数字时代下医院档案管理工作的改进对策

尹佳 衡阳市第五人民医院

进入了数字时代后，医院档案的产生、应用范围不断扩大，生产、存储效率也显著提升，在这一背景下，医院的档案管理工作需要紧跟社会形势，改进原有的工作流程，提升档案管理工作效率，更好的为医院发展服务。

一、数字时代优化医院档案管理工作的必要性

（一）可提升医院管理效率

为了促进医院的可持续发展，需要不断改善医院管理模式，当前，医院之间的竞争变得日趋激烈，患者也提出了更高要求，要促进医院发展，需要加强管理改革。档案管理属于医院管理工作的重点内容，在数字时代下，需要高度关注这项工作，从档案学角度来分析、预判，帮助医院科学制定发展规划，创新原有的档案管理模式，提升档案管理水平和管理效率。

（二）满足数字时代的要求

在数字时代下，各个行业的发展日新月异，数字资源成为影响国家发展的重要战略资源，对社会经济发展起着明显的推动作用。在这一时代下，为了满足数字时代的发展要求，医院需要在档案管理工作上与时俱进的走信息化发展战略，发挥出技术的优势，促进档案管理工作的信息化、现代化发展。

（三）保护珍贵的档案资源

医院档案资源是医院各类工作、记录的存档，是医院发展进程中的重要资源，也与医疗事业的发展息息相关[1]。为了促进医疗行业的健康、持续发展，医院需高度关注档案管理工作，对档案资源进行深度挖掘，满足医学研究等各方需求，对数据进行科学分析，分析出医院管理工作中的问题，明确行业趋势，为公民健康教育、人才资源分配、医护人才培育提供资源支持。

二、数字时代下医院档案管理工作的改进对策

（一）树立数字化管理理念

对于医院而言，档案是在其长期发展进程中累积的财富资源，是医院服务能力、治疗水平的表现，也反映着医院的治疗方法、接诊患者数量、治疗与护理效果等，挖掘档案中的资源，能够评估出医院的发展进度、区域常见病特点、群众健康基础，是最为可靠的一手资料。数字时代下医院档案管理工作的改进需要转变管理理念，医院领导要对这一工作予以应有重视，树立“数字化”管理理念，在档案的收集、分析和管理上，要有大局意识、创新意识，改进传统的档案管理模式，推进档案信息化工作的顺利开展[2]。医院方面也要主动聘请相关人才，更新硬件与软件技术，从信息技术、人才队伍建设等方面着手，让医院的档案管理工作可更好的顺应时代发展需求。

（二）加强医院档案的源头管理

在医院档案管理工作上，不能只关注表面工作，还要根据用户需求来找到突破点、把握管理重点，在为医护人员、患者、大众提供档案咨询服务的基础上，做好医院数字化建设工作，继续优化档案管理系统，在档案分类、档案流程、档案网建以及档案改革等各个环节进行革新，强化档案的源头管理，继而提升医院的经济效益和社会效益。目前，各个医院对于档案管理工作均予以了高度重视，但是依然存在遗留问题需要解决，医院方面要做好档案系统的一体化建设工作，让各个环节档案都能够迅速、准确的被纳入到档案管理系统中，优化档案的归档流程，充分挖掘各类医院档案的信息价值。同时，要做好医院档案的物质保障工作，在档案的开发、应用环节，必须要提供相应的物质保障，缺乏了物质保障，会导致后续工作的开展变得困难重重，因此，医院方面要应用各类数字化、现代化技术，强化人力资源管理，提供技术资源、物质资源的保障工作，保障医院档案系统建设的科学、有效。

