浅谈南阳御龙府一期项目土建施工工程资料管理

刘洋

（四川省第六建筑有限公司，四川 成都 610000）

1 概述

工程资料管理指的是对建筑工程资料的填写、编制、核查、收集、整理、组卷、交接及归档等内容的统称。工程资料管理的过程就是对施工过程中的相关资料准确、及时、全面地收集和整理，并对各项资料进行分类处理，做到保证资料内容不漏项、不填错、不丢失，与实际内容相符。

1.1 工程基本情况

南阳御龙府一期项目由两个标段组成，1~7 号楼门卫房及地下室工程位于成都市高新区中和街道办事处新华社区应龙路。一期地上由5 栋高层住宅、2 栋多层商业及门卫房组成（由4、3、2、5、1#楼商业部分组成裙楼，1、3、5、6、7 号楼为塔楼），地下为两层地下室，负一、负二层局部带人防；8~12 号楼及地下室地上由4 栋高层住宅、1 栋多层商业组成（其中8、9、11、12 号楼为高层住宅，10 号楼为多层商业），地下为一层地下室。在施工过程中，由于1~7 号楼还没有竣工8~12 号楼就开工，开工手续及开工资料准备与竣工资料准备交叉重合，导致工程资料很多，对工程资料管理也提出了挑战。

1.2 工程资料管理的内容

由于建筑工程资料是建筑施工的重要组成内容之一，是建设程序的必备条件和建筑档案的组成内容，是工程检查、维护、管理的重要依据，更是工程竣工验收与竣工核定的必要条件，所以全面收集、整理工程资料非常重要。

在本工程中，工程资料管理的内容主要有：各类资料、施工图纸等档案的收集和整理；相关的质量验收资料；计划类、管理类的相关统计资料；工程业内管理相关资料等四大类，具体包括：

（1）施工许可与工程安全质量等方面的登记备案。

（2）开工时施工工程的开工报告和报审表，施工工程现场的相关质量管理的记录，砖砌体现场的相关管理记录，施工制度，施工资质问题等。

（3）技术交底、施工图纸会审与设计变更等。

（4）各项施工记录，包括：放线记录、预检记录、钎探记录，验槽记录等。

（5）地下室的施工隐蔽资料，包括：混凝土、砖砌体、回填土等。

（6）各类原材料的报批验收，包括：报检表、入场时工程质量的验收的记录、检验的记录、杄样的记录、相关材料的合格证与质量检测报告；收集各类材料的报告，例如水泥、钢筋检验复试报告等，还有每个厂家的证照复印件。

（7）混凝土的施工手续，包括：浇灌申请、施工记录等。

（8）各类施工验收记录表的填写。

（9）见证取样试验。

（10）基础实体报告文书等。

1.3 工程资料的基本要求

（1）所有工程施工文件的形成，应当符合国家相关规定，所有报表的填制按建筑工程专用报表规范填写，填制内容必须清楚、真实、符合相关要求。

（2）将工程资料的管理内容纳入工程施工建设管理的各个环节中及人员的职责范围内。

（3）工程施工文件资料应随工程的进度进行同步的收集、整理和移交。

（4）对工程施工文件资料要实行分级管理，重视每个环节，不管从建设方面、勘察方面、设计方面、监理方面，施工单位的技术负责人负责全过程的资料审核，资料员负责建设过程中资料收集、整理。

（5）工程资料要保证真实性、有效性和完整性，形成资料过程中不得进行涂改和伪造，更不应该随意地抽撤、损毁和丢失。

在本工程中，工程资料全部按照相关规范和要求进行收集、整理，对不符合要求的资料坚决进行核对、整改，特别是手写资料，要求清晰明了，内容详实，不允许涂改。并且，资料收集及时跟进，专人负责，建立相应文档，归类存放，一目了然。

