城建档案利用中存在的问题及对策分析

段增艳

摘 要：城建档案管理工作是城市建设与发展中的重要组成部分，对城市资源的合理配置有推进作用。本篇文章就城建档案利用中存在的问题及对策展开相应论述。首先在档案利用特点和难点上进行了简单分析，如地域性和经济性特点以及管理模式落后和资源信息不全等难点。随后阐述了提高城建档案利用价值的对策，包括健全档案管理体系、创新服务管理模式、完善信息资源内容和构建专业化团队，希望能对有关学者的研究提供有利参考。

关键词：城建档案;信息管理;制度

城建档案利用及管理在城市规划与建设中扮演着关键性角色，与社会经济发展以及人们的工作生活有着密切联系。因此对城建档案的利用要点与方向进行进一步探讨，对提高信息资源利用率有积极影响。

1.城建档案利用特点分析

1.1地域性

城建档案管理与城市发展相互制约、相互影响，而把握档案利用的地域性特点有利于提高城建信息的针对性和经济性价值。由于城建档案在实际管理中需要先对其进行区域内的分类管理，才能为后续档案信息的规范利用奠定良好基础。所以有些管理机构会根据档案的所属地以及城市规模等来发挥档案的地域性特点，为区域内服务活动的开展以及跨区域服务的协调带来便利条件。

1.2经济性

科学利用城建档案能为城市建设的效率与质量提供很大帮助，对实现资金资源的充分应用有正面影响。因为很多工程项目在开展期间不仅会使用到大量的人力及物力资源，在资金成本上也会有大量消耗。而在城建档案的利用下，工程团队可以对其中涉及到的图表信息或工程数据等进行对比参考，从而为当前城市工程的开展带来经验性质上的借鉴。这样工程内部的各项资源就能发挥出更有效的价值，减少工程成本的浪费，减轻城市发展负担。

2.城建档案利用中存在的难点问题

2.1档案管理模式落后

有些地区的城建部门在运行发展中会将更多的精力与时间投入到城市区域规划或建设方案的拟定中，而在城建档案管理模式的优化上却有所忽视，使得档案管理水平得不到有效提升，既增加了资源信息的利用难度，又给城市化进程的推进带来了阻碍。如在长期的档案管理中一直采用固定的管理理念和形式，就会因难以顺应社会发展需求而逐渐形成封闭式的管理体制，导致城建档案信息存在失真或不全面等问题。若忽视了信息化管理理念的融入，还会在一定程度上增加城建档案管理中人力与时间成本上的消耗，降低了内部资源的配置效果。

2.2档案资源信息不全

城市建设过程中会产生大量的数据信息，如工程图纸、施工记录以及市场资源周转等，其中的信息资料经过汇总整理后，都对城建档案信息库的构建有支撑性作用。但有的管理机构会因档案信息来源的不确定因素而难以保证其真实性和准确性，如档案信息的获取途径不正规或信息资源的全面性没有达到标准要求等，都会给后期档案管理的开展增加一定负担。在完善与补充档案信息期间还会因市场运行、城市规划政策的变化或一些不可抗力而影响新旧信息的契合度，给城建档案的高效利用带来了不利影响。

2.3档案利用效率不高

当城建档案因法律政策的约束而难以发挥共享功能时，就会随着时间的推移而逐渐降低其自身的利用效率，使得信息资源出现浪费情况。如有关档案管理法规中会对一般档案信息的开放时间有所限制，但在城建档案的公开范围和时间规划中却会存在模糊地带，使得城建档案的利用难以得到规范化和标准化上的保障。对于一些存放时间较长的城建档案，若管理部门没有结合区域内的城建现状对以前的档案信息进行整改处理，那么时间间隔较大的数据资料就难以在当前的城市建设中发挥出参考价值，同时还会给后续的档案管理增添无形的压力，降低了档案的利用率。

3.提高城建档案利用价值的对策

3.1建立健全的档案管理体系

要想有效提高城建档案的利用效果，为城市化进程的加快提供可靠力量，有关机构就要在档案管理体系的科学建立上提高重视。首先，要对当前所实施的管理体系进行全方位分析，明确新增规章制度与原有制度之间的共通性和差异性特点，从而为体系运行机制的强化提供参考依据。其次，对于城建档案管理体系中存在的漏洞问题和不足之处，除了要及时找到问题的根源所在，还要结合城市建设方向和档案管理实际情况来补充缺失的制度准则，从而为档案信息的充分利用创造有利条件。最后，在城市不断建设与发展中，管理机构要注重对档案管理体系的阶段性更新，在适应社会发展节奏的同时，让更多的档案信息得到实用性价值的升华。

3.2创新档案管理与服务模式

传统死板的管理与服务模式已经不能满足现阶段城建档案的利用需求，需要管理机构将创新型理念融入到日常档案利用工作中，主要可以从以下几点入手。第一，档案管理部门要把控好城建档案的利用目的、形式和方向，根据需求者在区域内的分布范圍和服务诉求等，灵活转变不同的服务观念和管理模式，以此来达到满足不同需求者对档案利用的目的。第二，有关机构要做好城建档案利用中的监管工作，对于监管过程中发现的不良利用行为和服务问题等，不仅要对其进行有效的防控，还要及时上报给领导层，从而将强化后的管理及服务模式快速落实到档案利用中。第三，管理机构需要注重信息化技术的应用，为档案管理人员工作水平的提升创造有利条件，也为城建档案的动态信息进行实时监管，以此来保证档案信息的合法利用。

3.3完善档案信息及资源内容

全面的城建档案信息能为各城市建设工程的顺利开展提供数据上的支持，有利于城市建设步伐的加快，因此在完善信息资源内容时要对以下几方面提高重视。首先，档案管理机构要保证信息获取渠道的正规性与安全性，防止城建档案信息中存在虚假或不充足等问题。其次，所采集的档案信息其时效性和真实性除了要满足城市建设实际需求，还要能从城建档案的侧面信息中分析出其经济价值和社会价值，从而为其他城建档案的利用设置一个价值标准，以免给后续档案管理增添不必要的困扰。最后，管理机构可以借助计算机及信息化技术来对城建档案信息进行分类管理和利用，对于不同模块下缺少的信息资源加以补充，而对超出时效期内的城建档案进行妥善处理，来保证信息资源的丰富与完整。

3.4构建专业化档案管理团队

城建档案管理与利用中需要专业的人力资源作为支持，这样在利用城建档案信息时才能得到更专业的指引，来提高档案信息的利用质量。如管理机构可以通过定期开展培训活动的方式，来让档案管理人员在深造学习中不断提高自身专业能力与水平，并逐渐掌握城建档案的利用要点与注意事项，为需求者提供更有效的服务。另外，管理机构也可以对人员管理机制和理念进行适当的转变，并将人性化观念落实到档案管理中，以此来留住宝贵的人才资源，为后期城建档案管理队伍的构建带来更多可能。

4.结论

在国家经济实力不断提升和城市化进程的加快下，很多地区的管理机构都对城建档案的利用提高了重视，以此来为城市环境的优化和人们生活质量的提升带来更多可能。对于城建档案管理与利用中存在的细节问题，管理团队也能及时发现问题产生的原因，并结合档案资源的管理理念和形式等制定出具有针对性的解决方案，防止档案信息泄露或丢失问题的出现。部分机构还会将先进的技术手段应用到城建档案管理中，为档案高效利用提供便利条件。

参考文献：

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