大数据背景下发展种子生产经营电子档案存在的问题及解决对策

李昕怡 张翊 吴嘉雨 瓮怡洁

摘    要：详细阐述了在种子生产经营中建立电子档案的含义和优点，通过分析种子生产经营电子档案的价值以及面临的问题，提出相应的解决方案，以期为搭建我国种子数据库平台、实现种子信息互通共享和种子生产经营全程可追溯提供保障。

关键词：大数据;种子生产经营;电子档案;问题;对策

文章编号： 1005-2690（2021）01-0022-06       中国图书分类号： S339.2;G271;D922.4       文献标志码： A

2016年，随着《农作物种子生产经营许可管理办法》的出台，种子生产经营档案这一概念被正式提出，在不断实践的过程中，其纸质档案的种种弊端也不断显现出来，再加上各个行业对大数据技术的应用越来越广泛，必须将大数据技术引入种子生产经营档案制度中，形成具有完善、系统的种子生产经营电子档案制度，才能实现全国的种子信息互通共享和种子生产经营全程可追溯。

与纸质档案相比，种子生产经营电子档案不仅更有利于对种子的质量进行监管、有利于种子信息的透明化，而且能够进一步提高种子质量，保障国家粮食安全，为搭建我国种子数据库平台提供基础和保障。

1   种子生产经营电子档案的含义

种子生产经营档案是指在种子生产、经营过程中直接形成的反映生产、经营各环节真实情况的原始记录。种子生产经营档案这一概念出现得较晚，2000年的《种子法》中提到：“种子生产者和经营者应分别建立种子生产档案、种子经营档案”，而在2016年颁布的《农作物种子生产经营许可管理办法》中才正式提出这一概念，并且规定了所应记载的具体事项。此后，种子生产经营中建档工作才正式开始。然而，目前的种子生产经营档案制度还处于实践发展阶段，大部分采用纸质档案形式，并且有待不断完善。

随着计算机存储能力的提升和复杂算法的发展，大数据技术在各行各业中的应用也越来越广泛。简单来说，大数据技术就是从各种类型的数据中快速获得有价值信息的能力。利用大数据技术，可以快速获取并整合有关数据，大幅提高数据处理的效率。在此背景下，种子生产经营档案的电子化指日可待。笔者设想，未来通过建立种子生产经营电子档案，并将其作为农作物种子可追溯机制的重要组成部分，记载种子的来源、产地、数量、质量、销售去向、销售日期和有关责任人等内容，并同步上传至中国农作物种业大数据平台，不仅能够实现随时跟踪种子产品的仓储状态和流向信息这一愿景，也能够达到种子产品可追溯的管理目的，最终形成完整的全程溯源种子档案管理体系。

2   发展种子生产经营电子档案的基础和目标

当前，我国其他许多行业都具备追溯机制，但这些追溯机制尚不完善，还存在各种各样的问题。以畜产品质量安全可追溯机制为例，我国畜产品质量安全可追溯机制以企业或第三方机构为主体，主要面向消费者，仅在生产链的某一环节实现可追溯，并未实现生产链的全程可追溯，且并未形成一个统一的信息监管中央数据库，部分生产链可追溯信息未能转化为监管信息，不能实现对可追溯信息的有效利用，从而很大程度上影响了可追溯机制的实施效果[1]。

由于我国目前并未建立起种子追溯机制，综合分析其他产业追溯机制存在的缺陷，笔者认为，合理的种子追溯机制应当通过建立完善的种子生产经营档案来实现。种子生产经营档案应以国务院农业、林业主管部门为主体，更多地面向农作物种子的生产经营者、有关监管部门和相关消费者，严格依照《中华人民共和国种子法》第36条第一款，以及《农作物种子生产经营许可管理办法》第25条中的规定，设定种子生产经营电子档案的内容，以实现国务院提出的“健全职责明确、手段先进、监管有力的种子管理体系”这一目标。

