大数据下的高校档案数字化管理分析

韩卓泉

摘 要：在大数据时代背景之下，互联网技术对各个行业造成的影响越发深远，在各领域之中的价值也受到了越来越多的关注。身处大数据时代，高校必然需要顺应时代发展趋势广泛应用数字技术，以此来有效提升档案数字化管理水平。基于这一目的，本文对大数据下的高校档案数字化管理工作进行了分析。

关键词：大数据;高校;档案;数字化管理

档案数字化就是将传统纸质档案进行数字化处理。就当前情况来看，我国档案数字化建设已经有了显著的成效，不过必须得认清的一点，那便是简单的数据化并不完全是数字化，因其无法将档案价值有效发挥出来，所以在大数据背景之下，若是依然使用传统方式来对海量档案数据进行管理与利用的话，数字化档案是无法有效发挥出其价值的，数字化档案需要数据化才能发挥出其价值。为此，大数据下的高校档案数字化管理工作自然需要及时优化与创新，这样才能更好地满足大数据背景下的需求，充分发挥出其价值。

一、大数据下高校档案数字化管理发展趋势

1.档案管理智能化

大数据时代背景之下的高校档案管理工作，发生了较大的变化，高校办学需求、资料数量相较于之前有了明显的增加，而且资源数据也呈现出大爆炸增长趋势，这种情况下，传统档案管理模式自然无法胜任档案管理要求，数字化档案管理便显得十分重要了。高校档案管理过程中，借助大数据相关技术能够有效实现数据信息采集、整理与归纳，这不仅是对传统档案管理工作的创新，也能进一步提升档案管理质量和效率，有效优化档案传递与共享，这也从侧面体现出了档案管理智能化水平有所提升。

2.档案管理多元化

在我国教育事业不断发展的环境下，职业教育受到的关注度也明显有所提升，高校在这一过程中自然得到了较为明显的发展。身处高等教育大众化的时代，高校档案管理工作本身就涉及到各方面内容，具有多元化属性，如教育教学、行政管理、科学研究等均是档案管理的一部分，而在高校加速发展的环境下，档案信息自然也会越发的多元化，借助大数据相关技术来对其进行处理就显得十分必要，这能有效促进档案数据管理多元化发展。

3.档案管理系统化

身处在大数据时代背景下，无纸化办公的普及与广泛使用，也是实现档案数字化管理的关键，能够有效改变传统单一的档案管理模式，同时还能进一步提升档案管理存储高效性与便捷性，从而有效提升档案管理效率和质量。

二、大数据时代给高校档案管理带来的挑战

1.给管理模式带来的挑战

在大数据时代来临之前，高校的档案管理以纸质资料的档案为主，这也导致部分档案管理人员已经习惯于传统的纸质档案管理模式。在大数据时代背景下，传统档案管理模式弊端十分凸显，已经不适应大数据时代的档案事业发展。如果高校仍一直沿用传统的档案管理方式、制度及收集整理方法，那么必然会影响到档案管理工作的效率，并且还会对档案资料各方面带来不良影响，如完整性、准确性、时效性等。因此，在大数据时代下，高校必须要根据时代特点，积极进行探索和分析，寻求更为符合自身实际情况的档案管理模式，以此来更好的适应时代发展的需求。

2.给管理制度带来的挑战

在高校档案数据收集过程中，需要档案管理部门和其他职能部门进行有效的沟通与交流。在大数据时代背景下，数据结构变得更为复杂，为了确保档案数据的标准性，高校应针对不同工作類型的部门区分建立数据管理制度，并且将责任落实到个人。不过就具体情况来看，很多高校并不是很重视这一点，从而因为沟通不畅引发各种问题，影响到档案资源利用效率的提升。

