浅论如何加强国有企业合同管理有效防范法律风险

宋兴凯

摘 要：随着国有企业现代化步伐的快速推进，合同管理在企业发展中的作用也是日益凸显，合同管理的好坏直接关系到企业在日常经营活动是否面临着各式各样的法律风险。本文主要针对国有企业在合同管理过程中产生法律风险的原因、类型进行了分析，并就如何抓好合同管理，降低法律风险的方法进行了列举。

关键词：国有企业;管理制度;机制;防范

在现代国有企业中合同管理主要是指对合同“协议立项、意向接触、资信调查、商务谈判、协议条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理” ，那么要想将合同管理中的各项环节执行到位、毫无漏洞就必须要在企业内部设立单独的合同管理部门，建立起健全完善的合同管理体制，明确管理职责，提高管理效能，将风险降到最低。

一、国有企业合同管理法律风险分析

（一）合同签订前对合同对方当事人主体资格和资信状况审查不到位导致的法律风险

1.在合同签订前没有深入的对合同对方当事人主体资质资格、财务状况、信用情况、经营范围、专营特许资质进行查验了解，如若合同对方存在使用虚假证件或信用程度较差、履约能力不足、财务状况不理想、无专营特许资格、涉及重大法律纠纷或重大犯罪案件、司法行政仲裁机关对其作出的对本合同履行有重大影响的相关判决或裁决等情况时，便会使得合同对方当事人不能正常履行合同，从而所产生的一系列法律风险。

2.国有企业在与法定代表人或代理人签署合同时，没有对法定代表人或代理人所提供的营业执照、法人身份证或者具有法律效力的代理人的授权委托书、代理人的身份证等相关证件进行核查而直接与代理人签订合同，致使合同无效产生的相关影响。

（二）合同签订程序不规范所造成的法律风险

合同签订前未按照国家、企业有关规定进行公开招投标或未按照国家法律法规、企业有关规定通过询比价、竞争性谈判和单一来源采购等非招标的采购形式，而仅通过口头约定或谈判的形式直接代替正式书面合同直接和相关主体发生交易，从而使得合同履行得不到保障、相关凭证缺失、财务费用的收支受阻，又或许在合同签订过程中，合同签订人没有认真查看合同最终内容或对方当事人没有主动提供相关合同附件、补充条款等文件使合同条款存在漏洞，导致企业遭受巨大经济损失的风险。

（三）法律政策的变化对合同的执行也会带来法律风险

单举国有发电企业为例，随着区域电量的逐渐饱和，传统发电模式逐渐失去优势，新能源发电成为目前主流趋势，国家为合理开发新能源电力资源出台了一系列政策，但是随着国内外能源市场的变动、整体资源的分配、生态环境的影响、金融政策的变动，有关新能源电力发展相关的政策也在随时调整变化，这无疑将会对发电企业原本的整体规划和相关生产工程项目合同的执行推进造成巨大影响，带来各类风险。

二、国有企业合同管理中存在法律风险的原因

（一）合同管理制度不健全、出现制度空缺

回顾以往，长期政企合一的国企经营管理模式使大多数国有企业对制度建设不加重视，造成企业基础管理制度缺失，长期采取习惯行为、经验主义来支撑国有企业的经营发展，随着党十八大以来，中央加大对国企企业的改革发展力度，越来越多的国有企业和世界接轨，采用现代化企业经营管理模式，国有企业对制度管理的重视程度不断加大，逐渐构建起全新的企业制度体系，但是由于起步较晚，多数还是处在逐步接纳吸收创新的阶段，所以没有形成系统的合同管理方面的制度，对合同的订立、起草、审查、签订、执行、监管等方面还有所欠缺，還是存在人为随意签订、修改合同条款的情况发生，这对企业的正常发展造成了一定影响。同时缺乏对合同管理人员的监督考核机制，没有相应的考核追责制度，使得合同管理人员的行为不受约束，对合同的整体管控力度不够、细节内容处理不到位、办事态度不认真，从而导致合同管理出现巨大纰漏，对企业造成无法挽回的后果。