3   种子生产经营电子档案的优点

种子生产经营电子档案应实现种子生产经营全程可追溯，由农业农村部统一规范管理，最终实现种子生产经营电子档案的大数据库。

本文研究的种子生产经营电子档案作为一种从传统种子生产经营纸质档案发展而来的新型档案形式，主要具備以下几个方面的优点。

3.1   易查询，速度快，受众广泛

就空间角度而言，在查找使用的过程中，传统的纸质种子档案有较多不便。对于普通消费者来说，只有经过生产经营者同意后，才能亲自对种子档案进行查询;而监管部门在进行监管时，也需要亲自到生产经营场地进行档案查询。而电子档案的查阅和使用都极为便捷，普通消费者和监管者都可以随时登录相关网站，依照网页指示输入种子编号，即可直接对该种子的生产经营档案进行查询;也可以依据种子经营过程中的相关信息，如种子的来源、产地、销售去向、销售日期、二级经销商、种子最终销售商等信息，对种子数据库内的种子进行准确筛选，最终得到想要查询的种子生产经营档案。

就时间角度而言，传统档案的查询工作均需要人工完成，查询难度高、流程烦琐，因而耗时较长，而电子档案则能够实现快速找到查阅者所需档案的目的，极大地提高了工作效率[2]。

就受众角度而言，由于查询传统的纸质档案需要较大的人力和时间成本，因此传统档案的查阅者一般为档案管理者自身，或者是种子行业的监管者、专业从业者和消费者。而电子档案则因为降低了查询门槛，因此除了上述查阅者外，一般社会公众也能作为查阅者参与到种子档案的监管工作中，无形中扩大了种子生产过程中监督者的队伍，在一定程度上促进了种子生产单位提高种子质量的积极性。

3.2   减轻档案管理员的工作负担和工作难度

在进行传统的纸质种子档案管理过程中，其程序较为烦琐，档案的接收、分类、编目、编制、归档、借出归还管理、定期检查管理等均完全依靠人工完成，因而需要大量的人力资源且管理难度较大，档案管理人员必须具备较高的职业素养。档案电子化后，依托计算机以及档案管理系统的协助，上述许多流程可以通过计算机自行完成，一定程度上减轻了档案管理员的工作负担和工作难度，降低了管理成本。

3.3   存储效率较高，对存储环境的要求相对较低

从存储效率方面来看，传统纸质档案的有效存储面积较小，一般只保存种子生产经营过程中的关键性文字信息，占用的存储空间较大。电子档案的存储采用电子编码器，一般通过计算机或者其他数码产品（如光盘、磁盘等）进行记录和保存，能够保存海量的数据，且占用的存储空间较少。

从存储位置来看，传统纸质档案资料一般存储在种子生产经营场所，而电子档案则能够有所突破，可以将存储有电子档案信息的存储介质（如光盘、磁盘等）集中存储在农业部门的相关监管单位，便于管理的同时也保障了电子档案的数据安全。

从存储过程中的保护措施来看，传统的纸质档案更注重物理层面的防护，即其对存储环境的要求较高，在存储过程中要求严防虫蛀、受潮等现象的发生[3]。而电子档案是一种以虚拟形式进行存储的档案，其保护措施方面更强调安全性，如防止因载体（光盘、磁盘）的安全问题导致的数据丢失等，或因计算机病毒入侵导致的数据泄露等。

3.4   存储的内容和形式更多样化

传统纸质档案的记录方式较为单一，一般只能记录静态的文字信息，如种子的来源、产地、数量、质量等，且纸质档案容易发生记录不全、数据遗失等问题。而电子档案除了可以记载原纸质档案的文字信息并对其进行扩充外，还可以将种子生产过程中的田间图片、影像等信息使用数码设备进行记录，并且通过计算机将这些档案转移到移动硬盘上，保存在电子档案中[4]。

4   发展种子生产经营电子档案的重要意义

4.1   有利于监督检查，规范种子的生产经营工作

种子生产经营档案管理是确保种子质量、规范种子生产和经营行为的一项重要基础工作，档案的内容是否完整、管理是否规范、保管是否安全、利用是否方便，都关系着种子生产经营秩序的稳定和种子质量的安全[5]。由于纸质档案在查询、监管等方面存在着较大的局限性，给相关人员带来一定的不便，引入种子生产经营电子档案后，可以有效降低纸质档案的局限性，有利于监管主体开展相关监督检查工作。

