用友ERP供应链销售管理“四要点”

张卫丽（郑州商学院工商管理学院 河南 巩义 451200）

一、引言

用友ERP供应链销售管理涉及总账管理、销售管理、库存管理、存货核算、应收款管理、采购管理六个模块，模块之间数据共享，销售业务经过严格的销售业务流程生成确认收入以及结转成本的凭证，该凭证最终传到总账。销售业务涉及普通销售业务、现结销售业务、委托代销业务、分期收款发出商品业务、超发货单出库业务、直运销售业务等不同的销售类型，每一类销售业务都有着不同的初始设置、不同的业务流程、不同的凭证制单查询条件，如此复杂多样的销售业务如何进行统一化、简单化，从而使用友供应链初学者和会计实务工作者易于掌握值得我们探讨。

本文在挖掘用友ERP供应链业务本质特征的基础上，由点到面、以基本业务为抓手，将前后不同业务之间的联系与区别进行深入的剖析，以期找到本质异同和业务前后之间的逻辑，灵活自如地进行销售管理业务处理。下面将从初始设置、业务流程、凭证生成、业务取消四个方面进行分析。

二、初始设置

（一）系统启用

供应链销售业务正常运行的前提是正确启用相关模块，模块启用是进入业务的门户，是业务操作的第一步。销售管理涉及到确认收入、结转成本，同时生成的凭证还需要传递到总账模块，所以销售业务需要同时启用“总账”“应收款管理”“销售管理”“库存管理”“存货核算”五个模块，如果涉及到直运销售业务，还需要启用“采购管理”模块。

（二）客户档案

客户档案直接涉及到增值税专用发票的开具，客户是企业销售的对象，只有设置了客户档案才能进行销售业务处理，为此，需要在“企业应用平台→基础设置→基础档案→客商信息→客户档案”中输入客户的开户银行和银行账号，否则在销售专用发票保存时会出现如图1所示的错误提示。

图1

客户档案需设置分管部门（销售部）和专管业务员，这样在销售管理的报价单、销售订单、发货单等页面输入客户简称，系统会自动带出销售部门和业务员的相关信息；否则，在销售管理中输入客户简称的同时还需要手工输入销售部门和业务员，会增加录入的工作量。

（三）存货属性

存货属性直接关系到销售业务中该存货能否正常出售，在“企业应用平台→基础设置→基础档案→存货→存货档案”中将存货属性设置为“内销”（见图2）以后，才可以在销售管理中进行销售业务的操作，否则，销售业务的存货编码参照为空，无存货可以销售。直运销售业务涉及到采购和销售两个模块，所以存货属性需要同时指定为“内销”和“外购”，如图3所示。此外，需要特别注意的是，业务处理要与国家的法律法规政策保持一致。比如，要关注一般纳税人增值税税率的几个时间节点：2017年7月1日起，增值税税率分别为17%、11%、6%；2018年5月1日起，增值税税率分别为16%、10%、6%；2019年4月1日起，增值税税率分别为13%、9%、6%。

图2

图3

（四）参数设置

用友ERP的每一个模块在正常运行之前，均需要先行进行参数设置，不同的参数设置决定不同的销售业务处理。销售业务包括先发货后开票、先开票后发货、一次销售分次出库、委托代销、分期收款、超发货单出库、直运销售等。总的设置要求是：在销售模块进行销售管理→设置→销售选项→业务控制的设置，其中主要参数设置意义如下：取消“报价含税”，报价即为无税单价，系统自动得到含税单价，如果勾选了“报价含税”，系统会自动得到无税单价，一般来说报价是不含税的，具体需要根据实际情况进行选择。不同销售类型的具体参数设置如下：

1.先发货后开票普通销售业务：在“销售管理→设置→销售选项→业务控制”中勾选“销售生成出库单”，录入发货单之后，系统自动得到销售出库单，不需要手工录入；如果没有勾选，需要手工录入销售出库单。

2.先开票后发货普通销售业务：在“销售管理→设置→销售选项→业务控制”中取消“销售生成出库单”，开票在前，销售在后，此时需要手工录入销售出库单。

3.一次销售分次出库业务：在“销售管理→设置→销售选项→业务控制”中取消“销售生成出库单”。

4.委托代销业务：在销售模块进行“销售管理→设置→销售选项→业务控制→有委托代销业务”的设置；在存货核算模块进行“存货核算→初始设置→科目设置→存货科目→分期收款发出商品科目为发出商品”的设置，以及“存货核算→初始设置→选项→选项录入→委托代销成本核算方式选择按发出商品核算”的设置。

