工程项目设计文控研究

张晓辉

摘 要：随着我国社会的发展和科技的进步，各个行业的工程项目越来越多，越来越大，每个项目的参与者的范围也更加广泛，由原来的国内企业之间的合作，到现在常见的跨国际合作。整个工程项目自开始至结束，采用文件控制对整个过程进行记录显得极其重要。本文就建设项目文件控制进行研究分析。

关键词：项目设计;文件控制;研究

建设项目文件非常重要，它体现了工程实体质量状况、项目过程管理与全面控制情况，体现了项目对法律、法规、标准、规范，特别是强制性标准的执行情况，提供了项目检查、管理、改扩建的重要依据，提供了直接、真实、确凿的法律依据，积累了项目全过程重要而丰富的信息资源。

一、工程项目文件管理控制的重要性

建设项目是由多个环节共同组成，其中包括勘察招投标、可行性研究、基础设计、详细设计、施工图设计、竣工图设计、设备安装、现场调试等。工程项目文件是指从工程项目开始到最后竣工投产的全过程所形成的应该进行归档的文字材料、图纸等各种载体形式且具有保存价值的资料，其是对工程项目管理全过程的记录。

二、设计方案阶段的文件管理

工程设计方案阶段的管理包括：建设设计项目的投标报价、项目实施计划书（多用于EPC建设总承包项目）、合同管理、规划及方案设计管理、项目基础资料的收集管理以及初步设计阶段管理。

2.1建设投标报价阶段的文件管理

依照《中华人民共和国招标投标法》的规定，为了遴选出合理的设计方案，从而达到降低工程造价的目的，建设项目建设单位可委托项目招标公司或中介机构，建设选择具备一定资质的设计单位进行项目设计。投标阶段的主要文件包括：技术标和商务标、标书的澄清和答疑以及其它来往函电等。在投标工作结束后，项目经理应将上述资料及时地收集整理完毕，建设还应对本阶段的工作进行实事求是的总结，建设为下一阶段工作的開展和今后的投标积累经验和借鉴。

2.2建设方案设计阶段的文件管理

方案设计是为解决工程项目的用地规划、建设规模、各项技术经济指标、建筑物或构筑物的功能划分、建筑造型与风格等总体部署而进行的总体规划设计，是项目方向性的设计文件。对工业建设项目而言，建设方案设计文件的质量和归档要求是：建设应当进行多方案技术经济评价和相类似项目的比较，建设国内外市场的分析和预测，工艺安排的先进合理，建设技术的先进与能否达到预计的生产规模“建设三废”治理和环境保护方案是否满足当地政府的要求，建设资源的需求是否合理，工程估算及其各项财务报表是否齐全，经济效益和社会效益分析，建设工程建设周期等是否符合要求等方面进行检查和管理。方案设计文件经评审和修改后，建设应上报上级主管部门审查并取得批准后方可进行下一道工序。

2.3建设初步设计阶段的文件管理

对于工业项目，建设初步设计阶段对下一道工序，乃至整个设计阶段都有着非常重要的影响。在初设阶段，建设各专业应对设计方案或重大技术问题的解决方案进行综合技术经济分析和方案评审，形成评审会议记录，作为各专业进行设计的依据之一。在初步设计说明文件中，应将项目概况、建设条件、各专业的任务分工、项目组织（多采用矩阵式）、联络方式、进度控制、质量控制等具体措施在项目初步设计说明书中逐一体现。为编制初步设计文件进行的内外部条件，如建设单位的项目立项批文、地质勘探报告、外部水电气条件、物料供应条件、运输条件、水文气象条件;内部的各专业条件往返、计算书、概预算、方案评审记录、质量程序和作业文件、内部作业草图、编制概算所依据的补充资料等均需妥善保存。

