电力企业档案应急管理体系的建设分析

黄 林

(国网上海市电力公司电力科学研究院，上海 200437)

档案是企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录，在企业管理等各方面发挥着重要的作用。在当今高风险社会背景下，各种自然灾害、人为事故等突发事件层出不穷，严重威胁着档案安全。2018年巴西国家博物馆毁于大火，法国巴黎圣母院发生重大火灾，大量珍贵文物毁于一旦，再次为档案安全工作敲响警钟。

电力企业档案中包含着大量有关生产科研的文件、图纸和数据，为企业生产经营提供有力的支撑服务[1-3]。一旦档案文件发生遗失损坏，将会对企业造成无法估量的损失和极为恶劣的影响，并可能产生严重的社会影响。通过建立档案应急管理体系，可以帮助电力企业提升自身应急管理能力，有助于科学防范应对档案工作中出现的各种突发事件，最大限度地减轻其危害，保障档案安全。

1 档案应急管理体系框架及目标

档案应急管理体系不仅是档案部门一个部门的工作，更是整个企业应急管理体系中的重要组成部分(见图1)。参照我国应急管理体系，档案应急管理体系以“一案三制”为基本框架。“一案”是指应急预案，就是根据发生或可能发生的突发事件，实现研究制定的应对计划和方案。“三制”是指应急工作的管理体制、运行机制和管理法制。

应急管理法制是指在国家应急管理的法律法规的框架下，制定符合企业实际的规章制度，使应急管理工作做到规范化、制度化，是应急管理工作开展的依据；应急管理体制是指建立统一领导、综合协调、分级负责的应急管理组织体系，是应急管理工作开展的基础；应急管理机制是指针对突发事件全过程中各种制度化、程序化的应急管理方法与措施，是应急工作开展的保障；应急预案就是根据发生和可能发生的突发事件，实现研究制定的应对计划和方案，是应急工作开展的关键。

“一案三制”相互影响，互为依存，共同推进应急管理工作的有序开展。通过“一案三制”的应急管理体系的建设，实现“覆盖全面、运转高效、协作顺畅、保障有力”的应急管理目标。

通过档案应急管理体系建设，最终应达到以下目标。

(1)在平时，做好突发事件事前保障准备工作。修订应急预案、安排有针对性的演练、开展档案工作人员的应急培训、合理部署安全应急资源，研究应急处理科学手段，以便在紧急情况发生时能及时有效地开展应急保障工作。

(2)在紧急情况发生时，能及时处理决策，启动档案安全应急预案协调企业各部门人员，调用内外部资源，对突发事件进行及时处理、控制、消除，防止在更大范围内的扩散。

(3)在善后处理期间，修复重建，恢复突发事件带来的不利影响。对整个安全应急体系的运行情况进行调研评估、总结经验，对体系的相关功能进行调整优化。对突发事件处置做出突出贡献的个人，给予适当的表彰和奖励，对事件责任人、处置不力人员进行批评和惩处。

2 应急管理法制建设

应急管理法制建设是应急管理体系的基础和保障。2008年国家档案局根据《中华人民共和国档案法》和《突发事件应对法》等法律法规制定了《档案工作突发事件应急处置管理办法》，这是我国档案应急管理工作的纲领性文件，对于有效预防、及时处理和解决档案工作中的突发事件，确保档案资源的安全具有重要的现实意义。企业可参照这些文件，制定本企业在应急领导和管理组织体系、应急预案体系、监测预警、应急队伍、应急保障能力、绩效考核等方面的规章制度。通过规章制度的制定，明确岗位职责，规范处置流程，优化资源保障，确保应急管理体系在日常工作中能够有效开展。

3 应急管理体制建设

企业档案应急管理体制主要是指建立统一领导、综合协调的组织体系，明确部门、人员的职责分工，从而保障应急管理工作的有序开展。通过建立健全的应急管理体系，明确各机构和人员在应急管理工作中的权力与责任，从而形成科学高效、协作联动的突发事件应急管理机制，规范突发事件应急管理流程。

企业应成立档案安全应急管理专项小组，作为档案安全应急管理的常设机构，指挥协调相关类别的突发事件应对和处置工作。为保证应急体系的正常运转，小组成员应由多部门共同组成，除企业档案管理人员，还应包括信息运维人员、安全保卫人员、后勤保障人员等，以便协调联动，共同应对突发事件，确保突发或重大事件下能及时高效地开展应急救援。应急管理小组还可以邀请外部专家加入，定期向专家通报应急工作相关情况，提供企业相关资料和信息，获取专家技术支持。

在日常状态下，应急管理小组负责制定发布重大灾害、档案损毁、泄密等突发事件应急预案，组建应急队伍，指导开展应急演练；组织开展档案安全检查与安全隐患排查，检验人员、装备、技术等应急应对能力；组织开展档案安全考核评价，落实安全工作责任制；组织开展应急科学研究；组织档案安全工作相关培训和宣传工作。

当紧急情况发生时，应急管理小组负责指挥和协调应急处置，启动应急预案；评估紧急状态，决定是否请求外部支援；负责事后调研评估、总结经验，并对应急预案进行调整优化。

4 应急管理机制建设

应急管理机制是突发事件全过程中各种系统化、制度化、程序化、规范化和理论化的方法和措施，是应急管理体系的关键要素。应急管理机制建设将有利于识别安全隐患，变被动处置为主动防范；有利于档案管理人员了解各种可能发生的突发事件及其应对措施，及时对突发事件做出响应和处置，避免事件的扩大或升级；有利于增强应急管理工作的主动性，及时调配应急资源，使突发事件应对处置的各个环节有章可循。