（二）法律意识淡薄

目前国有企业随着发展壮大，其子企业、控股企业也在逐渐新增，这些新成立的公司因为成立时间较短，法务人员短缺，法律设计势必不完善，有些牵扯到合资、并购的企业更是存在诸多的法律问题。因为是新成立的企业，多数企业管理者往往只想尽快开展生产经营、创收效益，从而忽略法律体系的建设，对合同的管理也不加重视，这让企业在发展过程中存在各类隐患。

（三）合同的审批立项、签订过程不规范

虽然随着现代国有企业的逐步发展，企业对内部的合规管理力度也在不断的加大，但是因合同在审批、签订、审核过程中的不规范操作，导致企业遭受重大经济损失的情况也时有发生。当合同起初立项时，有的企业因为图便利、图方便，往往忽略或者简化合同立项必需的前置审批过程，对一些重大生产工程项目、重大经营投资、重大物资采购的项目，没有按规定履行“三重一大”决策程序，导致一些不符合企业利益、约定条款不明确的合同被立项签订，从而导致后续合同履行过程中需要频繁的对合同内容进行修改变更，甚至发生合同被迫终止的情况，为企业带来无法挽回的后果。或者合同签订过程不规范，未经企业法人审批授权，企业部门、场站负责人便以公司名义和对方主体进行合同签订，从而导致合同无效或者中止。

（四）合同管理人员缺乏风险责任意识

因为部分国有企业在法制建设、合同管理基础工作上做的还比较薄弱，使得大多数从事合同管理的人员还没有充分认识到强化合同管理对整个企业经营风险防范的重要性，使得在合同审查、签订时把关不严、漏洞百出，让企业随时面临法律风险。

（五）合同履行的监管力度不足

随着国有企业合同管理的日益规范，对合同审查、签订等环节的风险防范力度也在不断的加强，通过逐步建立完善合同范本、制定内控合规表单、严格审查审批流程等工作，努力将审查、签订环节的法律风险降到最低，但是合同的审查、签订只是合同运行过程中的前期工作，最主要的还是合同的后期执行和监管，在国有企业中由于一些合同内容复杂，存在多个部门交叉经办的情况，容易导致合同在执行过程造成混乱，又或者存在一些履行时限长、合同主体多次变更的工程类合同，因主体单位多次变换、履约人员离职变动、工作交接不到位等因素导致合同文本资料遗失、履约中断的情况发生，使得合同履行过程不顺，法律风险颇高，这都是合同管理部门对合同后期的履行监管力度不够所造成的问题。

三、加强合同管理降低法律风险的有效措施

（一）建立健全合同管理各项制度

“无规矩不成方圆”，国有企业的合同管理要想实现规范化、标准化，建立一套科学完善的规章制度是关键，通过建立合同管理制度，理清工作流程、明确岗位职责、制定考核标准，将合同管理的全部环节以制度形式固化下来，使员工做到“有章可循、有据可依”，不断加强过程管理，加大合同审查力度，逐步将合同管理引向正轨，将法律风险处于可控状态。国有企业的三、四级单位可按照本部、二级单位制定的合同管理制度，结合本企业的生产经营实际，制定适合自己的合同管理制度，不一定要生搬硬套，一定要根据实际需求进行制定，定期更新修订。

（二）建立健全合同履行管理工作责任制

国有企业要建立起以公司法人为主体的合同履行管理工作责任制，负责对签订的合同进行全面、恰当履行督促、落实及违约责任追究、合同纠纷的仲裁或诉讼等事宜的全面领导工作。将抓好合同管理的主体责任落实到企业负责人的手中，亲自牵头、主动作为才能切实有效的提高公司上下对合同管理的重视程度和整体的管理质量。