5.分期收款业务：在销售模块进行“销售管理→设置→销售选项→业务控制→有分期收款业务”的设置；在存货核算模块进行“存货核算→初始设置→科目设置→存货科目→分期收款发出商品科目为发出商品”的设置。

6.超发货单出库业务：在库存管理模块进行“库存管理→初始设置→选项→专用设置→勾选允许超发货单出库”的设置；在基础信息中进行“基础档案→存货档案→控制→输入出库超额上线的设置；在销售管理模块中进行“销售管理→设置选项→勾选允许超发货量开票、取消销售生成出库单”的设置。

7.直运销售业务：在销售管理中进行“销售管理→设置→销售选项→业务控制→有直运销售业务”的设置。

具体参照下页表1。

表1 销售管理参数设置表

三、业务流程核心

销售业务种类繁多，但是不管什么样的销售业务都是在先发货后开票普通销售业务基础上展开的，只要把握先发货后开票普通销售业务流程，其余销售业务只需把握与先发货后开票普通销售业务的不同即可轻松掌握，也就是以点带面，真正掌握基本业务的原理及核心，以此来开展相关联业务，不用再受一业务一流程的繁琐流程限制。

（一）销售基本业务

先发货后开票普通销售业务是最基本、最核心的业务，具体业务流程如下页图4所示。

图4 先发货后开票普通销售业务流程图

销售基本业务生成的记账凭证分别为：

凭证1：借：应收账款

贷：主营业务收入

应交税费——应交增值税（销项税额）

凭证2：借：应收账款

贷：库存现金

凭证3：借：主营业务成本

贷：库存商品

凭证4：借：银行存款

贷：应收账款

解析：（1）如果销售业务有代垫费用，则代垫费用的录入有两种方法：销售专用发票点击“代垫”；或者在代垫费用单录入，通过应收单制单生成凭证，借记“应收账款”科目，贷记“库存现金”科目。如果销售业务有费用支出，则费用支出的录入有两种方法：销售专用发票点击“支出”；或者在销售费用支出单录入。费用支出凭证在供应链无法生成，需要在总账管理系统手工增加凭证，借记“销售费用”科目，贷记“库存现金”科目。（2）销售发货单的数量应该小于等于销售订单的数量。（3）存货的计价方式如果为全月平均法，则销售成本的结转需要在存货核算中统一进行月末处理，再结转成本。（4）存货核算生成凭证的查询条件分两种情况：存货核算→选项录入→销售成本核算方式选择“销售出库单”，查询条件为“销售出库单”；存货核算→选项录入→销售成本核算方式选择“销售发票”，查询条件为“销售专用发票”。（5）有付款条件、汇率的业务，销售订单表头中录入“付款条件”，如果日后享受了现金折扣，要进行核销处理；有汇率的业务在销售订单中录入“外币币种”和“汇率”。（6）签订附有赠品的销售合同，赠品的单价为0；赠品出库选择“赠品库”。（7）现金折让，需进行红票对冲，但不制单。

（二）销售扩展业务

1.先开票后发货普通销售业务，需要在销售基本业务流程图中“销售专用发票”之后增加“由仓库主管在库存管理录入销售出库单”这一步骤，由原来的五步操作变为六步，同时，第一步销售管理取消发货单。生成的记账凭证同销售基本业务。

2.现销业务，其与销售基本业务存在以下不同：（1）第二步的销售专用发票要点击“现结”。（2）第三步的应收单据审核，过滤条件勾选“包含已现结发票”。（3）第三步中的制单处理，选择“现结制单”。需要注意的是：第五步中的收款单据录入，要视是否全额现销情况而定，如果是全额现销，则没有第五步；如果是部分现销部分赊销，则第五步仍需要保留收回剩余款项的业务。生成的记账凭证和销售基本业务的不同之处在于：

凭证1：借：银行存款（现销部分金额）

应收账款（赊销部分金额）

贷：主营业务收入

应交税费——应交增值税（销项税额）

凭证4：借：银行存款（赊销部分金额）

贷：应收账款（赊销部分金额）

3.分期收款销售业务，其与销售基本业务的不同在于：（1）业务类型选择分期收款。（2）分期收款发货单之后多了一步“存货核算的发出商品记账”，生成记账凭证5。（3）生成结转成本的凭证6。生成的记账凭证和销售基本业务的不同之处在于：