特别是利用华西集团自身的视觉识别系统进行资料管理，十分方便。

2 项目工程资料管理的主要作用

工程资料是建筑工程的一项重要组成部分，是工程建设与竣工验收的必备的条件，是对整个工程进行检查、维护、管理、使用、改扩建的主要原始依据。

2.1 建筑工程资料是整个建筑物的质量证明依据

工程资料详细地记录了整个工程实施的过程，最直接最全面地反映了工程施工各部分的完成情况，并经过验收证明其合格性，是整个资料的主要内容。

2.2 建筑工程资料是工程造价的重要依据

建筑工程资料来自于工程施工现场，涉及施工组织设计、变更、技术联系单、签证单、竣工图等内容，许多工程项目在进行结算时，经常需要参考这些资料，如果资料上没有标注和详细说明，一些费用就算不了，对施工企业也就是一个损失。

特别是工程的现场签证资料，它是工程合同价款调整的重要依据，是工程预结算的核心内容。工程签证资料是对所作的施工内容的签字证明。如施工内容的变更、工期索赔等，它是一种补充协议行为，是施工现场的事实依据，对工程的结算和整个工程的造价影响十分巨大。

拿本工程来讲，现场签证涉及的范围就有：设计变更、新增工程（包括清单内以及清单外）、漏项工程、材料询价、误工等，特别是由于2020 年的新冠脑炎疫情导致工期延误，使各项人工费用、机械费用增加。就疫情期间造成的费用增加，如何进行工期或者费用的补偿，就需要用签证的形式确定下来。而且本工程所涉及的现场签证是经过现场调查分析研究而确定的真实、合理、必要的签证，是经过三双（建设、施工、监理）协商一致确定下来的，并没有损害合同履行的基本原则。由于为了保持施工的连续性、工序配合及工期要求，少数现场签证没有及时签字，导致工程结算时无法认可，这是应该吸取的教训之一。

2.3 工程资料是保证工程顺利结算的重要依据

对于一些已经隐蔽的工程，现场已经看不到，不存在的工程，工程资料是其重要的证明文件，是对这些工程内容进行结算的主要依据。

例如土方开挖，现场的实际情况经常与设计图纸不一致，土层结构具有隐蔽性，工程量有时会增加。对于这种工程量的增加，一方面是办理工程签证单，把增加的工程量记录清楚，并且附详细的施工相片和施工图纸，再一方面是要做好隐蔽记录并标注详图，并且要在竣工图中有所体现。

这种签证要求及时，准确，不应该在事后补签，时间久了，建设单位与施工单位容易扯皮，要在双方内容认定一致时，及时签证。

纵观本工程的现场签证，不管从签证内容，填写要求、签证程序、结算方式、签证的法律效力，都与工程造价紧密联系，做好现场签证，对于签证工程的结算相当明了。

2.4 建筑工程资料是施工企业的管理水平的体现

工程资料的及时性、真实性、准确性反映了一个施工企业管理水平的高低。它是对企业经营管理有益性和完整性的支持。当前，建筑行业和建筑市场竞争激烈，更应该要牢牢把握住工程资料管理这个环节。

3 工程资料现场管理模式

按照合同约定，在整个工程的施工阶段，建设三方（施工、建设、监理）单位要一起对整个工程的质量、安全、进度、费用、合同、信息等进行管理和控制。资料管理涉及整个施工阶段，涉及每一个人，有些资料需要签字确认，有些资料需要落实到人头。

在本工程的资料管理结构中，工程资料涉及面广，范围大，涉及的人员也比较多，由于是资料员专人负责，有相关的规范和制度，工程资料管理的难度就相对降低了。

例如，本工程中，对有特殊工种岗位人员的资质，例如从事焊工、电工、机修工岗位的人员等，资料员就要收集从事该岗位人员的执证（上岗证），没有焊工证的不允许从事焊工的作业，没有电工证的不得从事电工作业，没有机械员证的不得从事机修工作业。从基层岗位开始，汇总到班组，再由班组到部门，由部门到技术负责人，再到项目经理，层层落实，组织到位。

