新时期下办公室档案管理工作创新思路

办公室档案是企业十分宝贵的一种资源，有着很高的经济与社会价值。办公室档案中记录了企业日常经营活动中的各种内容，如资金运转情况、员工个人信息等。这些信息可以为企业的经营决策活动提供有力依据。而且，其中还记录了企业发展过程以及所获得的知识成果，如果出现产权纠纷等相关问题，借助档案便能很好解决，有力维护自身合法权益。所以，在企业实际发展中，应该给予办公室档案管理工作充足的重视，并且积极进行创新，只有这样才能将其作用更加充分的发挥出来，达成理想的效果。

1.提高对办公室档案管理工作的重视，完善档案管理硬件设施

首先，企业领导人员必须要清楚的意识到办公室档案管理工作对于企业发展的重要性，并给予办公室档案管理工作高度的重视和支持，以身作则，强化自身对于档案管理理念。同时，对每位档案管理工作人员的能力和作用进行认真分析，以此来确保办公室档案工作的有序开展。

其次，企业应加大对办公室档案管理工作的宣传力度，通过企业内部宣传栏、网站、广播、例会等形式，加大对办公室档案管理工作的宣传，让全体员工意识到办公室档案管理对于企业健康发展的重要性，并积极配合各项档案管理工作。

最后，企业应当鼓励全体员工积极投入和配合档案管理工作，认真听取员工的意见和建议，并对档案管理工作进行不断优化调整，以此来提升档案管理工作的水平。

在新时期背景下，对于档案管理硬件也提出了更高和更新的要求。所以，企业方面应该清楚认识到这一点，投入更多的资金，添置计算机等硬件，为办公室档案管理提供更为优质的工作条件，切实提升工作效率。除此之外，还应该定期进行硬件设施的检查与维护，发现问题应该立即进行处理，确保其能正常工作。通过这种方式，可以使办公室档案管理工作更好的满足新时期提出的要求，并且为企业长远稳定发展目标的实现提供助力。

2.建立健全档案管理机制

首先，企业应在征求全体员工的意见和建议的基础上，制定办公室档案管理制度，以此来确保档案管理制度的合理性和科学性。

其次，企业应积极更新管理理念，并能根据时代发展的特点，充分考虑办公室档案管理机制的灵活性、动态性，便于今后对其改进和创新，以此来确保办公室档案管理机制始终保持先进性和有效性。

再次，企业需要设立奖惩制度，并对档案管理工作的各项标准进行明确规定，以此为依据，对档案管理人员进行相应的奖惩，进而有效激发员工的工作积极性和创造性。

最后，企业需要完善档案安全管理制度，尤其是电子文档的管理。这就要求企业需要设置相应的档案管理和访问权限，非管理人员只能对档案进行查询，不得随意更改和删除档案文件。

3.创新档案管理手段，规范管理流程

首先，企业应当要加强硬件设施建设工作，为档案管理部门配备电脑、扫描枪等现代化信息设备，完善档案管理部门基础设施建设，确保档案管理工作的有序开展。

其次，企业需要根据自身发展要求和档案管理实际需求，加大对档案管理软件开发的力度，实现档案电子化管理，提升档案管理现代化水平。

最后，企业应该要求档案管理人员学习先进的档案管理技术和手段，让他们在日常工作中能够熟练的利用各种先进手段进行档案管理，以此来提升档案管理效率和质量。

除此之外，还应该注重管理流程的规范。在新时期办公室档案管理工作开展中，管理流程也十分的重要，直接关乎到最终的工作质量。办公室档案管理工作流程存在复杂、内容多等相关特点，具体工作有价值鉴定、档案收集整理以及编辑统计等。这些工作环节存在很大的关联性，如果一个环节出现问题，那便会影响到下一个环节的工作。所以，要想有效提升工作质量，应该积极进行档案管理流程的规范，确保每一个环节的工作质量。

4.强化档案管理人员管理

办公室档案管理工作是一项技术含量比较高的工作，尤其是随着档案管理工作朝着信息化方向不断发展，对于档案管理人员便提出了更新的要求。因此，需要企业对其加强重视，并且采用合理的措施进行处理。

首先，他们不仅要有扎实的档案管理能力和知识，还得学会应用扫描仪、计算机等相关设备。这就需要档案管理工作人员不断提升自我，积极主动的进行学习，与时俱进。

其次，企业需要将档案管理人员的选拔和招聘标准进行适当的提升，在对档案管理人员的学历进行要求时，还需要对档案管理人员的专业能力、业务水平、创新能力和管理能力等综合素养进行考察。此外，还可以进行校企合作，将自己的要求提给学校，并与学校一起进行人才的培养。

再次，企业应加强对办公室档案管理的重视，并提高档案管理人员的福利待遇，对于表现优异的员工应及时给予奖励，这样才能够有效激发员工的工作积极性，并吸引更多优秀人才加入到档案管理的队伍中。

最后，企业应鼓励档案管理人员进修，并定期组织档案管理人员学习先进的档案管理技术和经验，使得自身的档案管理工作始终处于较高的水平。同时，还应该有意识培养档案管理人员的责任意识与思想教育，使得他们能够在工作中踏踏实实、认真仔细，尽可能避免因为粗心大意造成重大损失，提升工作质量。

5.增强大数据管理

在新时期开展办公室档案管理工作，相关方面应该加强注重现代信息技术的应用，尤其是现代大数据技术，与办公室档案管理工作有着十分紧密的联系，对于工作质量的提升有着很大的促进作用。通过大数据技术的应用，加强档案数据的整理与搜集，能够进行深层次的数据分析与筛选，并且形成价值更高的信息，促使传统档案管理工作更上一个台阶。

在办公室档案管理工作具體开展中，大数据技术的应用具体表现在以下几方面：一是配备基础数据信息的储存设备;二是优化技术算法;三是加强重视整合与收集数据信息。具体说就是对收集到的资料展开科学分析，为接下来的工作提供有力的指引，切实提升数据整合与综合分析能力，更好满足新时期办公室档案管理工作发展需求。

四、结语

综上所述，在新时期下，企业办公室档案管理工作需要面对更多的新问题、新挑战。为了使得办公室档案管理工作始终保持在高水平，企业领导和办公室档案管理人员必须要加强对办公室档案管理的重视，并积极转变档案管理观念，创新档案管理机制，完善档案管理制度，以此来弥补当前办公室档案管理工作中的各种不足，提升办公室档案管理的水平，为企业的可持续发展提供强大的助力。

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（作者单位：1.赤峰市红山区东城街道办事处;

2.赤峰市红山区人力资源和社会保障局）