大数据背景下国有企业经营如何做好档案管理

张晓玲

摘 要：大数据时代是社会科技信息发展的产物，数据信息呈爆炸状增长，在这样的大背景下加强档案管理刻不容缓。因此，相关部门和工作人员应该重视档案的重要性，开拓思维、改革创新档案管理的相关制度和体系，从内而外改善传统档案管理存在的弊端，为其长远发展打下坚实的基础。

关键词：大数据时代;事业单位;档案管理;创新路径

1 大数据的特征

关于“大数据”，麦肯锡全球研究所在报告《大数据：创新、竞争和生产力的下一个前沿》中定义：大数据是指大小超出了传统数据库软件工具的抓取、存储、管理和分析能力的数据群。大数据具有体量庞大、种类繁杂、数据交换速率快等特征。据统计，全球企业2010年在硬盘上存储了超过7EB的新数据，消费者在PC和笔记本电脑等设备上存储了超过6EB新数据，而1EB数据就相当于美国国会图书馆中存储数据的4000多倍。大数据的种类也是多种多样，涉及声音、视频、图像、文本等。而数据转换率快能够有效满足实时需求及决策，比如想知道关于某产品的性能及评价，通过大数据平台便可迅速查询到该产品的相关信息，达到实时的数据传递[1]。

2 大数据背景下对档案管理工作的影响

2.1 档案管理形式发生转变

随着计算机技术的快速发展与普及，已经逐渐被广泛应用于各个领域当中，为人们带来了极大的便捷，同时也改变了人们的生活与工作方式， 传统文件档案材料记录与管理方式也发生了巨大的变化，人们可以通过计算机获取到图片、文字等相关信息，不再局限于文字等单一信息载体形式，传统纸质档案也逐渐转变为电子档案文件，文件的载体形式与呈现方式发生颠覆性改变。网络技术越来越普及，覆盖范围也在不断扩大，电子文件的载体形式也不再局限于计算机，可以在平板、手机等终端对文件进行审核、传输、处理，在网络环境下几乎可以完成所有的工作内容。尤其是近年来，大数据、云计算和无线网络的广泛普及，各项先进技术不断创新发展，政府部门也逐渐构建网络政务服务，大量的档案数据都上传到云端系统当中进行保存，同时也能够实时获取信息数据，从而實现数据信息的实时共享。活动及数据记录形式丰富多样化，和传统档案文件管理方式相比，有了质的变化，计算机信息技术的快速发展与更新，极大地改变了传统档案记录与管理形式，也为进一步提升档案管理工作效率与质量创造了有利契机。

2.2 档案管理的安全性有待提高

随着科技的发展，信息化、数字化和互联网成了人们日常工作生活中频繁接触的词汇，不得不承认科技对社会的改变是巨大的，档案作为紧跟社会、记录时事的工具自然也离不开现代科技的助力。电子文档逐渐取代纸质文档，网络平台服务逐渐取代现场咨询服务，这些变化在方便人们的同时也带来了信息安全隐患。一些内部共享的档案信息可能会被不法分子所窃取，近年来通过“伪基站”进行诈骗以及信息骗取的案例不胜枚举。档案管理的信息安全隐患还体现在电子文档比纸质文档更加容易修改，也就是说档案可能在共享甚至保存的过程中被篡改或者被复制，这其中存在很大的隐患，因此在大数据时代档案信息安全依旧是档案管理需要关注的重点。

2.3 人才紧缺问题

随着大数据技术在企业档案管理中的应用和发展，对大数据人才的需求将越来越多。目前，大数据分析在国内尚属一个新兴专业，虽然我国一部分高校开设了大数据专业，但相关人才的数量无法满足市场的需求。一方面企业需求巨大，另一方面人才缺口巨大。精通数据挖掘、数据分析和数据库建设的大数据人才缺口难以在短时间内填补。

