浅析企业科技档案管理工作创新研究

陈悠然

摘 要：随着知识经济、信息革命的蓬勃发展，推动着企业科技档案管理工作的积极创新。科技档案管理作为企业科研管理工作的重要组成部分，对提高企业的工作效率，增强企业效益起着至关重要的作用。为此，企业方面也应结合企业实际情况合理实施创新，发挥科技档案作用。笔者主要探讨了企业科技档案管理的创新，指出只有强化管理，不断创新，科技档案管理工作才能适应企业快速发展的需要。

关键词：企业;科技档案管理工作;创新

一、引言

企业科技档案，作为企业生产、技术、科研等活动的真实记录，是企业的基础性信息资源，在企业管理中发挥着重要的作用。在新形势下，企业科技档案工作与创新的交互程度不断深化，创新所产生的新思维、新手段、新技术冲击着传统的科技档案管理模式。

创新被视作开创企业科技档案工作新局面的重要推力，其逐渐成为企业档案部门关注的一大重点。科技档案事业面临着“三位一体”式的历史性转变，即由传统的档寨管理体制转变为以全方位的档案信息管理、档案信息开发和档案信息服务为特征的新体制转变。加强如何在新形势下实现企业科技档案管理工作创新研究意义重大，具体分析如下。

二、新形势下企业科技档案管理工作中存在的主要问题

（一）对科技档案管理重视程度不高，管理模式未更新

企业对科技档案管理工作重视程度不高，是限制科技档案管理工作科学化、创新化发展的根本原因。部分企业在具体工作开展中仍旧沿用传统管理模式，没有很好地运用信息化技术，无法满足当今科研项目资料多元化现状，档案调取和利用的效率较低，这很大程度上影响了档案的存在价值。同时，对于档案管理人员的知识储备等方面没有实时更新。例如有些企业已经配备了档案管理信息化系统和设备，但由于企业档案人员的知识和技术未及时更新，无法正常运用新设备，从而导致档案管理模式没有发生根本性改变，仍旧沿用传统模式。

（二）制度建设和落实有待加强

由于对科研项目档案管理的重视程度不高，部分企业并未制定规范有效地科技档案管理制度，有制度的但可操作性不强或者制度没有很好地实施。缺乏对科技档案进行系统、科学、有效的管理，致使档案材料移交混乱，页码编号不规范，档案排序及材料分类不清，入库不完整、不及时等问题，造成科技档案完整性缺失、准确性较差、系统性不高，难以准确反映真实内容和历史过程。管理过程中缺乏必要的科技档案整理、修改、补充制度，这就给企业科技档案管理带来一定的阻力。

（三）管理方法应区别于其他档案管理

科技档案资料记录了科研活动的全过程，而科研项目活动有别于其他活动，其档案资料有一定特殊性，在采取一般档案管理方法的基础上，还需注意增加一些针对科研项目档案特殊性的方式和方法。例如科研活动的档案资料可以是文字、图片、视频、音频、软件等形式。而形式多样的档案资料就要求管理方法同样具有多样性，而传统的科技档案管理方法已无法满足这些需求。

（四）人员综合素质达不到档案管理工作的要求

通常，作为一名合格的企业档案管理人员，应该有着良好的服务意识和扎实的专业知识于技能。不过就当前的企业情况来看，能够达到以上要求的并不多。企业档案人员管理缺乏规范性或职业道德素质不高，难以有效完成科技档案管理工作的开展，导致归档文件的系统性不强，档案信息保存不完整，所归档文件不能正确反映科研项目的技术全貌、进展过程，严重地影响了科技档案的开发利用价值。

三、科技档案创新管理措施

（一）加强科技档案意识

在企业科技档案管理中，要增强企业人员的意识。一方面，提高思想上的重视程度。企业加大科技档案工作的指导;同时，对于科技档案的正确使用对企业生存、发展的影响也应大力宣传，争取赢得全体同仁对科技档案管理工作的重视，为其管理工作创造良好的环境，进而加强科技档案管理。另一方面，让归档人员和档案管理部门承担起科研档案资料积累的责任，使科技档案文件的归档工作科学化、规范化、程序化。

（二）持续改进科技档案管理制度

企业要科学并因地制宜地制定科技档案的管理制度。科技档案管理制度必须要精细化并操作性强，能较好地规范企业人员的行为。企业要不断总结制度在执行操作过程中出现的问题，并逐步改进，不断适应新形势。具体包括以下方面：

1、要建立健全科技档案接收保管制度，对有保存价值的科研成果必须由档案管理部门统一保管;

2、建立健全科技档案整理制度，按照统一标准进行分类和著录，使档案管理的规范化;

3、建立健全科技档案的借阅制度，必须根据科技档案的不同机密等级履行不同的借阅审批手续;

4、建立健全科技档案的鉴定销毁制度，所有失去保存价值的科技档案需要销毁的必须经过企业专门的档案鉴定销毁小组鉴定后方可销毁，使销毁工作谨慎、销毁程序规范

（三）完善科技档案管理方法

企业信息管理中需要完善科技档案的管理方法，创新管理手段，提高科技档案管理效率和水平。具体包括以下3个方面：

1、对科技档案进行合理的科学的分类工作，科技档案内容、形式复杂，要想提高科技档案信息的利用率，及时找到信息必须进行合理的分配，企业档案人员需要建立科学的分类方式，有效整合档案信息;

2、科技档案工作进行合理分工，提高工作效率。企业通过合理分工可以充分发挥每一个档案人员的作用;

3、很多科技档案在长时间保存过程中可能会出现丢失现象，这就需要缩短科技档案保管年限。这样不仅能够提升科技档案管理效果，还能避免档案资料因保管时间过长而出现泄露问题，提升科技档案的完整性和严谨性。

（四）加大应用信息技术

传统档案的存储和查阅模式不利于对科技档案的利用和知识的传播，已无法适应现今电子化阅读的需求。企业必须加大网络信息技术的应用，加快科技档案数字化工作，构建科技档案信息数据库，并建立档案管理和使用的专业网站。

企业通过对科技档案开展有效管理，减少科技档案管理时投入的时间和人力，从而降低相关人员在科技档案管理时的难度。同时还可以利用计算机管理系统对科技档案目录实施有效调整，确保科研活动各个阶段产生的科技档案整理和归档工作顺利开展。

（五）提升档案人员素质

企业人员素质的高低对科技档案管理的发展非常重要，因此提升人才的引进与培养可以促进科技档案管理工作的健康发展。档案人才的培养主要分为三个方面，第一，企业引进高素质、高能力的档案管理人员;第二，企业对现有档案管理人员进行定期培训，加强档案人员之间的相互交流，分析解决在工作中遇到的重点、难点，提高档案人员在实际科技档案管理工作中的应变能力;第三，档案管理人员提升自身的学习意识，主动学习先进的管理方法和专业知识，提升专业素质，发挥信息化档案管理的现代技术，提升管理工作效率和科技档案价值，更好地服务于企业科研生产创新。

四、结语

综上所述，科技档案对于企业的发展的影響非常大，因此必须要对档案创新给予充分的重视。创新科技档案进管理工作行是顺应时代发展的需求，也是经济发展必然的结果。

参考文献：

[1]新形势下科技档案管理模式的创新 王岩 魅力中国 2020年36期

[2]浅析信息化时代科技档案管理工作创新研究 秦彩霞 才智 2018年33期

[3]新形势下科技档案管理模式创新的思考 黄伟茹 科技与企业 2013年13期