《信息与文献 参考文献著录规则》中档案著录规则的修订建议*

张 衍，陈子琪

自1987年颁布以来，《信息与文献 参考文献著录规则》已历经两次修订(2005年版和2015年版，以下将2015年版简称为“新标准”)。新标准在标准名称、适用范围及著录项目等多个方面做出重大修订，其中就包括增添“档案、舆图、数据集和其他”4种文献类型标识及列举相关的文献著录示例[1]Ⅲ。但在新标准全文中，关于档案著录的内容较少。明确档案文献的著录是一个“小而专”的问题，但对人文学者来讲，它是一个基础性的问题，对促进学术知识的发现、提高数据库的可用性、满足人文学者的数字学术需求具有重要意义。

(1)“4.1 专著”和“4.6 电子资源”分别给出有关档案的著录格式示例，原文如下：

[9] 中国第一历史档案馆，辽宁省档案馆.中国明朝档案总汇[A].桂林：广西师范大学出版社，2001.[1]3

[2] 北京市人民政府办公厅.关于转发北京市企业投资项目核准暂行实施办法的通知：京政办发[2005]37号[A/OL].(2005-07-12)[2011-07-12].http：//china.findlaw.cn/fagui/p_l/39934.html.[1]7

(2)“8.2 题名”中规定题名著录项包括档案名等著录内容，原文如下：

题名包括书名、刊名、报纸名、专利题名、报告名、标准名、学位论文名、档案名、舆图名、析出的文献名等。题名按著录信息源所载的内容著录。[1]9

(3)“附录B”的文献类型和标识代码规定[A]作为档案的标识代码。

从上述内容不难看出，新标准并未明确界定“档案”及其适用范围，也未给出详细的档案著录规则。也因如此，学界发现档案著录实践存在3个问题：一是“档案，A”涵义失当，造成部分文献在实践中著录混乱[2]；二是新标准中的档案著录规则尚不明确[3]；三是新标准中档案著录示例有误[4-5]。

新标准中档案类型文献标识和有关著录示例的增加确实反映出标准修订的一大进步，但也不能忽略其档案著录规则仍有改进空间。目前学界的相关探讨多为“提出问题”，而给出具体修订意见的文章寥寥。有鉴于此，本文旨在分析新标准中档案著录规则现状的基础上，从档案学界对“档案概念与档案现象”的共识出发，结合当前档案著录实践中存在的问题，提出新标准中档案著录规则的修订建议，在提高新标准科学性的同时，也有助于学者在学术研究过程中准确地识别文献类型，开展原文献的查找及引文分析。

1 明确界定“档案，A”及其适用范围

新标准中并未明确界定何为档案。作为新加入的文献类型，定义不明，易造成部分文献在实践中著录混乱[2]。新标准的主要起草人之一陈浩元在《GB/T 7714新标准对旧标准的主要修改及实施要点提示》[6]中指出，“档案，A”指的是分类保存以备查考的文件和材料，如人事档案、科技档案、法律法规、政府文件。陈浩元的定义涉及档案、文件(政府文件或公务文件)、材料、法律法规等多种概念，在文献著录时应予以区分：

(1)档案。我国档案学界一般认为档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息[7]6。从内容属性上，档案分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等。

著录涉及的档案主要有两种形式：一种是档案典藏机构以编纂形式公开出版的文献出版物；另一种是未经汇编整理的档案。新标准在“4.1 专著”示例[9]中的《中国明朝档案总汇》系档案文献汇编，即以零散的档案材料为依据，按照特定主题集中整理形成的出版作品。本文建议此类划入“普通图书，M”。“档案，A”专指著者利用档案典藏机构未经汇编整理出版的档案。

(2)文件。文件系国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录[8]。档案与文件既有联系又有区别。随着文件对产生者效用的降低而不断发生文件阶段的变更，即从现行文件到半现行文件再到非现行文件。并非所有文件都会转变为档案，只有经过价值鉴定具有持续性价值的部分文件会转变为档案。从此层面而言，文件是档案的源头之一，但档案并非全部由文件转化而来，还包括大量非文件类的原始性记录物。