（三）细化合同过程管理，提高合同管理质量

1.充分做好合同前期准备工作，认真开展对方主体资信调研

在合同签订前，企业除了对合同对方当事人开展主体资格、资信情况、履约能力等方面的常规信息的调查核实以外，应该还要注意以下几点：

一是现在很多国有企业的基层分公司是没有独立法人资格的分支机构，在前期调研时一定要多渠道、多途径的全面了解该公司的整体情况，查验签订合同的主体到底是有独立法人资格的单位还是上级国有企业的分支机构，若是没有法人资格的分支机构，除了查看其三证合一的营业执照外，还应了解其上级公司的总体资信情况，以免达不到合同履约的基本要求。

二是最高人民法院在《关于审理人身损害赔偿案件法律若干问题的解释》中指出，“雇员在从事雇佣活动中因安全生产事故造成人身损害，发包人、分包人知道或者应当知道接受发包或者接受分包业务的雇主没有相应资质或者安全生产条件的，应当与雇主承担连带赔偿责任。”。由此可见当在合同签订前，若已知晓对方当事人不具备经营资格或有经营资格但相关资质已过期，但仍然选择与其签订合同履行合约时，一旦在合同履行过程中出现任何事故发生，企业都将承担连带责任，赔偿相应损失，这将会对企业的整体经营带来巨大的打击，所以在签订合同前一定要认真核实对方主体的营业执照、特种经营许可证的真伪和时效，将风险管理工作做实做细。

2.注意合同文本细节，条款清晰明了

在充分做好前期调研工作后，合同经办部门要认真起草合同文本，合同文本中要涵盖“当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量，质量，价款或报酬，履行期限、地点和方式，违约责任和解决争议的方法” 等内容，值得注意的是，目前很多工程类的合同多数是没有约定合同价款、数量的“开口合同”，这往往在最后会出现因双方核算价格不一而产生经济纠纷，为此在开口合同签订之初，企业就要先对合同标的的市场价格情况进行调查，在合同当中对标的价款、标准、质量和最终价格的审定方式做好约定，如若在合同履行过程中根据实际情况相关数量需要追加或者出现合同以外的标的物时，合同双方要第一时间变更合同或者签订补充协议，重新对相关内容进行约定，有效降低合同中的法律风险，维护合同双方的合法利益。

3.严格做好合同审查环节，做好内容把关

作为合同经办部门来讲多数情况下会缺乏相应的法律、财务等专业知识，此时法律、财务、技术等专业部门对合同文本的整体审查把关就显得十分的重要，在合同正式签订前一定要严格按照合同审批流程层层进行审批，最好是线上审批这样每个节点都环环相扣，不存在跨级跳跃审批的情况发生，各专业部门要从专业角度对合同整体的法律风险、经济可行性、数量、价款、履约期限、支付方式等内容详细的进行审核会签，努力确保合同严密无误。

4.合同履行要做到全程追踪

合同签订完成后并不意味着合同流程已结束，对合同的后期执行情况不用再行关注，恰恰相反，此时才是合同管理中的重点内容，合同经办部门、财务部门要时刻对合同的履行情况进行有效追踪，时时了解合同执行情况、整体质量，才能为后续合同的正常履行、中止或争议纠纷第一时间收集到有力证据，保障企业利益。

5.建立起合同档案管理制度，做好合同管理的最后收尾环节

国有企业要做好合同闭环管理，建立起合同档案管理体系，由合同经办部门、归口管理部门、财务部门相互配合，将合同文本（含变更、补充协议）、合同立项审批意见、合同审查会签情况、合同款项的收付凭据、商谈或谈判记录纪要、争议纠纷判决文书、被迫中止或者最终停止的相关材料，系统的进行归类、登记、管理，因为大型的国有企业每年签订的合同数量巨大，要逐渐做好信息化管理工作，方便后期审计、决算时的查找翻阅。