凭证5：借：发出商品

贷：库存商品

凭证6：借：主营业务成本

贷：发出商品

4.支付代销手续费的委托代销业务，其和销售基本业务的不同在于：（1）发货单在委托代销发货单录入。（2）委托代销发货单之后多了一步“存货核算的发出商品记账”，生成凭证7。（3）委托代销结算单保存审核自动生成销售专用发票，只需点击销售专用发票进行审核即可。（4）在第三步“应收单据审核”之后增加“应付单据审核”，结算委托代销手续费，生成凭证9。（5）在手续费应付单据审核之后增加“应收冲应付业务”，生成凭证10。（6）生成结转成本的凭证8。生成的记账凭证和销售基本业务不同之处在于：

凭证7：借：发出商品

贷：库存商品

凭证8：借：主营业务成本

贷：发出商品

凭证9：借：销售费用——委托代销手续费

应交税费——应交增值税（进项税额）

贷：应付账款

凭证10：借：应付账款

贷：应收账款

5.直运销售业务，其是销售业务和采购业务的结合体。（1）先直运销售的流程为：销售订单——销售专用发票（注意：直运业务不能输入仓库）——应收单据审核——制单处理，生成凭证1。后直运采购的流程为：采购订单——采购专用发票（不需结算）——应付单据审核，直运销售和直运采购不能颠倒顺序。（2）存货核算，直运销售记账，生成凭证3和凭证11。（3）从销售订单到采购订单，不需要出库和入库。和销售基本业务相比增加凭证11。

凭证11：借：库存商品

应交税费——应交增值税（进项税额）

贷：应付账款

四、制单查询条件及生成凭证

不同类型的销售业务生成凭证主要包括确认收入、结转成本以及收款等，生成凭证主要在应收款管理模块和存货核算模块，生成凭证的查询条件众多，存货核算常用查询条件有：销售专用发票、销售普通发票、销售出库单、材料出库单、其他出库单、红字回冲单、蓝字回冲单、分期收款发出商品发货单、委托代销发出商品发货单、分期收款发出商品专用发票、委托代销发出商品专用发票、分期收款发出商品普通发票、委托代销发出商品普通发票、直运采购发票、直运销售发票等。应收款管理常用查询条件有：发票制单、应收单制单、收付款单制单、核销制单、票据处理制单、汇兑损溢制单、应收冲应收制单、预收冲应收制单、应收冲应付制单、红票对冲制单、现结制单、坏账处理制单等。生成凭证的查询条件至关重要，需要根据凭证类型准确定位查询条件，根据销售业务流程所示的凭证归纳如表2所示。

表2 凭证查询条件表

五、业务的取消

总账是用友ERP的核心处理系统，是业务的主干，总账之外的子模块生成的凭证，统一汇集到总账管理中进行后续的凭证处理、账簿及报表编制工作。凭证的修改及删除遵循从哪里来到哪里操作的原则，作为供应链销售系统生成的凭证亦是如此，销售业务生成凭证的删除需要在生成凭证的系统中进行修改或删除，然后在总账系统进行整理，彻底删除该凭证。凭证删除的操作需要把正常的经济业务顺序倒着进行，删除凭证→取消正常单据记账→取消应收单据审核→取消销售专用发票审核并删除→取消发货单审核并删除→取消销售订单审核并删除→取消销售报价单审核并删除。具体操作时需要注意的是：（1）正常单据记账的取消：在存货核算模块进行“存货核算→业务核算→恢复记账”的设置。（2）应收单据审核的取消：应收单据审核过滤条件勾选“已审核”。

六、结语

通过对供应链销售管理初始设置、业务流程、凭证生成、业务取消四个方面的分析探讨，可以清楚地看出初始设置是销售业务处理成功的首要条件，销售基本业务是不同类型销售业务的核心，其他扩展销售业务都是在销售基本业务基础上进行针对性修改而进行的业务处理，在业务流程的基础上生成凭证的查询条件也要和不同的销售业务类型进行一一对应，最终得到销售业务凭证并传递到总账，将种类繁多的业务整体化、简单化，从而有助于学生及会计人员轻松理解并掌握，提高学习及工作效率。