3.给档案管理人员带来的挑战

在大数据时代背景下，对于高校档案管理提出了更高、更新的要求，与此同时，高校档案管理的理念、方法和途径也发生了很大的变化。在这样的背景下，高校档案管理人员必须要对自身的角色进行重新定位，改变以往档案保管员的身份，增强自身的服务意识，为用户提供多样化的服务。另外，大数据时代的到来给档案管理人员各方面能力提出了更高的要求，需要他们具备良好的信息素养，能够灵活应用各种信息技术，借助大数据技术分析与预测广大用户需求，从而为广大用户提供更加针对性与个性化的服务，以此来提升档案信息的利用价值。

4.给技术层面带来的挑战

在大数据背景下，档案资料的来源变得更加的多样化，如果只依靠传统的技术根本无法满足档案资源收集的工作需求。因此，高校必须要积极更新自身的档案管理技术，采取现代档案管理技术对档案资料进行收集、存储、分析和加工，从而推动高校档案管理朝着信息化的方向不断前进。

另外，在大数据时代下，给高校档案数据安全带来了巨大的挑战，传统集中式数据存储和保管的方式已经不适于当前档案数据化的发展，并且随着信息技术的发展，数据处理技术的更新速度也在不断加快，这就要求高校必须要树立与时俱进的理念，及时更新和引进先进数据管理技术，使得高校档案管理的信息化水平始终处于较高层次。

三、大数据下高校档案数字化管理现状

1.管理模式滞后

就目前高校档案数字化管理情况来看，依然还是有部分高校以纸质资料存储、传统管理方式为主，虽然有些高校也开展了档案数字化管理，可是只是停留在简单的局域网建设、单机信息收集等一些较为浅层的表面工作上，无法真正借助于人工智能、大数据技术来对档案数据信息进行深层次的分析、加工与整理，从而引发了档案工作需求超出管理工作实际等现象，整个档案管理模式滞后且僵化，不利于档案价值的发挥。

2.宣传力度不足

分析高校档案管理传统方式以及高校发展历史，我们能够发现在档案管理工作开展过程中，几乎很少有高校会对档案管理工作进行宣传，所以很多人对档案管理工作重视程度也不足。除此之外，在高校管理体系之中也没有高校师生宣传系统，这也促使师生在使用档案资料、信息收集、取得档案情报等多方面都十分欠缺，长此以往，高校档案管理工作质量自然无法得到提升。

3.管理工作方式滞后

很多高校在进行档案管理的时候，依然还是存在漠视社会因素、缺少条件平衡、忽视教育环境等问题。从深层次来分析的话，这也是高校档案管理方式无法紧跟大数据时代发展的具体表现，身处在大数据时代背景之下，无法构建大数据平台下的资源库、信息库，自然无法有效保障高校档案数字化管理工作质量，最终必然也就制约了档案价值的发挥。

4.档案管理队伍有待优化

一方面，高校档案管理人员无法满足大数据技能要求、科技发展需求，这种情况下自然也就无法将高校档案管理工作有效构建在大数据平台之上，从而无法保障高校档案管理效率和质量。另一方面，高校档案管理工作人员数量缺口严重，缺少具有高水平档案管理能力的人才、大数据操作技能型人才，从而影响了档案管理质量。

5.档案开发利用率较低

在大数据时代下，高校档案管理工作的主要内容不再仅限于档案资料的保管和使用，还需要做好档案开发工作。但就目前高校档案管理现状来看，因为高校自身特点的影响，使得档案开发利用率并不是很高，服务形式方面也依旧停留在初始阶段。而出现这种现象的主要原因是档案管理信息化水平较低，目前高校档案利用的主要手段仍以人工检索和操作为主，现代化信息检索设备匮乏，现代化水平较低。

四、大数据下高校档案数字化管理措施

1.创新档案管理模式

在大数据时代背景之下，大数据技术对当今社会各个方面和领域造成了影响，电子地图、人工智能系统等新一代媒体在高校也得到了广泛应用，档案管理工作在实施过程中，也可以积极借助于大数据技术来有效实现创新与优化，从而真正实现档案数字化管理。