4.1.1   有利于强化监管部门的监督管理

从空间上来说，纸质档案要求监管人员亲身前往生产经营场所查询档案内容，耗时耗力且监管成本较高;从时间上来说，监管人员需要在特定时间前往生产经营场所进行查询，监管时间较为固定化、机械化，而目前有些生产经营者抓住这个漏洞，在接到检查通知时为应付检查，临时编制档案、东拼西凑，意图蒙混过关，档案材料的真实性不能得到保证。

利用大数据技术获得的种子生产经营电子档案，可以打破种子生产经营中监管时间和空间上的壁垒。空间上，监管人员可以在网络上直接查询相关档案，免去路程消耗;时间上，监管人员可以随时查询档案内容，监管时间更灵活机动。

4.1.2   有利于种子可追溯机制的建立

建立种子生产经营档案的目的就是实现可追溯。《农作物种子生产经营许可管理办法》明确规定，“符合《中华人民共和国种子法》规定的生产经营者，依法建立起种子生产经营档案，依据各生产经营者生产经营档案的分类和编码认真填写后，可以有效保证农作物种子的可追溯性，进一步规范农作物的管理流程”。虽然当前的纸质档案理论上也可实现可追溯，但因其空间及时间上的局限性，查询较为困难，从根本上限制了档案的可追溯性[6]。而电子档案运用大数据等信息化技术，可以实现实时跟踪种子的生产经营信息，统一规范档案填写格式及内容，极大地体现了档案的可追溯性，能够有效提高农作物种子的监管效率，有利于相关部门开展監督管理和检查，一定程度上减轻了农作物种子管理工作的强度。

4.1.3   有利于扩大监管主体的范围

首先，相较于监管人员，消费者在对纸质档案进行监管时处于弱势地位。一方面，各项法律法规中并未规定消费者的监管权利，也极少有生产经营者愿意主动提供自己的生产经营档案供消费者查阅和监督;另一方面，即使生产经营者愿意提供生产经营档案，也由于消费者无法像监管者一样实现随时进行查询和监管，而需要通过与生产经营者进行协调，找到合适的时间前往生产经营场所进行档案查询，因此不能发挥消费者对种子生产经营情况进行监管的作用。而电子档案消除了时间及空间上的限制，消费者也可以更方便地查询档案内容，无形中起到了监督管理的作用。

其次，在大数据技术的支持下，电子档案使监督成本显著降低、监督主体的范围显著扩大，由监管人员、消费者甚至一般社会公众组成的多元化监督主体，形成了一个多层面的档案监管网，随时随地实现对经营档案内容的监管，实现多人在线查询。不仅有利于大幅提高种子的监管效率，也有利于规范种子的生产经营工作。通过全方位、多层次、跨时空地进行监管，在有效降低监管成本的同时，最大限度地增强监管力度，实现种子生产经营过程中对电子经营档案的全面监管。

4.2   有利于种子信息透明化

完整健全的种子生产经营电子档案，可以明确显示种子的生产状态。为了获得连续准确的作物信息，生产者需要在作物植株生长性状明显期内进行田间实地观摩检验，并掌握品种在田间的表现状况，以便将信息反馈给经营者;经营者在种子消费流通阶段，则需要通过电子档案进行有关经营流程及交易信息的记录，明确销售流向。由于此类记录的数据较多，记录过程较为烦琐，目前的纸质档案普遍存在记录不全面、信息遗失等问题，同时由于纸质档案的局限性，使得记录内容也很难做到公开和透明。同时，也因为缺乏统一的档案格式，纸质档案格式各异，也可能因记录方式不同而产生歧义，给监管带来很大困难，使得档案数据的真实性难以得到保证。电子档案通过规范、标准的档案格式，可以有效规避上述问题，保证数据的公开和透明，且方便各类人群检索、查找。

