高校行政办公自动化系统建设与发展的研究

胡晶晶 周斌 武汉工程科技学院

1 引言

高校行政办公自动化系统是一种专门针对高等院校行政管理的管理信息系统。它是高校日常办公管理现代化的重要标志，是提高高校日常办公效率的重要途径。

2 建设高校行政办公自动化系统的意义

高校行政办公自动化系统的应用具有如下多方面的社会意义：

2.1 提高高校日常工作效率

高校行政办公自动化系统为高校的日常工作提供了更有力的支持，通过基于网络环境办公，由系统自动处理各类文件会签、审批、发布和信息管理等操作，有效提高办公的时效性、便利性和准确性，并降低内耗，从而大大提高工作效率。

2.2 提高日常工作质量

高校日常办公会涉及到大量的各类文件和信息，对这些文件和信息进行有效的组织、管理、查询、归档等工作尤为重要，这不仅是对办公历史纪录的保存，更有利于办公的规范化管理，为办公数据的查询、统计与分析、后续的办公与决策提供必要的依据。依靠人工处理这些信息显然效率底下且容易出现各种错误和遗漏，而通过高校行政办公自动化系统不仅可实现对这些信息的高效处理，更可实现信息处理的规范化、精准化、人性化、自动化、智能化，从而从根本上提高日常工作的质量。

2.3 实现高效在线协同办公

高校许多日常工作需要多部门、多人员之间相互协作。以传统人工方式开展这类工作较为繁琐，协作过程中容易出现各种差错和遗漏，对工作的流程和时间段控制以及对阶段性成果的监管常常存在各种问题。通过高校行政办公自动化系统来进行在线协同办公，可大大改善传统人工操作方式所带来的弊端。例如，利用高校行政办公自动化系统可实现预设每项工作的流程和进度安排，各部门及相关人员之间按此流程以并行或串行等方式协同办公，由系统识别和管控整个工作的进度与质量，从而实现高效协同办公。

2.4 对积累数据进行自动分析，为相关决策提供支撑

高校长期的日常办公会积累大量的各类数据，这些数据经过统计与分析、挖掘提炼可形成高价值信息，为相关决策的制定和后续工作的开展提供有力的支撑，促进高校的建设与提升。然而，依靠传统的人工方式来进行这项工作不仅效率低下，而且数据流失严重。高校行政办公自动化系统可对这些数据进行有效的管控，自动进行数据的挖掘与分析，在有效避免数据流失的同时，能高效分析数据，从而更好地服务于高校建设。

3 高校行政办公自动化系统的特性与发展

高校行政办公的自动化、信息化、移动化、甚至智能化已成为未来的发展趋势。

3.1 运行于移动互联网平台的协同办公

近年来，随着移动互联网技术的迅猛发展，许多基于传统网络环境运行的软件都发展出了基于移动互联网的版本。办公自动化系统与各类通讯网络、计算机网络以及互联网技术等终端设备相结合，形成了灵活、便捷的移动办公自动化系统，无论用户在何时何地都可以接入移动办公自动化系统，从而在很大程度上节约了宝贵的时间，提高了办公的效率。移动办公自动化系统也开始积极利用各类移动终端上网技术，使移动办公自动化系统发挥最大的效能。移动办公的出现是现代办公发展的必然产物，并且在很大程度上提升了办公效率，特别是在应对突发和紧急事件的时候尤为突出。因此，现代的办公自动化系统软件都开始逐步推出了移动OA子系统模块。

高校行政办公自动化系统也不例外，同一系统，两种运行平台，既支持在PC环境下运行也支持在移动终端运行，从而使得日常办公更加便利、及时和高效。在设计移动终端功能模块时，通常采用两种方式：一种是通过开发APP，采用C/S模式来实现；另一种是通过开发适用于移动终端浏览器的动态Web页面，采用B/S模式来实现。前者可提供最佳的人机交互体验，能调用移动硬件设备的底层功能并可访问本地资源，但移植到不同平台上比较麻烦，维持多个版本的成本比较高，用户需安装该APP才可使用；后者与在PC端用浏览器访问的形式并无本质区别，只是换成了移动设备上的浏览器访问，故一般B/S结构的优点其都具备，但无法调用移动硬件设备的底层功能和访问本地资源。在实际项目中应根据实际需求选择合适的实现方式。

3.2 向协同办公管理平台方向发展

现代很多企事业单位都实现了内部各类业务的信息化管理，通常都由若干不同的管理信息系统来实现。高校也不例外，这些信息化系统往往都是在独立运行，各职能部门负责管理自己的信息，若进行跨部门协作，则经常需要通过人工的方式来进行信息交互，这样的效率显然不高，且容易出现差错。

因此，以高校办公自动化系统为中心，打通其他各信息化系统及扩展开发模块并建立与办公自动化系统连接的纽带，使各系统集成在一起，形成一个有机的整体。各部门的子系统依然保持着其原有的功能和运转流程，当需要实现多部门协同办公时，由办公自动化系统负责各部门之间协作的总流程和信息的管控，相关各部门的子系统负责部门内的运转管控，通过办公自动化系统协调各子系统的信息在内部进行高效交互，从而实现跨部门协同办公管理。这种办公自动化系统打造成协同办公管理平台的方式将成为今后的一个重要发展方向。

3.3 基于校园内大数据的智能化发展

目前，各高校普遍都在不同程度上实现了校内信息化管理，信息化管理使得日常办公变得高效而规范。但高校目前使用的各种信息化系统中的数据基本上都是“各自为政”，或是初步实现了相关系统间的信息交互，但各系统及平台间的数据并未进行深度融合与分析，从而难以体现出其潜在价值。人工智能技术的快速发展，使得今后的许多分析与决策可以交由人工智能完成，或由人工智能提供决策参考建议，这必将大大提升高校各类决策和实施方案的制定效率及准确性，从而更好的促进高校的建设与发展。

3.4 办公自动化系统个性化、易用化

传统的办公自动化系统结构比较简单，功能比较单一，不少企事业单位将其视为入门级的信息化平台，投入使用后通常需要对相关人员进行系统使用培训。随着人们的生活节奏越来越快，对于节约时间、以逸待劳的需求自然越来越大。尤其在办公领域，一个单位不论是管理层，还是基层员工，对于效率的要求都十分严格。起用办公自动化系统，本来是要解决效率低下的问题，却要在系统的技术实施和人员培训上花费大量时间，真正普及到全员使用，会需要很长的时间。而对于高校而言，这一点就更加明显，由于高校工作人员较多，难以组织起来统一培训，普及到全员的时间会很长，因而高校办公自动化系统的易用性就显得很重要，在设计时就要考虑尽量使用户在不进行培训、不看使用说明书的情况下即可进行操作。另外，每个用户通常都有自己的使用习惯，在界面操作上应考虑允许用户自定义操作方式和功能模块的布置，进一步提升系统的易用性。