浅谈如何加强档案安全保障建设

苏 琳 潘海江 王 丹

1．铁法煤业(集团)有限责任公司晓明矿 辽宁 铁岭 112700 2．铁法能源公司档案馆 辽宁 铁岭 112700

所谓安全保障,就是要确保档案发生安全事故的概率为“零”。然而,随着时间的推移,纸质档案在各种各样因素的影响下,会出现老化和损坏现象;随着社会的发展与进步,电子档案的数量正在迅速增长,电子档案安全问题也在逐渐显现。因此,需要用科学、缜密的方法,做好各种形式的档案安全保障建设。

铁煤集团晓明矿于1958年破土兴建,1968年建成投产,可谓是一座名副其实的老矿井,室存档案11448卷,室存最早的档案距今已有60余年,如何既保护好现存档案安全又保证新增档案质量,是我们档案工作者应加以研究和探讨的课题。

1 加强组织领导,建立安全防范机制

为加强档案管理,确保安全,铁煤集团晓明矿主要突出了“四抓”。一抓班子健全,成立档案工作领导小组,矿长、书记任组长,总工程师任副组长,相关科室科长任成员;二抓制度建设,制度是约束人的行为规则,不断修订和完善档案管理制度;三抓协调配合,针对铁煤集团晓明矿办公特点,制定档案管理网络图,层层分解,既要各司其责,又要密切配合;四抓计划与预案出台,针对档案室工作实际,及时组织人员拟写并修订档案安全防范工作计划和《铁煤集团晓明矿档案工作突发事件应急处置预案》

2 严把档案收集质量安全关

档案要在归档多年后尽可能保持完好,首先是收集上来的档案质量要有保证。档案文件制成材料的优劣,是决定档案文件是否长期保存的一个重要因素。

2．1 纸张的质量决定档案的寿命 为延长档案的寿命,在收集档案时,要检查纸张的质量,采用材质优良、耐久性强、韧力大的纸张。

2．2 文字的质量决定档案的耐久性 随着社会的进步,打印基本代替了手写,计算机输出文字和图件应用激光打印机,不宜使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。

3 不断提高档案存放条件

3．1 库房 档案应存放在专门库房里,库房应远离易爆、易燃场所,如附近有腐蚀性、污染性气体源工厂,要尽量规避风口,以免侵蚀档案。库房窗户应采取密封和对光线进过滤或阻止光线直接照射的措施,并安设防盗窗或网。库房门要采用铁制门,室内照明应采用不易燃灯具。

3．2 装具 存放档案的架、柜、箱、盒、袋要科学实用,质量达到长期保管要求。档案摆放排列要系统、整齐、美观,档案卷、盒竖放,底图平放。档案不得散放在柜外。

3．3 库房温、湿度控制 档案库房应设置必要的空气调节装置。库房温度控制在14℃－24℃,日变化幅度不超过±2℃,相对湿度控制在45%－60%,日变化幅度不超过±5%,库房应安设温湿度表和测试记录簿,定时测记,每天一次。

3．4 防护措施 档案防护要具有防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗措施。档案库房必须配备适用的消防器材和设施或同时安装火灾报警装置,设置防火警示牌,库房内严禁烟火和明火装置,禁止存放易燃、易爆物品,档案箱、柜应采用非燃烧材料制成,电源总开关应设在库房外,并设有防火装置。定期投放杀虫和灭鼠药物。档案保管环境要清洁卫生,定期清扫。档案室应有防盗设施,档案库房的外门及首层外窗应有可靠的安全防护设施,重要档案库房应设防盗报警装置及视屏监视系统。

3．5 定期检查、清点 必须做到保管的各类档案统计数字齐全、准确。定期检查是否有霉变、虫蛀等现象。对受损或载体变质档案要及时进行抢救、修复。

3．6 库房管理 档案保管要专人负责,库房钥匙专用,不得任意借用。密级较高档案要专柜、专人保管。非库房管理人员未经批准不得擅自进入库房,如确需进入库房,库房管理人员要做好监控。库房内禁放与档案无关的物品。

4 加快档案数字化进程,确保数字档案信息安全

纸质档案随着时间的推移,日渐老化,字迹褪色,翻阅破损,是不可必免的。所以,我们采取最有效的保护办法就是逐步实现历史档案数字化,利用计算机通过扫描仪把纸质文件扫描成图片,扫描分辨率不小于200dpi,如文字偏小、密集、清晰度较差时,扫描分辨率不小于300dpi,形成PDF格式文件,刻录成光盘,与纸质档案分开存放。档案原件一旦发生意外,还有这些相对应的数字化副本可以做备份,不致于遭到毁灭性破坏。另外,在提供利用时,可以提供数字化副本,尽量少翻阅原件。

5 提高档案工作者素质,不断学习档案保护技术

随着时代的发展,保证档案安全已不仅仅是不破坏、不损失、不外泄等问题,我们应采用新技术来保护档案,延长档案的寿命。

5．1 提高档案工作者的政治素质 档案工作是一项政治性很强的工作,要求档案工作者必须具有较高的政治素质。必须经常参加政治理论学习,了解当前形势,树立正确的世界观、人生观,拥护党的纲领和章程,保持正确的政治方向。

5．2 提高档案工作者的业务素质,提高技术水平 档案工作者要热爱档案事业,有较强的事业心,随着电子档案的大量应用,信息化成为当今世界经济和社会的发展趋势。档案工作的科技含量越来越高,要求档案工作者不断接受新的科学文化知识,既要学习档案专业的业务知识,又要学习以信息技术为重点的高科技知识,成为全方位人才,学习新技术、新方法、新知识,具有创新精神。档案工作者要不断增强使命感、责任感,跟上时代的步伐,以确保档案安全。

6 结束语

安全问题是动态发展的,所以档案安全工作也需要不断适应新的档案安全形势,档案安全保障建设是一项长期艰巨的工作,需要我们大家共同努力,做为一名档案工作者,要牢固树立“安全第一”的理念,要担负起维护历史真实面貌的重任,为企业档案安全保障建设做贡献。