2.4 档案管理方式较为落后

在大数据环境下，事业单位想要做好档案管理工作，就应对大数据和云计算技术进行有效应用，以此提高档案管理所取得的成效。事业单位在档案管理过程中，对于信息技术的运用相对较少，即使运用，也仅是在查找与搜索电子档案信息上，就算在很大程度上能够让资料调节工作更为方便和高效，但资源总体管理效率与利用程度都还是相对较低。现阶段，大部分事业单位建立了健全的管理模式，但个别档案管理工作者在具体工作当中，还是运用以往的检索方式来完成资料的收集，极少借助大数据和云计算来完成信息的查找和筛选，总体来说，对新技术的运用相对较少，进而影响到档案管理工作的质量与效率。

3 大数据时代背景下完善国有企业档案管理的策略

3.1 树立大数据意识

虽然大数据的应用给现代社会生活带来了巨大的变化，相关技术的应用也越来越普遍，但一些企业仍然没有认识到大数据应用的价值，应用意识淡薄，必然导致档案管理模式不能及时更新。在大数据时代，海量数据也将在未来边缘化档案管理在协助企业决策方面的作用。因此， 企业档案管理者应树立“大数据”和“大档案”意识，以适应未来档案工作的新要求[2]。

3.2 创建健全的档案管理制度

现阶段对于事业单位档案管理工作已有系统的法律法规，在大数据环境的影响下，事业单位开始转变以往的档案管理方式，在档案管理工作当中主动借助信息技术，能够在很大程度上提升档案工作的管理效率。但是在不断变化当中，陆续出现一些问题，应依据具体情况来逐渐优化和调节已有的档案管理制度，同时严格依据法律法规强化执行力度，杜绝出现违规操作，使得档案管理工作有序且安全进行[3]。

3.3 加强档案管理队伍建设

档案管理建设与发展过程中，人才是促进其发展的重要内在动力，切实做好档案管理工作，首先，要加大思想建设，不断提升思想素养以及专业能力。应当从长期发展以及现代化建设2个方面入手，通过招考、选拔等方式引进专业型人才，尤其是具备计算机能力，且又懂得档案管理工作的专业化人才，从而有效改善当前档案管理队伍人才不足、结构不合理等相关问题。还应当针对当前档案管理工作人员的实际情况，定期开展业务技能知识培训，通过相关活动进行技能的训练。不断提升当前档案管理工作人员的业务水平以及计算机实践操作能力，能够充分利用档案管理系统开展相关工作，逐步提升电子档案管理水平与综合能力。通过人才引进，能够为档案管理部门输入新鲜的血液，提升工作人员综合素养与团队能力， 全面推进档案管理队伍的建设与发展，逐步建立起一支业务能力强、具有凝聚力的专业型队伍，为档案事业的健康可持续发展提供人才支持[4]。

3.4 整体优化档案管理体系

档案管理是综合管理工作的一部分，也就是说在制定详细的管理方案时要明确档案管理在其中的定位及作用，并以此为基础建立档案管理体系。首先要明确档案管理在历年中对企业运行的最基本服务，还要罗列出与档案管理合作密切的其他部门，以此为大框架构建档案管理工作的大概内容。此外，时刻关注市场对档案管理的需求，在原来的基础上不断改善创新，从而建立完整的档案管理体系。

4 结束语

综上所述，档案管理规范化、数字化是保障企业正常高效运转的前提条件，档案部门需要根据企业实际情况依托大数据进行创新，转变观念， 促进档案管理的长远发展，适应和满足时代发展的需要。

参考文献：

[1] 邓东.大数据时代档案管理发展的机遇和挑战[J].机电兵船档案，2021，（04）：40-42.

[2] 李笃.试论基于大数据时代的档案信息化建设方略[J].电脑知识与技术， 2021，（21）：203-204+249.

[3] 徐桠.大数据时代下档案管理工作的创新研究[J].科技经济导刊，2021，（16）：189-190.

[4] 王景玲.大数据背景下档案管理策略研究[J].办公室业务，2020，（22）：139-140.