企业档案应急管理机制可分为运行机制、保障机制和监督机制等。

4.1 运行机制管理建设

建立覆盖全面的档案应急处置体系，应包括事前防范准备、事中应急响应、事后抢救修复。

4.1.1 事前防范准备

事前防范准备是企业开展应急管理工作的首要环节，只有在突发事件发生之前，做好各项准备工作，从而提高潜在风险的预见性，做到未雨绸缪。

档案无论是实体还是电子信息在其生成、保管、利用服务、鉴定销毁等各个阶段都会面临的安全风险。在开展档案安全管理工作时，大部分档案中存在的安全风险都是潜在的，并不是很明显。在正常情况下都是比较正常的，但是一旦遇到极端情况，就会立马显现出来，从而造成无法估量的损失或极为恶劣的影响。

档案安全风险存在于多个方面, 主要包括环境、技术、管理三个方面。其中, 环境风险包括了自然环境灾害(如地震、飓风)和非自然(如火灾、断电)因素；技术风险包括了档案系统故障、存储介质故障和病毒感染等因素；人为风险包括了档案损毁、档案遗失、档案泄密等因素。

通过对档案生命周期内每一个环节内档案的真实性、保密性、抗毁性、有效性及可用性等安全属性进行风险识别和风险评估，充分认识档案可能面临的各种安全威胁，发现安全隐患，评估事故发生的可能性、事故的发生程度及事故危害程度，从而采取有针对性的措施，尽可能降低安全风险发生的概率，并对这些安全风险进行监控，最大限度地确保档案的安全。

4.1.2 事中应急响应

事中应急响应是指突发事件发生时，档案部门需要及时做出反应，采取措施化解危机，保护档案安全，相关研究重点主要集中在应急响应流程与策略、信息报送等方面。

在应急状态下，以档案安全应急管理专项小组为中心，成立应急现场指挥部，负责指挥、协调应急处置工作。档案安全应急队伍应迅速判断突发事件状态及影响范围，判断事件级别，启动相对应的应急预案，采取针对性措施抢救档案和人员，控制消除危机。首先要对受灾区域进行排险工作，搜寻、标记和转移目标，应按照先人员、档案，再材料、设备的顺序开展应急工作。

在应对突发事件时，可请档案专家参与对事件的分析评估和研判，提出应急处置措施，提供技术支持，必要时到现场参与应急处置工作。

4.1.3 事后抢救修复

事后抢救修复是指突发事件结束后，集中力量采取各种措施对受损档案及档案室进行抢救修复和恢复重建的过程。主要在灾情调查评估、抢救修复、善后总结等方面开展。

4.2 保障机制

建立档案安全应急资源保障体系，从人才、设施、资金、技术等方面为档案安全应急管理工作提供坚实可靠的资源保障，免除档案安全应急管理工作的“后顾之忧”。合理储备应对自然灾害档案应急物资，包括以下几类。

(1)配备防灾设备，如火警警报器、高压细水雾灭火系统等消防设备。

(2)配备档案修复设备，如冷冻干燥机、消毒设备等。

(3)储备足够的档案装具和档案用品，以便及时更换在灾害中受损的装具和用品。

(4)建设科技支撑体系，推广运用现有技术、学习国外先进技术，提升档案安全应急的科学性。加强档案自然灾害应急技术设备的研发和推广应用，配备防灾设备、档案修复设备和应急技术设备，为档案安全应急管理提高技术保障。

4.3 监督管理机制

建立完善的监督管理机制，可以有效地激励档案人员的主观能动性，推动各项应急管理工作有效开展。完善应急管理的宣传培训：一是明确培训对象，不同的人在应急管理中有不同的职责和工作，要因人而异，根据实际情况设定相应的培训内容和合适的培训方式；二是完善培训内容，档案安全应急管理培训内容，不仅要有理论方面的知识，还要有实践案例方面的分析。增强员工对档案工作突发事件的防范意识和应对能力，达到遇事不慌、积极应对的目的。

建立档案工作考核评价机制，细化企业档案工作考核评价指标，将档案安全应急工作列入考核指标，督促安全责任落实到位，做到奖惩有据。

5 应急预案

应急预案就是根据发生和可能发生的突发事件，实现研究制定的应对计划和方案。应急预案是应急管理的行动指南，是有效应对突发事件的重要手段。企业可根据档案风险评估的结果，综合考虑风险控制成本和风险造成的影响，依据安全需求，合理编制有针对性的专项应急预案，从而科学有效地开展突发事件应对处置工作，合理配置应对突发事件的相关资源，提高应急决策的科学性和实效性。

应急预案的生命在于其针对性和可操作性，而应急演练是检验应急预案针对性和可操作性的最好方式。应根据实际情况采取实战演练、桌面推演或其他方式，保证应急处置的高效性、参与的广泛性、资源配置最优性和协同处置的联动性。

6 结语

档案应急管理是一项综合长期的工作，企业通过规范的制度体系建设，实现对档案实体和电子信息的有效管控。采用内部机制强化日常监督，结合奖惩机制、绩效考核等手段，对应急管理措施进行强化落实，确保档案应急管理工作的有效开展，提升整体档案安全水平。