（四）发挥纪检监察职能，保障合同管理

为进一步推进企业规范化管理，抓好合同的立项、审批、签订、履行过程，纪检监察部门要切实发挥起监督执纪作用，紧盯关键环节，主动参与到国有企业重大项目的决策立项过程，监督合同立项前的“三重一大”决策程序的履行，所立项目是否经过公司经营管理层的集体研究，符合公司的整体利益，对违背决策程序、擅自决策立项的违纪行为，纪检监察部门要及时启动执纪问责程序，从源头上遏制法律风险，减少企业损失。针对合同对方主体的確认、合同的签订过程中容易出现的招投标程序不规范问题，纪检监察部门也要进行严格把关，对相应合同主体的投标资质、货品价格等方面进行监督管理，确保合同签订的主体满足公司实际要求。在合同履行过程中，纪检监察部门要认真开展效能监察工作，紧盯物资采购、合同变更、对账结算等重点内容，加大企业经营风险防范力度，做好合同履行期间的廉洁管控，确保公司合同管理工作落实到位，不断推进企业健康稳定发展。

（五）加强合同管理人员的配置与培训

天下大事，必做于细，作为企业法律风险防控的关键岗位，企业自身要加强重视，加大合同管理人员的配备力度，设立专岗而不是兼岗，来开展日常合同的管理工作，只有一心一意、注重精细才能发现合同条款中的漏洞，全力维护公司利益。其次，合同管理人员的工作能力和专业技能的好坏也直接影响着公司合同管理整体质量，企业要加大合同管理人员的培训力度，不断提高其专业技术水平，要经常性的组织合同管理人员学习最新的合同管理方面和企业主营业务的法律法律和规章制度，如《公司法》、《合同法》等，只有管理人员自身拥有过硬的专业知识和技能才能及时发现合同内容是否符合政策法规、有无法律风险、是否存在利他条款等，及时对其进行修改补充，努力将企业经营风险降到最低。

（六）加大法务人员配备力度

对于现代国有企业而言，随意经营业务的拓展开发，一个国有企业往往涉及到众多的行业领域，俗话说行如隔山，合同管理人员的精力和法律知识面毕竟有限，在面对全新领域的合同文件时一时间很难找出其潜在的法律风险，为此企业要想尽可能的防范经营中的法律风险，就必须引进精通法律条文的专业人员，来保障企业正常的法务工作。其次，因为很多公司内部的专业法务工作人员，因长时间不接触外界案例，主攻企业主营业务，所以可能会存在一定的局限性，所谓当局者迷、旁观者清，在固定的工作环境里待久了，有时会难以发现企业自身存在的一些问题和法律风险。为避免这样的情况发生，企业可以根据实际需求通过聘请相关专业领域的法律顾问来配合开展风险防控工作。

（七）妥善处理合同纠纷案件

企业发展过程中合同纠纷是不可避免的，为最大程度的将经济损失降到最低，在发生合同争议时，合同双方第一时间应该本着互利友好的原则，采取相互协商的方式解决纠纷，当双方意见达成一致同意协商意见时，要及时产生商谈或协商纪要，请合同双方当事人签字并加盖公章，若协商后需要修改合同条款的，要按照正常的合同签订程序，在双方互相验明资信证明、授权委托、身份证等相关证件后，签订书面补充协议，合同双方当事人签字后加盖公章（合同专用章），确保补充协议受法律保护。

五、結语

国有企业要想有一个健康稳定的自身发展环境，有效规避合同中存在的法律风险，十分重要，企业要自上而下的认清合同管理在企业发展中的现实意义，不断加强全员风险防控意识，抓好制度建设管理，配好配齐合同管理人员，认真开展合同管理工作，才能有效降低合同带来的法律风险，保障国有企业的合法权益，确保公司在生产经营活动中不受影响。

参考文献：

[1]陆都.浅析企业合同管理中的法律风险及其防范对策[J].现代国企研究. 2016（12）

[2] 李林.浅谈企业合同管理中的法律风险点及防范措施[J].北方经济. 2012（04）