浅谈数字金融档案管理

朱曙光

摘要：金融是一个紧密联系国家经济发展的核心产业，它的发展一直都是社会的前沿，更多地运用于各类科技。随着金融企业的发展，档案管理已经成为了一种重要的业务，它在金融企业的各个领域都有着很好的应用前景，这一点在金融企业的发展中已经有了很大的作用，这也使得银行的档案管理工作变得更加的高效，但是其中存在的一些安全问题，依然需要我们高度重视，加强警惕，并且还应该进一步的加强创新，使数字化技术在金融企业的档案管理中贡献出更多的力量，推动金融业的迅速发展。

关键词：档案管理;数字化;金融企业;措施

引言

当今世界经济日益朝着全球数字化的趋势逐步发展，社会也在逐渐步入信息化的时代，科技的进步为很多的企业创造了更为有利的条件。数字信息只是更显著的一种表现。就此看来金融机构必须把握数字时代的发展，做好相应的档案管理，使其适应时代的发展趋势。

一、档案管理数字化具有重要的意义

1、档案管理数字化对于传统档案管理具有一定的优势

伴随着档案管理工作数字化的进展，档案管理工作数字化的优点开始慢慢的显现了出来。和传统的纸质档案和声像文档比较，经过互联网数字化的电子文档主要存在着如下几个方面的优点。首先，文档存储数字化能够节约大量的空间。其次，文档存储数字化能够拉长文档存放的时限，而且数字化的文档对存放环境要求大大降低，一般情形下一台电子产品就能够存放数个大型图书馆的文档。

三，文档存储数字化，能够便于文档的备份，从而极大提高了档案管理人员的效率，也有效提升了文档的检索效果和使用率。

2、档案管理数字化是社会发展的大势所趋

在科学技术高度发达的现今社会，中国传统的纸张文件和磁性文件技术早已赶不上网络时代的发展脚步，已经适应不了人们快节奏的生活工作方式。传统的纸张文件和磁性档案管理都必须耗费巨大的人员、物资和财力，而且保存文档对自然环境要求也非常高，不仅要求巨大的存储空间，还必须保证相应的气温、湿度等环境要求，所以针对于文件的检索，尽管工作人员早已采用编号方式实现了索引功能，但对于数量巨大的归档检索文件依然是一项巨大的工程。

3、档案管理数字化对文档的传输具有相当的优越性

传统的纸张文档和磁性文档，在一般情况下都会放置于库房、档案室和其他专门收藏文档的场所。实物文档的检索必须在这些保存文档的场所才能检索，因此本地实物文档的信息检索还相对较为简单，但是，对于异地实物文档的信息检索就已经相当的不简单了。

二、金融企业档案管理数字化发展措施

1、促进档案管理数字化发展的规模化建设

档案管理数字化发展的一项重大贡献，就在于它可以实现档案管理中传递、查阅和共享信息的高效性，这是不同于以往的纸质传统管理手段的一项巨大优点，而针对这一优点来说，要想更全面地进行该贡献的体现就需要首先进行档案管理数字化工程的全面化发展，而这个全面首先就是指在尽可能多的金融产业内应用数字化档案管理技术手段，并在此基础上才可以实现档案管理的有效传递、查询等功能，对于单一企业开展数字化档案管理工程建设来说确实也具有一定的优越性，不过由于这个优越性还不够突出，也只是局限于金融企业本身的发展，所以相对于整体企业和大规模的数字化档案管理工程建设来说，其优越性的实现还并不明显.

2、建立我国金融企业内部档案管理现代数字化工程的法规与规范

就当前而言，将金融企业档案存储进行数字化是一个相对新兴的信息技术应用，所以，在具体的实际运用与管理工作中必然会出现相应的问题，而这些缺陷在规章制度以及具体的技术标准上体现的尤为突出，所以，这些制度的健全以及具体技术标准的建立成了落实将金融企业档案存储数字化的必要措施。因此，作为具体的法规和规范来说，必须是自上而下加以完善和建立的，一般而言，必须将大量的金融产业都投入到具体的完善和建立过程当中，进而再加以普及应用，最后达到在整体金融产业内的数字化建设的统一，特别是作为具体的规范来说，只能做到统一才可以做到更加规范的档案信息的沟通与互换，反之将很难做到整体金融产业的全面发展，也不利于上述的规范化落地。

3、重点加强金融行业档案管理数字化的安全性建设

注重做好金融档案管理数字化的安全工程建设。

对金融业而言，体现档案管理的数字化建设优点是相当突出的，这特点在其蓬勃发展的必然性上也能够反映得出，不过它在蓬勃发展过程中的某些问题需要受到有关人员的高度重视，特别是安全性问题更是十分重要，对金融企业中的一些核心档案信息系统而言，保证其信息安全是非常必要的，如果发生了泄密问题将会导致整个金融企业很大的经济损失，在许多时候经济损失更是不可估量的，而且安全问题在当前时有发生的，目前不少金融机构中都出现了档案信息外泄的事件，包括在互联网中出现的某些病毒，甚至是黑客的非法入侵等都会导致整个金融档案信息安全的泄露，通过对上述问题分析，加强整个金融档案管理数字化发展中的安全性建设确实是至关重要，不过困难程度还是相当高的，具体必须着重做好如下几方面的管理工作与监控：

（1）第一，做好对档案信息浏览的存取权限的设定与管理，这是保证其安全的一种最基础的管理手段;

（2）其次，定期地针对整个的文档系统进行全方位的病毒扫描，以降低由于病毒的存在而导致的文档信息泄露现象;

（3）最后，还应当通过必要的保密手段，来实现对核心文档信息安全的维护，以确保其存放与利用上的安全性。

4、加强档案管理人员的综合能力提升

针对金融企业档案管理的信息化建设工作而言，除了必须做好必要的科技发展和管理制度建立工作以外，還必须使得其具体的管理者都具有一定的管理才能和科技素养，特别是针对这种数字化管理模式而言，当前不少的金融企业档案管理员工对具体的管理一些方法，还是面临着一种迷茫和不熟悉的情况，这也是今后一定要做好培训和教学工作的重点内容所在。

结语

在经济发展全球数字一体化的背景下，企业在更广阔范围内的生存和发展都面临着严峻的考验。金融行业要想发展，就必须从各方面提高自己，用科技武装自己。在实际工作中，档案管理是金融行业的重要组成部分，所以要在实际操作中尽可能地实现档案管理的数字化，使档案管理技术更加成熟。