做好外事档案管理工作的思考

鹤岗市绥滨县人民政府外事办公室 黑龙江 绥滨 156200

前言

外交档案管理工作极其重要,无论外交什么级别,都不可能带着糊涂帐从事社会保障工作。外交档案工作的发展水平,取决于档案管理工作的水平。事实上,档案管理工作不仅需要专业知识和严格的职业道德,而且需要大量的经费投入。假如外交官的资金都无法周转,那么自然很难提高相关人员的业务素质,也很难推进档案管理信息化建设工作。文章就外事档案管理信息化中的有关问题作了简要介绍,希望能对大家有所帮助。

1 外事档案管理面临的主要问题

1．1 制度不健全 从目前情况来看,许多地区外交部门没有建立健全的档案管理制度,或建立的档案管理制度不够完善。因此,外事档案管理信息化建设一直存在着硬条件的不足,需要我们采取相应措施加以解决。在现代社会,对档案信息处理的效率和准确性要求很高。当前,我国外事资料档案管理显然还没有达到这一要求。许多时候,我们的档案管理工作还停留在非常落后的阶段,根本没有采取有效的措施来调配外事资料资源,这样,我们的社会保障工作自然就难以做好,这对我国对外交流的发展极为不利。

1．2 缺乏人才 从事外事档案管理工作的人员必须具备较高的业务素质和工作能力。实践者应该对社会保障的重要性有深刻的认识,还需要对档案管理的操作流程有一定的了解。外事档案管理工作并非一帆风顺,在开展外事档案信息化管理的过程中,存在着诸多管理难点。其中,对从业人员的管理实际上最为困难。外交界是由人主导的,每一次个人行为,都有可能引发档案管理状况的重大变化。若工作中出现失误,极有可能引发严重的蝴蝶效应,影响整个保险项目的正常档案管理。所以,能不犯错误地完成自己的任务的专业人员就比较少了。因此,我们认为,“人才流失”问题是一个应该重点解决的问题,应该采取一切措施培养和引进这类人才,以保证外事档案管理工作顺利开展。

1．3 资金不足 外交档案管理是一项繁杂的工作,单靠人力用纸笔是很难做好这类工作的。因为经费不足,许多负责对外交流工作的部门还在用纸笔记录对外交流信息,这种方法是非常落后的。事实上,纸质档案很容易发生受潮、破损等现象,不利于档案长期保存。同时,也是我国信息化建设需要大量资金支持的重要原因之一。另外,资金还会影响到档案更新的速度。档案的更新速度对于国家外交事业的整体发展水平有着及其重要的作用。为了确保档案库中信息在任何时候都是准确的,我们需要及时的对发生变化的信息进行更新。当然,这种更新需要一个做够健壮的系统以及专职的工作人员,也就需要大量的资金。

2 外交档案管理应如何持续发展

2．1 制订外事档案管理信息化建设规划并严格控制进度 只要有一个严密的程序,我们就可以在档案管理的过程中找到依据,档案管理过程就会更加顺利。若不能提前做好规划,严格按规划实施,将给外事档案管理信息化建设带来一定的困难。事实上,规划的重要性对每个行业来说都是非常重要的,除了外交档案管理信息化建设这一事业,规划所能发挥的作用比一般行业更大。通过利用网络技术对系统施工进度进行控制,达到缩短施工进度的目的。在系统开发现场,每天都有大量的人员或设备在进行着工作,随之而来的就是大量的人力、物力的消耗。当施工计划中出现一些失误而导致工期延长时,往往会严重影响多方利益。而且因特网工程的管理技术,可以帮助我们很好地解决这个问题。通过因特网工程管理,可对施工计划进行标定,指导施工过程,从而节省大量系统开发时间,使各单位内部技术人员和设备都能高效地完成工作。这样做,才能很好地保证档案管理信息化系统的建设进度能得到有效的控制,不因系统存在问题而使整个工作过程脱节。

2．2 专业人才培养 开展外事档案管理信息化建设,离不开信息化管理系统的建设和维护,离不开档案数据的收集和处理,离不开对外交往的宣传,离不开与客户的深入交流。这些要求我们培养出大量的计算机人才,保险推广人才,客户反馈信息收集人才。在这方面,我们需要加倍的努力才能做到更完美。现在我们急需做的,就是培养专业人才。目前从事外事档案管理工作的人员,往往不能很好地适应信息化的档案管理模式,因此,开展相关工作显得效率很高,甚至还出现了一些低级失误,导致整个外交部门亏损或客户流失。要解决这方面的问题,就需要有一批高素质的从业人员做好工作。拥有一支高素质的员工队伍,不仅能更有效地开展相关工作,还能更顺畅地与用户进行沟通。

2．3 划拨专项资金支持外事档案管理 国家、社会需要更多关注这一问题,拨出专项资金用于对外交流信息化建设工作。在外交方面,双方也应该更加重视,并在这方面多做投入。归根结底,对档案管理系统的投资将全部转化为巨大的效益。没有资金,信息管理系统不仅难以建立和维护,档案工作人员的薪酬水平也难以提高。如不能确保信息管理系统的正常运行,以及工作人员待遇的优厚,我国外事档案管理的信息化建设工作将逐渐失去群众支持,无法达到预期效果。防止这一现象的最好也是最简单的办法,就是调拨专项基金。在专项资金的推动下,相关系统的建设将更加通畅,从业人员的工作热情将得到前所未有的提升,外事档案管理信息化建设将不再是一道难题。

结语

当前,对外交往是我国外交建设的重要组成部分。但由于档案管理问题,使得相关档案往往无法直接利用。这一问题严重阻碍了我国对外交流与合作的进一步发展。为此,必须加快外事档案信息化管理的步伐。应建立完善的工作机制,并在此基础上加大对这方面的监管力度和重视程度,保障国家利益不受损害。本文主要介绍了外事档案管理过程中遇到的问题,并提出了几个持续发展的有效的措施,希望可以对相关部门和人员起到一定的帮助作用。