2.4建设扩大初步设计阶段的文件管理

扩大初步设计（简称扩初），是针对技术上复杂或有特殊要求而又缺乏设计经验的工程项目而增设的一个设计阶段，建设它是初步设计基础上方案设计的具体化。扩初设计阶段文件管理的重点在于对技术设计文件的编制、审核、评审、上报批准等各方面。扩初设计文件应符合国家制定或有关部门自行制定的内容和编制深度等方面的要求，建设对扩初设计图纸的管理主要是审核各专业设计是否符合预定的质量标准和要求，建设同样还要审核修正概算文件是否符合投资限额的要求。

三、建设施工图设计阶段的文件管理

施工图是对建筑物、构筑物、设备、管线等工程对象的尺寸、布置、选用材料、构造、相互关系、施工及安装质量要求的详细图纸和说明，是指导施工的直接依据，建设因此在工程设计文件管理中，施工图设计阶段的是静态的。在施工现场，施工图文件始终处于一个活跃的利用状态，直至项目竣工验收完毕。而在设计单位内部，成品文件归档后，建设往往会暂时处于一个相对的休眠期，如能充分利用文件形成后这一短暂的“保鲜期”，组织主要技术骨干做好项目的编研工作，其意义将会是十分重要的。

四、建设设计服务阶段的文件管理

设计文件运行的涉及对象是比较广泛的。首先是文件的形成者，即工程设计单位，其次就是建设单位、施工单位以及工程监理等部门。本文所论述的设计文件运行仅指设计单位对其所形成的成品的系列管理和服务。具体内容有设计交底、图纸会审、招标答疑、设计变更、现场设计服务和设计技术档案管理等工作。

4.1建设设计交底与图纸会审

设计交底是设计单位在设计文件交付施工时，建设按法律规定的义务就施工图设计文件向施工单位和监理单位作出详细的说明。设计交底与图纸会审不仅是工程项目建设中的惯例，而且是法律、法规规定的相关各方的义务，因此它也是设计管理工作中的一部分组成内容。设计交底和图纸会审过程中形成的文件，建设是设计成品不可或缺的重要组成部分，建设同时也是对设计文件的完善和提高。设计交底应该由设计单位整理会议纪要，建设图纸会审应由施工单位整理会议纪要，要求与会各方会签。设计交底与图纸会审中涉及设计变更的，建设尚应按设计变更的程序办理，设计交底会议纪要、图纸会审会议纪要一经各方签认，建设即成为施工和监理以及竣工验收的依据。

4.2建设设计变更管理

在施工图设计文件交于建设单位投入使用前或使用后，建设均会出现由于建设单位要求，或现场施工条件的变化，建设或国家政策法规的改变等原因而引起设计变更。设计变更可能由设计单位自行提出，也可能由建设单位提出，还可能由承包单位提出，建设不论谁提出都必须征得建设单位同意并且办理书面变更手续。凡涉及施工图审查内容的设计变更，建设还必须报请原审查机构审查后再批准实施。设计变更管理也是工程设计管理中不可缺少的组成部分。对设计单位而言，变更的内容常以联络笺的形式发出，且必须加盖相关有效章。由于设计变更文件与工程造价之间存在着各阶段的文件管理改造、修复，甚至拆除等建设项目，建设其最终成品均离不开竣工资料的支撑，因此对竣工资料的整理、验收、评定和归档就显得尤为重要。

五、结束语

一个工程项目的建立凝聚了设计者、建设者、组织者等很多人的心血，从酝酿、决策、设计、施工、竣工到投产使用会经历相当长的一段时间，期间产生的文字、图纸等各种形式与载体的文件资料经过移交整理形成完整的项目档案。文件管理控制在项目管理中起着举足轻重的作用，加强项目文件管理控制是一项长期而艰巨的工作，只有对其进行有效控制，才能保证项目管理有据可依、有章可循，才能更加科学地管理项目档案，提高专业水平，为企业生产和管理服务。

参考文献：

[1]贺婷.论文档控制管理在工程项目中的重要性[J].化工管理，2018（19）：176-177.

[2]李鹭.从文档一体化看工程项目文档控制工作[J].智能城市，2018，4（03）：81-82.

[3]刘黎丽.文档控制在国际工程项目管理中的职能[J].企业改革与管理，2016（21）：12+14.