基于医疗设备全生命周期的二维码动态信息管理的应用

胡楚锋，陈鼎兴，郑传权

东莞市厚街医院设备科 （广东东莞 523945）

近年来，随着科技的飞速发展，现代化的医疗设备已成为医师诊疗、医院运转最根本的保障。目前，医疗设备存在种类繁多、厂家及代理商复杂多样、新装备不断更新升级、贵重设备维修保养等问题，使设备管理的现状趋于多元化、复杂化[1]。二维码是用某种特定的几何图形按一定规律分布于平面的、黑白相间的、记录数据符号信息的图形[2]。其不仅方便了数据信息的记录，还规避了数据信息存储中的各种问题，如纸质存储资料的缺毁、电脑存储资料的丢失等[3]。目前，二维码技术因具有便捷、安全、准确及成本低等优势而被广泛应用于各个领域，如国内已有多位学者将二维码技术应用于医疗设备的管理中[4-5]，但研究多局限于科室层面的设备保养、操作指导等，缺乏医院层面的相关研究。基于此，本研究探讨基于医疗设备全生命周期的二维码动态信息管理的应用效果，现报道如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料

采用便利抽样法选取2018年1月至2020年1月我院运行中的2 053件医疗设备作为研究对象，根据设备采购的先后顺序从1～2 053进行数字编码，按照随机数字表法分为对照组（1 030件）与观察组（1 023件）。观察组小型医疗设备（1万元以下）318件，中型医疗设备（1万～10万元）493件，大型医疗设备（＞10万～100万元）212件；研究开始时设备使用时长，新采购设备103件，使用时长＜1年182件，使用时长1～5年412件，使用时长＞5～10年206件，使用时长＞10年120件。对照组小型医疗设备（1万元以下）265件，中型医疗设备（1万～10万元）544件，大型医疗设备（＞10万～100万元）221件；研究开始时设备使用时长，新采购设备112件，使用时长＜1年164件，使用时长1～5年462件，使用时长＞5～10年181件，使用时长＞10年111件。两组一般资料比较，差异无统计学意义（P＞0.05），具有可比性。

纳入标准：医疗设备从采购到报废全生命周期均在我院完成。排除标准：曾外借他院的医疗设备；因技术问题在使用周期内被强制淘汰的设备；二手医疗设备；经其他途径捐赠的医疗设备。

1.2 方法

对照组采用传统的常规医疗设备管理方案：使用Excel 表记录医疗设备的名称、型号、采购日期、采购价格、安装验收时间、厂商、厂商负责人及联系方式、万元以上维修记录、报废原因及报废时间等相关信息；由专人（工程师）负责完成设备保养及巡查工作，巡查后填写纸质保养巡查记录表，由科室医护人员签名确认；小件医疗设备（设备非固定于墙壁，且易于搬动，如神灯、雾化器等）的维修由科室填写维修申请单，并送设备科维修，而大件医疗设备（设备固定于墙壁，或庞大不易搬动，如CT 机等）的维修由工程师接到报修电话后入临床科室处理（非紧急维修任务于24 h 内入临床科室维修，紧急维修任务即刻入临床科室维修），维修后由工程师填写纸质版维修记录，并由科室医护人员签名确认；需报废的医疗设备由科室医护人员填写纸质版的报废申请单，工程师现场确认是否需要报废，若确需报废，则逐级提交上级审批。