在创新档案管理模式的考量时，一方面，高校可以有意识的扩大数据量。数字化使得档案保存不需要再占用过多的空间，而且储存起来也更加的方便，高校可以将价值不高的档案也收集保管起来，以便有效提升数据采集完整性与全面性。另一方面，则可以积极借助于现有成熟技术，推动档案朝着数据化的方向转变，在这一过程中，要加强注重数字化工作，这样就能有效实现数据化。如面对文本类的档案，便得全文输入，而不是简单的输入一些关键词与标题。不过因为全文输入工作量过大，所以高校可以借助于已经十分成熟的OCR技术来进行自动扫描与识别，从而转化成为数字化格式;对于一般图片类档案，则可以将其图像展示内容进行文字标注，同时输入计算机，做好归类，这样就能有效实现数字信息数据化，从而进一步提升档案管理效率。

2.做好档案管理重要性宣传

为了能够有效提高高校档案管理工作质量，高校还可以将大数据时代下的各维度资料与信息都作为深层次加工和系统利用资源，积极借助于大数据技术来展开档案管理工作重要性宣传，让师生能够意识到大数据技术对于档案管理的促进作用，这样才能真正有效发挥出其价值。

首先，宣传工作实施要面向管理层与决策层，让他们真正意识到档案管理工作的重要性，以及大数据技术在数字化管理中的价值，这样才能为之后工作实施提供保障。其次，宣传工作还需要面向全体师生，结合教师教学、实习实训、学生学习等进行全方位宣传教育，让他们都能够参与到档案管理工作之中。

3.改变管理与服务模式

大数据下的高校档案数字化管理工作在实施过程中，还需要及时改变档案管理与服务模式。在归档的时候，要落实对档案的数据化，之前没有数据化的纸质档案，需要档案管理人员逐步对其数据化，而对于数据化后的档案，除了一些涉密档案，其他的就不需要再进行索引的建立。最后，就证据服务提供来说，则可以适当改变业务流程，积极借助于数字化到数据化的优势来精简整个查询流程，这样就能进一步提升档案查询效率。除此之外，还可以应用大数据技术促使档案服务方式的转变。大数据背景下，更加重要的就是档案附加机制表现，还需要从大量数据信息之中分析其潜在价值，这样才能有效提高档案服务效果。

4.优化档案管理队伍

在大数据时代下，对于档案管理人员而言，一定要将管理工作的重点放在数字化管理、大数据平台建设等方面，只有这样才能更好的发挥出大数据技术的作用，促使档案管理工作效率再上一個台阶。为此，档案管理人员一定要及时更新自身知识库，加强新理论、新技术学习，不断提高自身大数据技术应用能力。学校方面则可以积极构建优质管理队伍，这样才能有效提升管理水平。

5.加大档案信息化建设力度

传统的数据处理技术已经无法满足大数据时代下高校档案管理的发展需求，这就要求高校加大对档案信息化建设的力度，积极引进现代化信息技术，深入挖掘档案数据背后的价值，以此来提升档案资源的开发利用率，使得高校档案管理工作更好的适应时代发展的需求。

首先，高校应完善档案信息化基础设施，引进各种先进的档案信息网络化设备和档案信息网络系统，以此来确保档案资源能够快速的收集、整理、传输和利用。

其次，在高校档案管理工作中应坚持大数据、大档案原则，即借助大数据技术，构建档案信息的中心数据库和专门数据库，以此来提升档案数据的规范性、完整性和安全性。

最后，高校应借助现代信息技术，提升档案服务水平。比如，高校可以通过大数据技术，建立用户需求引擎和学术搜索引擎，为用户提供更加便捷的档案查询服务，以此使得档案管理水平得到进一步提升。

五、结语

综上所述，高校档案管理工作在大数据背景之下也呈现出了很多新问题，档案数字化管理是时代发展的必然要求，大数据技术的有效应用，能够进一步落实高校档案数字化管理实效，从而有效提升档案数字化管理效果。为此，高校在档案管理实践期间，一定要结合高校档案管理实际情况来进行优化，充分利用大数据技术进行创新与变革，这样才能真正有效提升档案数字化管理水准，发挥出档案在高校建设中的应有作用。

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（作者单位：宝鸡文理学院档案馆）