需要注意的是，电子数据较纸质数据更容易被篡改，且一般不留痕迹，因此应着重强调电子数据的真实性。为了避免发生篡改，有效提高电子档案的数据真实性，可以在种子生产经营电子档案平台设置修改审核机制，如数据有误需要修改时，修改者需要向网络平台提交修改申请及理由，经监管人员审核通过后方可进行改动，以此确保数据的真实性和安全性。通过设置审核机制，一方面，能够保证填好的数据不被他人恶意篡改，提高数据真实性;另一方面，也在一定程度上督促生产经营者重视生产经营档案的填写，做到认真规范地填写档案内容。

完整健全的电子档案，不仅为经营者提供了种子的真实质量、数量、性状等基本生产信息，也为消费者提供了种子真实完整的加工流程、交易流向等经营记录，还能够在生产者、经营者与消费者之间发生纠纷时提供所需证据，便于种子检验部门做出客观公正的判断。同时，种子生产经营电子档案也可以作为实施处罚的实物证据和调查取证的必要手段。在调查种子案件时，一般要对当事人进行现场调查，通过调取生产经营电子档案不仅可以获得原始资料，对当事人的口述进行佐证，还可以就此發现其他违法行为，对帮助司法机关查处种子违法案件，以及协助法官在相关诉讼中做出正确判断等方面都具有重要的意义，有利于打击种子市场的违法案件，规范种子市场经营现状，有效维护种业市场秩序。

4.3   有利于提高种子质量，保障国家粮食安全

建立种子生产经营电子档案需要较强的数据处理能力，对数据的收集、检索、分析、应用等都提出了较高的要求，因此需要大数据技术提供必要的技术支撑。可以说，种子生产经营电子档案是首次将大数据技术大规模地应用在种子数据整合工作中，便于广泛收集全国种子生产经营的基本信息，保证数据的公开透明，利于查询和监督，最大程度实现数据的可追溯。同时，种子生产经营电子档案的建立也为全国种子数据库的搭建提供了基础和保障，全国种子数据库的形成也是种子生产经营电子档案发展的必由之路。全国种子数据库是汇集了我国所有种子生产经营信息的数据库，通过运用大数据技术对收集到的种子信息进行归类、分析等智能化处理[7]，实现有需求的人群可以随时随地登录全国种子数据库平台，查询所需要种子信息的目标。

全国种子数据库能够大力推动我国种子产业的发展，其作用主要包括以下几个方面。

4.3.1   有利于促进种子信息的规范管理

未经过整合的种子生产经营电子档案较为分散，全国种子数据库则可以将档案收集的信息按照一定格式及标准进行划分和归类，便于大规模查询及监管。同时，将各生产经营者上传的生产经营电子档案信息全部收集到全国种子数据库中，由国家农业农村部、林业部统一审核管理，有利于建立和修改审核机制，从而保证档案数据的真实性。

4.3.2   为消费者推荐性价比最高的优质种子

消费者可以通过查阅全国种子数据库，根据所需种子的种类、质量、产地等条件进行精准筛选，快速查询到符合自己需求的优质种子。对于消费者来说，全国种子数据库的建立使种子选择更加快捷和便利;对于生产经营者来说，全国种子数据库必然推动着生产经营者提高种子质量，进而促进我国粮食产业的高效稳定发展。

4.3.3   利用数据挖掘技术进行种业发展宏观指导

全国种子数据库集合了全国种子的生产经营信息，按照种子品种、质量、生产地等名录进行归纳，利用数据挖掘技术可以提取到一些指导性信息，如某地种子的优秀率、某种种子经常售往何地等。因此，通过全国种子数据库的检测指标，利用数据挖掘技术得到数据分析结果，可以从宏观上了解我国种子的生产经营情况，为调整种业政策、进行种业布局等提供数据指导，保障我国种业的稳定发展。如利用数据挖掘中的预测与分类算法，可以根据全国种子数据库中已有的种子价格信息，对未来的种子价格进行预测，并针对预测结果出台相应的扶持政策，实现宏观调控;或利用数据挖掘中的聚类分析算法，对种子生产经营档案中的某项指标进行分析，可以发现各个种子在该指标下的相似程度，从而更加科学地针对该指标对种子进行分类;还可以利用数据挖掘对种子的消费信息进行分析，能在一定程度上预测种子消费者的消费趋势以及种子市场的总体走向，从而能够对种子市场可能出现的情况尽早进行调节[8]。

