信息化背景下优化事业单位文书档案管理的措施研究

孟 爽

（吉林省疾病预防控制中心，吉林 长春 130062）

0 引言

如今的时代，随着科学技术的发展，信息大数据模式已经成为主流，通过在文书档案管理工作当中有效的运用信息化技术。不仅能够有效提升工作效率，同时还能确保工作的精准性，改善工作质量，档案管理工作的水准将会影响事业单位的发展效果，文书档案管理作为事业单位资料整理的重点部门，能够有效归纳过往的工作经验，为日后发展提供可靠的参考依据。通过现代化信息技术的支持，能够改善文书当然的管理方式，减少人工成本的投入，使得资源安排能够更加高效。信息化发展不但使得文书档案管理工作变得更加效率化，同时还给予用户高质量的服务效果。

1 信息化发展对于文书档案管理的影响

随着新时代的发展，各种新型模式的建设也在有效展开，受到环境大趋势的影响，使得如今信息化工作方式已经成了文书档案管理的必然发展趋势。以往纸质的档案管理方式，不但需要消耗大量的资源成本，同时由于人工操作的因素，使得精准率会受到影响。而且，纸质文件还可能会受到蛀虫、火灾、潮湿等现实因素所影响，使得保存工作所要求的难度较高。而电子化文书档案管理方式就能够有效规避以上情况，相比于传统纸质文书档案管理工作，现代的电子化文书档案管理具有极大的优势，其优势具体体现在以下几方面：

（1）能够更好的确保档案的完整性。电子化文书档案能够突破原有的时间、空间因素的影响，利用网络传输的方式，将档案信息统一整理在信息库中。既丰富档案保存的类型与数量，又方便使用者调取查看，只需要通过网络设备就能完成查询，不再像以前需要特地来到档案中心进行资料翻阅，具有极高的便利性。

（2）电子化的文书档案具有更高的安全性，通过电子化的保存方式，可以有效改善档案的保密系数。而且，工作人员的修改操作也会在网络上留下记录，确保了档案的完整性。

（3）提升档案管理的效率与精准度，以往的纸质档案管理都是通过人工进行归档分类，并运送存储，由于较大的工作量导致工作效率较低。而通过计算机技术支持的电子化档案文件能够实现智能化存储管理，不但能够降低工作者的工作量，同时还能够有效提升档案的管理效率与精准度。

（4）有利于资源查阅与共享，任意时间地点都可进行档案的查阅，这是传统档案管理所不具备的一大优势。传统档案管理由于受到纸质文件的限制，不但无法高效的展开信息共享，甚至连资料查阅都成为一项极为繁琐的问题。而信息化的档案，想要调取某文档可以通过搜索功能进行实现，并通过互联网进行有效共享。所以能够有效地解决了传统档案管理无法及时共享的问题。大幅度提升了工作效率，优化档案的管理质量。

2 现阶段中信息化文书档案管理的问题

2.1 工作人员的素质不足

在现代信息化文书档案管理工作当中，因为受到人员素质的影响，导致专业能力较弱，无法有效适应电子化的发展，工作人员的素质不足主要体现以下几点：

（1）人员的责任意识较弱，没有一个正确的工作态度，这不仅会严重降低信息化管理的工作质量，而且还会提高档案管理的失误概率，造成不好的负面影响。

（2）由于工作人员的信息专业能力有限，使得在工作时无法有效的运用信息技术，导致工作效率较低，还有可能会出现各种误操作，造成信息化档案管理的安全隐患。

（3）信息化档案管理工作工作者的执行能力较弱，同样会严重干扰到信息化档案管理工作，降低档案服务的质量。

2.2 管理制度有待完善

良好管理体系的欠缺，也同样是文书档案管理工作中的一项漏洞，现阶段中仍有事业单位依旧使用以往纸质文件的管理方式进行档案管理，涉及对于信息的手抄记录。此种管理方式存在极大的漏洞。例如，随着时间的推移，档案内部的文字会出现不清晰或难以查找的情况，严重影响档案管理效果。而且，采用传统纸质文件的模式管理档案情况十分普遍，还有部分单位，甚至缺乏完善的管理体系。造成档案管理工作存在众多隐患。虽然有一些事业单位已经采用信息化模式进行档案管理，但是因为管理制度不够科学，且没有正确认识到档案安全管理的重要性。使得文书档案管理工作经常会出现档案丢失或遗漏的问题，严重影响档案管理质量。

2.3 信息化档案管理的保密行有待提升

推行信息化文书档案管理发展的主要原因之一，就是为了能够提升文书档案的保密性能，但是，由于规范性档案管理模式的缺失，不仅造成服务质量较低的问题，同时还会影响档案，给不法分子留下可乘之机，更容易受到黑客的入侵攻击，工作人员无法及时有效地发现文件被恶意改写，也就影响了按管理工作的可靠性与安全性。

3 信息化背景下文书档案管理的优化策略

3.1 增强工作人员认知与观念

对于文书档案管理工作而言，工作人员的观念与态度是一项重要的基础。如果工作人员没有正确的认现代信息技书对于文书档案管理工作的影响，那么就会严重拉低文书档案的管理质量。另外，如果工作人员依旧采取传统管理观念对信息化文书档案进行管理，局限于人工管理，那么就会严重影响实际的工作效率，无法发挥信息化档案管理所带来的技术优势，影响事业单位的服务质量。

3.2 增强管理人员的工作素养

由于文书档案数量众多，因此传统管理工作模式需要投入很多人力与物力，严重影响档案管理的工作效率，无法符合预期要求，因此，为了有效提升档案管理的工作效率，要求工作人员一定要具备，较高的工作素养，可以有效地运用信息技术展开管理。因此，有关管理人员一定要注重自身专业技术的提升，积极掌握一些先进的信息知识，为档案管理工作更好地贡献自己的力量，增强档案管理的效率，提高管理的精准性，优化事业单位的服务质量。同时，工作人员还应当积极进行协调工作，实现全方位的管理。并且，需要积极接纳一些新兴的管理技术，不断与实际工作相结合，有效提升自身的工作水准，优化事业单位的文书档案服务质量。

3.3 有效构建完善的管理体系

事业单位不同于企业，对于文书档案的管理工作并没有像企业管理一样的健全，导致制度的管理效果相较于企业而言有所不足。而且，由于管理制度的缺失，对于档案管理的质量也造成了影响。所以，积极建立一个完善的管理体系，对于事业单位的文书档案管理工作具有极为重要的价值意义。只有具备了合理、完善的管理体系，方能有效地对工作人员进行约束，提高工作人员的责任心，确保工作人员工作有章可循，有效的提升工作效率，增强事业单位的文书档案服务水准。

3.4 定期检验档案的安全性

事业单位内的文书档案都有着严格的保密要求，因此，档案管理的安全性是一项重点研究内容。如果出现信息泄漏的问题，就会对信息相关的人员造成极大的人身威胁，对工作者的正常生活造成严重影响。所以，现代信息化文书档案管理工作中，一定要提高对安全管理的重视，做好定期检查，提高防范意识，避免档案出现被黑客攻击或损坏的问题，有效的保障文书管理工作的安全性。

4 结束语

文书档案管理的信息化发展具有极大的优势，能够有效的改进以往档案管理工作当中的不足，包括：检索能力较弱、工作效率极低、安全性能较差的问题。信息化文书档案管理。更符合现在社会的发展。文章简要的分析档案管理信息化所具有的优势，同时也对现阶段中不足展开分析，并相应的提出强化工作人员素质、建立完善管理制度、提高安全性的建议。以期能够促进信息化档案管理的发展，使得事业单位具有更好的服务质量。