创新档案管理理念实现档案管理信息化

杨桃 贵州遵钛（集团）有限责任公司

随着我国改革开放的进程不断推进，市场经济得以快速发展，档案信息资源日趋复杂化和多样化，并且社会各界对于档案信息的相关需要也越来越多，在这种情况之下不断加强企业单位档案信息内容管理的质量效果显得尤为重要，但是目前在我国相关企业单位开展档案管理工作的过程中尚且存在着许许多多空白空缺和混乱的现象，这就需要档案和档案学者对此进行更加深入的探索和挑战。社会各界对于档案信息管理的要求变得越来越严格，所以档案工作者当下面临的最大挑战便是如何适应新的环境。

一、新形势下企业单位档案管理创新的重要性

档案可以说是企业单位健康发展的基础，如果没有完善的档案管理方式，那么企业单位各环节管理就形同一盘散沙，发展也会落后。基于此，企业单位在新发展形势下应重视档案的创新管理。在过程中有效的档案管理可以详细记录员工信息，档案需要设置一个专业的部门，档案记录要做到有条不紊，所以说，创新的管理载体是推动档案管理有效性的关键环节。有了员工的对应信息，单位管理人员才可以对不同表现的员工进行奖惩。另外，有了完善的档案管理模式，管理人员可以依照相关信息科学调整和分配人力资源，使员工各尽所能，发挥自己的作用和价值。最为重要的是创新档案管理模式，可以使企业单位查缺补漏，找到影响自身发展的问题，进而创建行之有效的方式，实现档案的良性管理，以此让档案更好地为企业单位发展提供服务和帮助。

二、创新档案管理理念实现档案管理信息化

（一）转变档案管理观念

在国企改革背景下，企业档案管理必须要及时改变现状，采用传统的管理方式已经无法适应新形势的发展要求，也和企业的整体发展战略不相适应。企业领导层要深入了解档案管理的重要性，从思想观念上转变对档案管理的看法，将档案管理作为促进企业发展的重要工作来抓。企业档案是对企业经营发展的见证，也是企业改革发展的重要参考依据，所以，企业领导层要从思想观念上不断强化对档案管理价值的认知，能够加强档案管理创新宣传工作，让企业员工都能认识到档案管理工作的重要性。领导应在实际的工作开展当中，深入部门，对档案管理工作状况进行调研了解，结合实际需要制定相应的管理方案，真正将企业档案管理工作落到实处。

（二）完善档案管理信息化的制度

要理论结合实践，将宏观的档案管理理论要落实到具体的实践中去，要重视管理系统建设、制度标准建设。逐步建立和完善档案信息化工作中的各项制度，使档案信息化建设工作制度化、规范化，实现“有制可依，有度可循”。这样才能有利于档案信息化建设事业的发展。规章制度的建立要遵循合理性、科学性、简明实用性和制度约束的双向性等原则。制度的完善对档案信息化事业的发展奠定了坚实的基础。还要重视档案信息化工作中的安全管理制度，规范落实网络安全问题，让相关档案工作者重视网络安全问题，从而多方面对档案信息化系统安全、稳定运行带来坚强保障。档案信息化在实践中需要对纸质档案进行扫描、录入、存储和传输等操作，应该遵循统一的技术标准和工作规范。如扫描的统一技术规范、管理规范、保密管理规范等，存储方式的统一的技术标准，这样档案信息化工作可以依据统一的工作规范来开展，可以保障档案信息化工作有序有章，避免标准不一带来的一系列问题，从而提高档案信息资源的利用率。

（三）软件建设与保密工作

软件建设是企业单位档案管理信息化建设的重要内容和载体，因此，需要保障档案管理软件性能与功能，使软件具备完整性与先进性特征。在过程中，企业单位可以依照自身实际需要向第三方购买档案管理软件，还可以进行自主设计软件平台。在管理软件内部设置与自身实际情况相符的功能，着重体现出企业单位档案管理特征，针对模块设计与功能设计方面，应进行拓展，保障软件的运行速度与容量。档案管理软件建设需要从长远角度进行规划，同时随着单位实际发展情况来拓展各项功能，依照实际需要来进行战略性升级，以此来保障档案管理信息化建设的先进性与技术性。另外，在软件建设过程中，还需要保障信息内容的安全性，因为档案信息与单位发展机密规划有着密切的联系，所以，需要进一步做好档案信息防御工作，系统升级与漏洞修补等功能都需要升级到最优。在企业单位档案管理工作中，保密工作十分重要，但当前诸多事业单位没有认识和意识到档案保密工作的重要性，导致档案信息出现泄露问题。基于此，企业单位档案管理部门需要针对这一现象科学选择档案库房，切不可选择办公一楼，因为一楼的抗潮效果较差，同时还需要做好防盗工作。办公室与库房分离开来，库房与阅读区也要进行科学划分。委派专业人员来负责档案管理工作，无关人员不可进入到档案库房中。

（四）加大资金投入的力度

企业单位档案管理工作未来的发展趋势和走向一定是不断提高企业单位档案管理的信息化水平，因此在这种情况下企业单位在档案管理工作开展的实际过程中就需要不断改变自身档案管理的理念和工作方式，不断加大对档案管理信息化建设资金的投入力度，通过购买一些开展工作所需要的现代化设备，不断推动档案信息的管理水平。

三、结语

在当下信息化时代背景中，社会信息化的体现就是通过信息化技术及网络应用实现对信息的制造、存储、管理、传递和有效利用。在不同领域中的档案资料记载并反映个人经历、工作表现、学习情况等，是一个人成长和发展的体现，同时也是与每个人关系最为密切的档案资料。