5   发展种子生产经营电子档案可能面临的问题

如上文所述，种子生产经营电子档案虽然具有查询难度小、存储效率高的优点，但这种存储信息与其存储介质相分离的新型档案形式也存在一定的风险，其中最主要的风险就是真实性和安全性问题。

5.1   真实性问题

保障电子档案的真实性极为必要，主要原因有两点：①电子档案具有易修改性。电子文件的修改较纸质文件更为容易，且可做到不留痕迹修改，因此电子档案更加容易被篡改、误改，甚至人为伪造。②电子档案存在信息与载体分离的特性。电子档案的信息可以同时存在不同的载体上，这使得电子文件可以在不同的计算机之间进行传输、修改和保存，可能会同时存在很多版本的电子档案，从而导致管理机构无法确定电子档案是否经过非必要的修改，进而影响到电子档案的真实性。

5.1.1   确保电子档案真实性的措施

由于与传统档案相比，电子档案的信息内容与信息形式相互分离，即同样的信息可以有多种不同的信息表现形式，因此在审查电子档案的真实性时，只需保证电子档案的信息内容正确，且确认其与形成时的原始状况一致，即可确定电子档案的真实性，可以从以下几个方面审查电子档案的真实性。

5.1.1.1    在电子档案接收阶段

相关部门审查电子档案真实性的重点，应以电子档案的数据形成之后是否与收录信息一致为准。如存在不一致的情况，则应审核该变化是否影响档案记录数据的真实性，如仅涉及信息表现形式的改变，其传递的信息内容并没有发生变化，则应认定为电子档案依然具有真实性。

5.1.1.2    在电子档案日常维护阶段

相关部门审查电子档案的真实性主要有两个方面，一是由于软件或硬件更新，在进行电子档案数据迁移和格式转换时，审查元数据是否与原档案一致。元数据记载了电子档案的格式和结构信息，当电子档案进行存储介质的转换时，会丧失对电子档案元数据的人工记忆，因此比对元数据能够确定电子档案是否具有凭证效力;二是电子档案的检验要素是否有效，在形成种子生产经营档案时有一套完整的真实性认定方法和手续，应用这些方法可以判断具有真实性凭证的电子档案需要具备的检验要素，例如种子生产经营档案中各个环节负责人的签署流程、档案修改后的不同版本、核对档案操作处理权限等，相关部门通过检查这些要素是否真实有效，即可保证电子档案的真实性。

5.1.2   保障电子档案真实性的机制

想要保障电子档案的真实性，可以从以下4个方面着手。

5.1.2.1    进行签发处理

种子企业和监管部门应使用专门的电子印章或电子签名，对电子档案进行签发处理，以保证文件的真实性和准确性。

5.1.2.2    设置用户权限

区别不同用户的权限，根据身份认证为用户开放电子档案的不同权限。明确电子档案的填写、修改、审核、搜索、数据获取等操作权限的开放对象，如为制种企业开放填写和修改权限，为监管部门开放审核权限，为种子销售企业开放搜索和数据获取权限等。并由系统自动对使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录，在涉及使用未经授权的功能时，要拒绝响应并给予警告提示[9]，以此来避免对于电子档案的不规范操作，充分发挥电子档案的价值。

5.1.2.3    进行操作登记

自动且强制对电子档案的修改、存取、传输等操作进行实时登记，以密码形式存储并采取防删改措施，为电子档案的查询和监管提供完整的信息，使电子档案具有可追溯性。

5.1.2.4    制定统一标准

为实体文档的生成、管理、信息利用以及文档规范制定统一的标准。规定电子档案工作的流程，通过制定工作制度和工作标准，使其能够在标准范围内完成文件的形成、流转、审批、鉴定和整理等工作，提高工作效率和电子档案的真实性。

