现代化管理手段和服务方式在档案管理中的运用

吉林省洮南市园林管理中心 吉林 洮南 137100

社会经济的高速发展为档案管理工作提出了新的挑战与要求,而科学技术的不断发展也为档案工作带来了新的契机。作为园林管理部门对于城市的绿化事业有着巨大影响与作用,为了能够更好的提升自身工作服务质量,应当予以档案管理工作充足的重视,采用现代化的工作手段以及服务方式体现出档案管理工作的价值与意义,为自身的发展提供更多决策性的指导信息,进而实现自身的长远、健康以及可持续发展。接下来本文从构建信息化档案管理平台,树立一体化档案服务理念,完善档案服务管理监督机制三个方面进行了详细论述。

1 现阶段,我国档案管理工作中存在的问题

所谓“档案管理”亦称档案工作,是档案部门直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称,也是国家档案事业最基本的组成部分。

档案管理工作对于单位的发展有着非常重要的影响,对于园林部门这样的事业单位而言,档案管理工作的价值与意义并未受到充分的重视,其主要表现集中在以下几个方面:首先,部门管理者对档案管理工作的重视程度不够,缺乏必要的资金、以及技术投入;其次,园林部门中很多档案管理工作人员的专业素养有待提升,很多人认为档案管理工作过于枯燥、乏味,并不能体现出自身的工作价值,进而在工作中难以保持全身心的投入;另外,我事业档案管理工作形式过于传统化,很多工作环节都依赖于人工,在工作质量以及效率等方面存在着很大的不足。以上是导致我事业方案管理工作难以取得新突破的主要原因。

2 档案管理工作中现代化管理手段与服务方式的实施策略

2.1 构建信息化档案管理平台 科学技术的不断发展为档案工作模式的改革与创新指明了新的发展方向,传统的档案管理模式存在效率低下等弊端,已经不能适应当今时代的发展。作为园林部门应当紧跟时代发展潮流,构建属于自己的信息化档案管理平台,这样才能不断满足部门单位在新时代下的发展需求。

首先,工作方式现代化。作为城市园林管理部门需要建立属于自己的档案数据库管理系统,将档案基础信息以标准化、数字化、电子化的方式进行识别、处理、保存,这种信息检索与输出方式远超于人工,可以极大地提升工作效率并且可以为单位自身其他各项工作的顺利开展提供相关数据支撑。其次,工作内容全面化。信息化档案平台可以实现对档案信息内容的清洗与处理,凭借电子化档案信息保存方式的传输速度快以及占用空间少等优势,实现对档案信息内容进行不断丰富。另外,信息数据标准化。档案信息化系统平台中的数据必须是统一的、标准的、有规律的,能够实现通过信息扫描技术将信息录入系统中,摒除人工操作的方式,便于信息的检索与输出。

2.2 树立一体化档案服务理念 从某种程度上来讲,档案管理属于园林部门中非常重要的一种资源组织形式,其可以采集、筛选以及检索等方式从档案中调取可以利用的信息与知识,并将其有效应用到自身今后的发展过程中,这对于提升自身的竞争力有着巨大的促进作用。但是,传统的档案管理模式中,工作意识以及工作效率低下,难以发挥出档案管理工作的实际价值,为了更好地促进事业单位长远发展,必须树立起一体化的档案服务理念。

首先,身为档案工作管理人员应当不断提升自身的职业修养,清楚认识到自身工作的意义与价值所在,不断提高自身的信息化技术知识,积极转变自身的工作意识,将自身工作与事业单位的发展紧密结合起来;其次,档案管理部门应当不断提升自身工作的及时性,当事业单位需要调取相关档案信息时,可以在最快的速度实现对档案内容的检索,并将之用合理化形式呈现出来;另外,档案管理部门应当不断提升自身工作的主动性,做好对平时工作的总结与归纳,凭借自身对相关业务知识的熟悉程度为事业单位筛选出更多有价值的信息,为园林部门的决策工作提供更多方向性指导意见。

2.3 完善档案服务管理监督机制 任何工作都不能缺少监督,否则就会流于形式。对于园林部门档案管理工作而言,要想实现现代化管理手段与服务方式,就必须构建完善的监督机制。部门管理层可以对档案管理部门的工作态度、工作形式以及服务方式等提出具体化要求,采取周期化方式对其工作模式的转变进行评判,工作完成出色或者有所创新则予以适当奖励,若只是用形象工程应付检查,则需要进行相应的处罚,以此来不断推动档案管理工作的现代化水平。

3 结束语

综上所述,时代在进步,社会在不断发展,档案管理工作亦不能停滞不前。在实际工作中,作为档案管理部门应当充分提升自身对工作的认识,不断提高信息化知识水平,积极采用现代化管理手段以及服务方式,为档案管理工作实现新的发展奠定坚实的基础。以上都是编者的个人浅见,关于现代化管理手段和服务方式在档案管理中的运用还需要相关工作者在今后的实践中不断探索。