观察组采用基于医疗设备全生命周期的二维码动态信息管理方案。（1）二维码应用平台的建立：二维码应用平台由二维码生成软件、医院设备管理公众号、平台移动终端（手机或iPad）、微信软件、无线WiFi 组成；先由工程师对医疗设备进行动态信息编辑，并输入二维码生成软件，形成每件医疗设备的唯一二维码标识图标并粘贴于设备正面，临床医护人员可使用手机或iPad 中的微信扫描二维码，经工号密码登录后，可查看设备的基本情况或进行设备报修，报修信息发出后自动上传至公众号，公众号平台通过手机短信或微信信息系统向工程师发送报修信息。（2）动态二维码信息的生成：由2名工程师负责医疗设备动态信息的编辑，编辑内容主要包括采购入账、安装验收、日常维护、维修管理、报废处置五部分[6]，其中，采购入账包括设备名称、型号、设备及配件图片、采购日期、采购价格、厂商、厂商负责人及联系方式，安装验收包括安装日期、安装者、设备科验收者、临床验收者、设备操作培训图片、设备操作教学视频、常见故障处理教学视频，日常维护包括维护日期、维护工程师、维护项目，维修管理包括临床报修时间、保修内容及保修者、现场处理时间及处理者、维修记录、更换配件的名称及价格、是否返厂维修，报废处置包括报废原因、工程师检测报废意见、资产报废评估公司意见、逐层报废审批者、报废设备折损入账情况；工程师根据每件设备的实际情况进行动态信息编辑，并输入二维码生成软件，生成唯一二维码标识，采用防水耐磨材料进行打印，并将其粘贴于设备正面，另存电子二维码于设备科设备管理档案内。（3）二维码动态信息管理的应用：临床医护人员将其应用于教学培训，医疗设备故障报修原因中约30%属人为操作不当[7]，临床工作中医护人员的更新、实习生教学操作、个人遗忘操作流程等情况均会导致设备故障报修，使用二维码动态信息管理后，医护人员、实习生可随时使用手机扫描二维码，经工号密码登录后，即可调取安装验收模块中的设备操作教学视频进行可视化动态学习，能够减少人为操作不当导致的设备损耗，节约工程师往返临床科室进行处置的人力成本；临床医护人员将其应用于设备报修，设备出现故障后，报修者可用图片、短视频的形式在维修管理模块中进行报修，待报修成功提交后医院设备管理公众号将会以短信形式提示工程师进行处理，工程师扫描存储于设备科的相应报修设备的电子二维码即可了解报修的故障原因，可视化报修使工程师能够提前掌握设备的相关情况，提前准备好相应维修工具前往临床科室处置，二维码报修可规避以往语言、文字报修导致工程师理解有误，需多次往返工具间及临床科室的弊端，报修者在报修时填写报修时间，工程师到达临床科室后第一时间扫描二维码确认到场处理时间，在维修结束后填写处理过程、更换配件等情况，二维码动态信息管理可保存从报修到工程师现场确认的时长，从而为工程师绩效管理提供数据支持，二维码动态维修记录可实现每次维修情况、更换配件情况的随时便捷查询；财务科将其用于资产盘点，以往的设备资产盘点需财务科及设备科花费大量的人力入临床科室现场开展，在使用二维码动态信息管理后，财务科、工程师、临床科室负责人均可经电子版二维码扫描的方式查看设备资产情况，待三方确认后即可完成资产盘点，节约了每年2次的资产盘点耗时；工程师将其用于日常维护及故障原因查找，以往工程师进行日常维护需填写纸质版的记录单，而设备的使用周期通常为5～15年，大量的纸质版日常维护资料不便储存且易丢失，实施二维码动态信息管理后，工程师现场维护设备后可经手机扫描填写维护记录并提交，经科室确认后自动生成1条维护记录，在规避纸质版维护记录单弊端的同时，可为工程师绩效管理提供数据支持；为工程师进行设备效益分析提供便利，医疗设备的种类繁多且使用过程中的小额维修费常无据可查，实施二维码动态信息管理，每次维修产生的费用均可记录，且方便查找，工程师在进行设备效益分析时，扫描二维码即可立即查询设备的采购价格、维修费用总额，综合科室提供的设备收益即可准确地进行资产效益分析；实现医疗设备全生命周期各阶段的持续可视化管理，以往设备全生命周期各阶段的资料管理较为分散，追踪1件设备从采购到报废的过程需跨越几个不同的部门，且随时间推移有些资料常无据可查，可能导致医院资产流失，二维码动态信息管理实现了设备全生命周期的持续可视管理，手机扫描设备二维码即可查询各个阶段的处置情况，无需跨部门查找资料，且可避免因时间过长导致的资料丢失的限制。（4）二维码的日常维护及安全设置：由经过培训的2名工程师负责二维码应用平台的日常管理，对二维码运行情况进行检测、维护，以确保二维码应用平台的有效运转，保障动态信息可被后台有效记录；二维码虽使用便捷但仍存在一定的安全隐患，因此，设置相关人员扫描完成后还需先经工号密码登录方可进行操作，且临床医护人员仅可操作维修管理模块中的报修功能，其他模块信息仅可视，不可修改操作，确保设备信息的安全性。

1.3 评价指标

（1）日常保养维护、报修、报废情况：日常保养维护达标率=按要求进行日常维护的设备数/所有需要日常维护的设备数×100%（急救设备每周1次；采购价格10万元以上设备每季度1次；采购价格百万元以上设备每月1次）；临床医护人员报修率=周期内设备有效报修次数/总设备数×100%（观察组统计二维码报修记录；对照组统计电话及纸质版报修单记录）；周期内报废弃置途径合格率=周期内报废弃置合格设备数/周期内报废设备总数×100%（设备报废弃置流程为，设备申请报废→工程师检测同意报废→资产报废评估公司同意报废→医院逐层报废审批→报废设备折损入账，各个环节均有据可查视为合格）。（2）工作耗时：工程师现场维护响应时长即从系统发出维修通知到工程师到达现场维修所消耗的时长；设备故障排除耗时即从工程师到达现场开始维修到设备正常运转所消耗的时长；资产盘点耗时即从开始资产盘点到资产盘点结束所消耗的时长。（3）因个人操作不当引起的不良事件发生情况：设备损坏、操作者受伤及其他。（4）临床医护人员满意度：随机抽取100名医护人员，采用问卷星的形式发放满意度问卷进行调查，该问卷包括使用便捷性、临床工作辅助性、维修效果满意性、维修耗材可视性、整体使用效果5个层面，采用6点分级法进行评价，5分为非常好、4分为很好、3分为好、2分为一般、1分为差、0分为非常差，总分为23分及以上为满意，满意度=23分及以上问卷数/总问卷数×100%。