5.2   安全性问题

5.2.1   电子档案出现安全性问题的主要原因

5.2.1.1    电子档案数据具有易丢失性

从人为因素来看，管理人员的错误操作、病毒、木马的恶意攻击等，都非常容易导致电子档案数据的丢失;从非人为因素来看，无论在电子档案的制作、传递、保存过程中发生文件传输错误，还是电子档案的存储介质发生故障，都会导致档案数据的丢失。

5.2.1.2    电子档案对软硬件具有依赖性

不同电子文件对运行环境有不同的要求，由于技术的不断发展以及种子档案数据量的不断扩大，软件和硬件情况都会不断地发生变化。想要保障电子档案的可读性，就必须适时对电子文件进行迁移和格式转换，而在迁移和格式转换的过程中，也可能会导致电子文件信息发生变化，从而影响电子档案的安全性。

5.2.1.3    电子档案对元数据具有依赖性

纸质档案一般在原件或附带的表格中，直接记录着单位交接、报批签署等背景信息，也就是说文件本身已经包含了类似元数据的信息。而在电子档案中，元数据与文件内容信息常常被分离保存，如果发生元数据丢失，则会改变电子文件的原始形态，直接影响电子文件的凭证作用和价值。

5.2.2   防止电子档案发生安全性问题的保障措施

针对电子档案出现安全问题的3个主要原因，可以从以下2个方面保障电子档案的安全性。

5.2.2.1    分布式管理

相较于传统的纸质档案，电子档案与载体的关系更加密切。如仅在一个档案馆里进行管理和保存，一旦该馆的设备出现问题，将严重危及电子档案的有效性和安全性[10]。因此对于具有持久保持价值的电子文件，可以采取分布式管理的方式，分散在不同地方的档案馆内加以保存，以增强电子档案的安全性。

5.2.2.2    改变软件和硬件结构

针对电子文件的设备依赖性，一些国家采取了相应的措施，使电子文件脱离了原来的软件和硬件环境，得以实现长久保存。例如挪威的“电子文件管理工具（TEAM）”项目，该工具软件包将ORACLE数据库文件以展开方式存储，由于去掉了原数据库复杂的索引结构，使电子文件保管时不再受原数据库的条件限制[11]，在需要使用这些电子文件时，可通过SQL结构化查询语言检索。通过改变电子档案的结构，使其脱离原来的软件和硬件环境，可以实现电子档案的长久保管。

6   发展种子生产经营档案存在的问题及对策

6.1   当前种子生产经营档案存在的问题

6.1.1   未实现电子化

《种子法》第36条第一款规定，“应建立种子生产经营档案制度，规定生产经营档案的建立和保存主体为生产经营者”，要求实现全程可追溯;同时《农作物种子生产经营许可管理办法》中也明确规定，“种子生产经营档案所需要具体记载的内容及保存年限”，要求記载信息具有连续性和真实性。然而目前我国并没有建立起种子生产经营电子档案，大部分地区仍然停留在纸质档案层面，并且没有建立信息完整、功能成熟的全国种子数据库。

主要原因有以下几点：①由于建立种子生产经营档案这一要求于2016年刚刚提出，当前仍处于不断践行和完善的阶段;②由于建立种子生产经营电子档案，直至最终建立全国种子数据库，都对档案技术提出了较高的要求，需要投入一定的开发成本，当前国内少有愿意参与电子档案建设项目的投资公司;③我国目前仍未出台要求建立电子档案的相关法律，现有的《种子法》和《农作物种子生产经营许可管理办法》仅规定了应建立种子生产经营档案，对如何建立以及具体的建立形式并未作出明确规定，因此生产经营者更愿意选择建档成本较低的纸质档案。

综合来看，由于纸质档案存在种种局限性，不仅很难真正实现全程可追溯，也为监管部门的监督检查工作造成了较大障碍。随着科学技术的发展和进步，数据的电子信息化必然在各行各业得到显著的应用，而种子生产经营档案的电子化也将成为不可避免的趋势。我国也已经明确提出建立记载信息连续真实的种子生产经营档案，且必须全程可追溯，但由于种子生产经营档案记载的信息量较大，相关法律法规尚不健全，因此当前的种子生产经营档案电子化发展进程仍较缓慢。