图1 为工程资料管理结构图。

图1 施工项目工程资料管理结构

4 工程资料现场管理经常出现的问题

4.1 技术资料不完整，缺项多

填写内容不完整、不齐备，缺项多是目前工程资料存在的主要问题。归档不及时、归档内容不完备也是目前工程资料存在的主要问题之一。

4.2 工程资料的填写不规范、内容不完整

（1）工序质量的评定表有遣漏现象。

（2）审查意见栏填写不规范，没有按工程资料的相关要求填写，有的甚至不填。

（3）签字不规范，有的只签姓，不签全名，有的名字是代签的。

（4）工程名称的填写不标准，有的填简称，有的漏填，每个表格填写不统一。

（5）竣工图纸的标注不到位、不够准确，关键尺寸内容没有进行标注。

4.3 工程资料的装订

（1）资料原件与复印件不应该混装，应分别装订。

（2）资料的分类不清楚，顺序混乱。

（3）工程资料没有标注页码和编号。

（4）超厚装订。

（5）工程资料不齐，有的归入行政档案，例如：合同原件，预算书、中标通知书等。

4.4 资料员不在现场

资料员应当常驻工程施工现场，专门负责对现场变更记录进行签字、核实工程量的计量，对隐蔽施工工程进行影像留底等。

在本工程中，就存在资料员有时不在现场，但涉及工程变更、工程隐藏项目，都会马上赶到，做相应处理。

5 工程资料管理不足的成因分析

5.1 工程资料管理的制度不完善

目前，施工资料的管理制度不健全，相关规程不清晰，没有专门的监管机制，导致工程资料管理的执行力不强。有些施工单位没有专职资料员，一些技术人员也缺少责任意识，对现场资料处理不到位。有些资料员工作不到位，导致资料收集不齐全。有的监理工程师不负责任，应付了事，没有仔细核查相关内容，没能及时更正和补，从而最终导致资料管理工作的严重落后。

5.2 工程资料编制不规范

在实际施工中，存在资料随意涂改，资料中标注的文字、图标、印章等比较模糊，清晰度不够；复印件资料不盖鲜章；有些结论不明确、模棱两可，竣工图不规范、签字不全。

5.3 资料管理人员的整体素质较低， 不符合现场施工工程资料的管理要求

施工单位资料员缺乏相关的业务素质，没有经过专业培训，对电脑操作不熟悉。

5.4 资料管理的方法落后

对一些中小建筑企业来说，工程资料的信息化管理跟不上时代。对资料管理还在以传统的纸质化管理进行，资料员对施工资料进行分类、归类、整理，仅凭经验进行，当需要相关资料时，总是找不到。

在本工程施工过程中，也存在着这样或那样的问题，比如填写不规范、有涂改、资料归类比较混乱等，对于不符合规范的资料，坚决打回重做；利用空余时间，对工程资料进行重新归类处理。

6 工程资料管理的措施

6.1 工程资料管理制度的建立和完善

每个建筑企业都应该建立一套完善的施工资料管理制度。这样能对施工的各个环节进行细致管理，明确资料员的各项职责，做到“有法可依”，责任落实位。

6.2 工程资料管理组织机构的构建和健全

通过构建健全组织机构，建立建设三方（业主、施工、监理）单位监督机制。定期对资料审查并及时归档。应对施工资料管理人员进行培训，执证上岗，资料员岗位要有相关的专业知识和责任心。要保证整个工程资料的完整性及安全性。

6.3 工程资料管理人员专业素质的提高

要重视资料员岗位，提高资料员的专业文化素质及信息化处理能力。

6.4 现代化信息管理技术的充分应用

重视对施工资料管理软件的应用，用信息化处理工程项目资料，利用软件对资料进行分类、归档、处理及检索，大大提高工作效率。

社会越来越发达，科学技术的运用把人类解放出来。在本工程中，施工资料软件的运用得以应手，各类表格在软件之中都有标准格式，同时，通过对资料管理人员进行培训，提高了相关的业务知识和思想认识，加上施工单位对工程资料的重视，工程资料文档制度越来越健全，对工程资料的管理就比较顺利。

7 结论

工程资料是整个建设工程的反映，施工过程中形成的文件、图纸和其他资料是整个工程的真实记录和组成。施工单位做好资料管理应以“预防为主”，从施工准备开始，抓住施工现场的实际情况，采取强力有效措施，以制度、文件为管控，保证质量和进度，最终达到经济效益与社会效益双丰收的目的。