1.4 统计学处理

2 结果

2.1 两组日常保养维护、报修、报废情况比较

观察组日常保养维护达标率、周期内报废弃置途径合格率均高于对照组，临床医护人员报修率低于对照组，差异有统计学意义（P＜0.05），见表1。

表1 两组日常保养维护、报修、报废情况比较（%）

2.2 两组工作所耗时长比较

观察组工程师现场维护响应时长、设备故障排除耗时、资产盘点耗时均短于对照组，差异有统计学意义（P＜0.05），见表2。

表2 两组工作所耗时长比较（±s）

表2 两组工作所耗时长比较（±s）

资产盘点耗时（d）观察组 1 023 15.18±5.12 8.17±10.29 3.31±1.23对照组 1 030 30.12±10.23 17.67±9.81 7.31±1.83 t 8.593 5.365 3.331 P＜0.05 ＜0.05 ＜0.05组别 件数 工程师现场维护响应时长（min）设备故障排除耗时（h）

2.3 两组因个人操作不当引起的不良事件发生情况比较

观察组因个人操作不当引起的不良事件发生率低于对照组，差异有统计学意义（P＜0.05），见表3。

表3 两组因个人操作不当引起的不良事件发生情况比较[件（%）]

2.4 两组临床医护人员满意度比较

观察组临床医护人员满意度为91.00%（91/100），高于对照组的73.00%（73/100），差异有统计学意义（χ2=10.976，P＜0.05）。

3 讨论

3.1 二维码动态信息管理能够有效提高医疗设备的日常维护率，降低报修率

日常维护是保障医疗设备有效运转、降低设备故障发生率的有效措施[8]。医疗设备的日常维护工作一般较为繁重，工程师较难同时兼顾设备维护及维修的双重任务，而设备科亦难以对日常维护工作的完成情况实施有效质控及督导，因此，医疗设备的日常维护常流于形式，并未起到应有的作用。实施二维码动态信息管理后，工程师需按要求的频率入临床科室维护设备，每次维护必须使用手机扫描二维码并记录维护日期及内容，提交后由科室医护人员审签确认，方可成功生成1条维护记录。设备科可进行抽样扫描，以督导工程师日常维护工作的落实，并纳入绩效管理。本研究结果显示，观察组日常保养维护达标率高于对照组（P＜0.05），分析原因可能为，二维码动态信息管理使日常维护数据的获取更为便捷，量化的维护记录不仅为工程师绩效管理提供了数据支持，还调动了工程师维护工作的积极性，从而可将设备的日常维护落实到实际工作中。待日常维护工作落实到位后，一些小故障在日常维护中即可得到解决，设备发生故障而终止运转的概率也随之下降，因此，观察组临床医护人员报修率低于对照组（P＜0.05），此研究结果与曾毅等[9]的研究结果类似。

3.2 二维码动态信息管理可提高工程师的工作效率

本研究结果显示，观察组工程师现场维护响应时长短于对照组（P＜0.05）。其原因可能为，以往临床科室报修一般采用电话或纸质版维修单的形式申请报修，电话报修时工程师可能会因遗忘而遗漏维修，纸质版申请单从书写到送至设备科需一定时间，这些因素均可能延误维修；实施二维码动态信息管理后，报修科室可使用图片或短视频的方式记录设备的故障情况，提交后由医院设备管理公众号以短信形式提示相关工程师，工程师接收信息后即可查看故障原因，携带专用维修工具入临床科室维修，入临床科室后第一时间以手机扫描二维码记录到达现场的时间，设备科可扫码抽样调查工程师维护响应时长，并将此纳入工程师的绩效管理，以便进行质控督导。本研究结果还显示，观察组设备故障排除耗时短于对照组（P＜0.05），表明实施二维码动态信息管理后，使得每次维修记录的获取更为方便，工程师在排除故障前扫码即可清晰了解故障设备的既往维修记录，这些信息可辅助工程师快速锁定故障原因，从而缩短故障排除时长。

3.3 二维码动态信息管理可减少人为操作不当引发的不良事件

本研究结果显示，观察组因个人操作不当引发的不良事件发生率低于对照组（P＜0.05）。其原因可能为，临床科室操作人员更换、个人遗忘操作程序、实习生操作等均可导致人为因素的设备故障，而二维码动态信息管理可有效规避此弊端，操作者通过手机扫码经工号密码登录后，即可获取教学操作视频及常见设备故障处理方法的视频，经个性化的培训方法，有效减少了人为操作不当引发的不良事件。

总之，医疗设备二维码动态信息管理所需成本较低，通过初期对相关人员进行培训即可实现较为精细化的管理，从而实现医疗设备全生命周期各个环节的便捷可追溯，符合医院JCI 评审标准[10]，但在实施过程中需做好信息的安全管理，避免设备信息外泄。二维码动态信息不仅可同步上传至云端与医院的设备信息平台对接，还可提供效益自动分析、设备自动盘点等便利，此亦为日后深入研究的方向。