（三）强化档案信息系统的建设

在医疗档案资源上，信息孤岛问题存在的一个主要原因就是由于各自为政，在数字化标准的建设上存在问题，未将各个系统对接起来，为了解决上述问题，需要与档案信息化发展动态结合，加强相关部门统筹协调，推进系统、软件等各个领域的协调，构建统一的医疗档案标准。在办公业务系统上，严格遵照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》要求，明确档案归档要求，强化与各个部门人员之间的沟通，设置对应的管理模块，定期对功能进行调试，若有问题，及时进行整改；在电子档案管理系统方面，需进一步完善原有的功能，设置系统管理、电子档案管理配置、纸质档案数字化管理等一系列功能，满足统一管理要求。在档案移交环节中，需引入CA 认证中心、身份认证、密钥管理等功能，保证档案管理的有效性与真实性；在基础设施与安全管理工作上，需要配备相关的信息安全设施与基础设施，优化网络环境，提供保障措施，规范电子文件归档中的各项操作，优化办公业务系统，及时解决档案管理工作中的各类技术问题。

（四）提升档案管理的安全性

在数字时代，档案存储媒介也日新月异，存储稳定性得到了显著提升，媒介容量也越来越大，但是，物理存储介质在运行过程中，总会遇到风险，单一的存储介质风险较高。为了提升档案管理工作的安全性，需要做好安全防护系统的建设，配备独立的硬件设施与程序软件，设置全状态监测系统，优化管理功能，明确权限的划分，定期对防火墙进行更新升级，设置实时告警功能。综合利用加密技术、数据签名技术、AI 安全防护技术等，构建出多元化的安全保障系统，以技术为切入点，做好安全管理制度、安全组织机构建设，强化对医护人员的培训，普及职业道德教育、信息保密教育、法律教育等，避免由于人为因素导致档案泄露。同时，设置网络入侵检测防御系统，在出现网络入侵问题时，无论源头在什么地方，都能够对档案提供保护措施，还能对自身保护数据进行定期检测，满足双向保护要求。并提供网关病毒防御系统，提前设置病毒防御阵地，对进出数据进行同时检查，避免病毒传播[3]。另外，还要提升档案管理人员的安全意识，严谨在电脑中下载规定外的电脑程序，切断病毒传播途径。

（五）强化医院档案人才的培育

为了提升档案管理工作的质量，医院需要加强对档案人才队伍的培育，要求档案人才既要熟悉档案管理、信息管理工作，还要熟悉医院的各项业务。对此，需定期派遣档案人员参与培训、学习活动，提高其管理能力和管理意识，在日常档案管理工作中，要注重问题案例的收集和整改，让档案人才对档案的完整性、真实性、规范性有更深理解，改进档案工作质量。另外，在档案管理工作上，要顺应信息化时代的要求，利用与其他单位的合作关系，强化档案业务学习，利用合作单位的优势技术、先进理念来开展档案信息化建设，利用档案人员过硬的技术能力、管理水平和业务水平提升档案管理工作质量。

（六）提升主动服务意识

对于档案管理工作者，需要提升自身的主动服务意识，档案管理工作的开展是为了更好的为医院发展、患者提供服务，在数字时代，是以电子档案为主。档案人员要增强服务意识，在工作中不断发现有待改进的内容，医疗行业有其本身的特点，医院中的各类数据平台也十分复杂，为了发挥出档案质量，还需继续优化档案工作流程，在档案采集、传输、使用过程中提供资源共享[4]。档案人员要从以往的单一档案管理者成为“数据科学家”，不断提高自身综合技能，掌握更多的数学知识，可利用信息技术构建数据分析模型，对数据分析有自己的独到见解，主动迎合社会需求，提高服务意识，更好的为医院档案管理工作服务。

三、结语

数字时代医院的档案内容繁多、类型复杂，在数字时代，档案在医院发展中的作用也逐步凸显出来，如何挖掘出档案资源的价值，成为医院关注的重点问题。各类数字技术的更新和发展对传统的医院档案管理工作造成了深刻影响，医院方面需要切实认识到社会发展的变化，以技术创新、服务创新来优化医院档案管理工作，加强档案的数字化建设，改变思想观念，提升管理质量，挖掘档案价值，为医院的数字化建设和发展奠定基础。