6.1.2   种子生产经营者建档意识淡薄

部分种子商贩缺乏应有的信息意识，主观上认为建立种子经营档案会浪费时间、影响收入;还有些种子商贩将种子的品种名称张冠李戴、冒名顶替，甚至不能清楚区分不同作物种类的同名品种，很难建立起种子经营档案。

此外，还有一些生产经营者由于其经营的特殊性，不愿意建立种子生产经营档案，主要包括：①由于委托经销商经营的种子属于具有种子经营许可证的经营者提供的种子，一些委托经销商借口供货方种子质量合格，不愿建立种子經营档案;②专门经营不再分装的包装种子经营者，以依法购进合格种子，使用者不会出现种子质量纠纷为由拒绝建立种子经营档案;③流动种子商贩串村入户、行踪不定，仅销售种子而不能实现种子经营档案的建立[12]。

6.1.3   经营档案不规范，内容不全

首先，大多数种子生产经营者已经具备生产经营档案，但是并没有按照《种子法》规定的内容进行填写，存在擅自推广未审定的品种（系），或只填写主要农作物种子，不填写瓜菜类作物种子等情况，使得生产经营档案不规范、格式不统一、内容繁简不一，从而失去了种子生产经营档案应有的作用。此外，由于采用纸质档案需要生产经营者填写相关信息，一些种子生产经营者建档时不认真、不负责，存在书写不规范、字迹潦草、模糊不清等情况，甚至在档案中发现错别字而产生歧义，或受限于文化水平无法正确书写相关信息，给种子建档以及有关人员审查和监督档案内容带来不便。

其次，部分种子经营者为了应付有关上级部门的抽验、检查，不负责任地临时突击填写生产经营档案，使种子来源、加工、贮藏、运输、质量检验等环节的简要说明，以及责任人、销售去向等重要内容不完整;更有部分经营者经营未达标的种子，档案上依然填写质量合格的种子标准，蒙骗种子管理部门的检查，使劣质种子流入种子市场，导致种子经营档案失真，失去了建档的意义。

6.2   具体的解决方案

6.2.1   通过立法，明确要求种子生产经营档案电子化

目前的科技发展已经能够满足种子生产经营档案电子化的技术需要，而电子化档案可以有效解决目前纸质档案的种种弊端，有利于保障我国的粮食安全。只有通过立法明确要求种子生产经营档案执行电子化，才能推动电子档案的快速发展。

6.2.2   制定电子档案操作守则，明确电子档案基本要求

为了使种子生产经营电子档案实现规范化，有关部门应制定电子档案的操作守则，对档案数据录入、条目创建、填写要求等内容作出明确规定，并设计格式统一、归档分类方法一致的种子生产经营电子档案范本，以便生产经营者规范填写档案信息，实现电子档案信息的快速查找及监督检查。

6.2.3   采用必要措施促进档案电子化

有关部门应创造条件并采用一系列手段，积极推动种子生产经营档案的电子化。如通过加大宣传力度，做好《种子法》的宣传工作，采取集中宣讲、上门走访、邮件、电话传达等方式，将《种子法》及配套的法律规章精神讲清、讲懂、讲透，并采用调查问卷等方式进行回访[13]，让生产经营者真正树立责任意识和担当意识，认识到建立种子生产经营电子档案的重要性，真正发挥种子生产经营电子档案应有的作用[13-14]。

此外，对于未按照相关规定填写档案或填写虚假信息的生产经营者，有关部门应将其不良行为记录在案，纳入征信系统，并依法进行处罚[15]。

6.2.4   构建全国种子数据库平台，实现信息共享

有效整合和完善收集到的种子生产经营电子档案，利用大数据技术对其进行检索分析，建立健全全国种子数据库[16-17]。通过搭建全国种子数据库平台，促进全国种子信息的互通共享，最终实现种子生产经营全程可追溯的发展目标[18]。

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