文件数量大，被著录的几率高，可单独设置为一类文献类型，其标识代码根据文件的英文Records可缩写为RS或REC。示例[2]是北京市人民政府办公厅政府信息公开内容，属于现行文件，宜划入RS或REC。

(3)材料或资料是现实中最接近档案、与档案关系最为密切的概念(事物)。从逻辑上讲，这两个概念的外延有大面积重合，且资料的外延一般来说要大于档案。凡是对人们研究、解决某一问题有一定价值的所有相关信息均可称之为资料，比如：文件、档案、图书、报刊、文章、录音录像乃至文物等[7]13。宜根据引用资料的详细文献类型分别予以著录。

(4)法律法规。在实践过程中，部分出版单位因无法认同把“法律法规”归于“档案，A”，而将其归为“其他，Z”[2]。

2 选择与界定档案著录要素

新标准中的档案著录示例要素有主要责任者或其他责任者、题名、出版项、页码、文献类型及载体标识代码、获取和访问路径。因档案资源的特殊性，必须将上述部分要素加以选择与界定，以提高著者和编辑著录的准确性。

2.1 主要责任者或其他责任者

档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息，具有连续性、有机性、真实性、自然性与长久保存等特质，不同于图书是由著作者编著、印刷与出版[9]25。依据档案的“来源原则”，档案的主要责任者是档案的形成者，如社会组织、个人或家族。

当责任者主体为单个社会组织时，著录应保留名称中1949年中华人民共和国建国前特有的朝代或政权信息，以“()”加以标识。著录过程需遵照由上至下的规则逐级标注。针对以外文文字书写的组织名称，还应当另以“.”分隔上下级。

示例1：（清）内阁典籍厅

示例2：（民）福建省政府秘书处第一科

示例3：广州市教育局

示例4：United States Department of Education. Institute of Education Sciences. National Center for Education Statistics

责任者为单个个人时，著录需采用姓在前名在后的形式标注。以外文文字书写的姓全大写，名可用缩写字母指代并省略缩写点。

示例1：张廷玉

示例2：HOOVER H

当责任者同时涉及多个社会组织或个人主体时，责任者之间应以“，”分隔。

示例1：中华人民共和国商务部，中华人民共和国民政部

示例2：连振钗，林起厅，黄厅琮

示例3：UnitedStatesDepartmentofHealthand Human Services， United States Department of Education

示例4：HOOVER H，FREEDMAN T，GEORGEF

2.2 题名

档案管理的过程中，依据来源原则、尊重全宗与尊重原始顺序的原则，档案学界发展出控制层级作为档案编排具体实施的方法。国际上档案编排的5 个层级为：典藏库(repository)、全宗(record group/collection/fonds)、系 列(series)、案卷(file folder/file unit)与单件(item)。一般而言，档案人员在执行编排工作时，通常以全宗、系列、案卷与单件等4层级作为基本的档案控制层级[9]45。我国官方的档案管理中采用3级控制层级，即：全宗、案卷、件。

档案与其他资源的特殊之处在于其每一控制层级均有独立的题名且意涵不同。这就需要新标准在题名项明确指出应标引哪一层级或哪几层级的题名。本文建议根据使用者引用档案资源的深度，逐级标引题名，每一层级的题名之间用“·”区分，其中档案的全宗名必须予以标注。若档案原件中只著录有文件题名，则只标注全宗名和文件名即可。

以中国第二历史档案馆馆藏为例，全宗·案卷·件的顺序题名标注如下：

示例1：北洋政府档案·交通部·中华民国六年邮政事物总论

以美国国家档案馆馆藏为例，record group·series·item的顺序题名标注如下：

示例2：Record Group 306：Records of the U.S. Information Agency，1900-2003·Moving Images Relating to U.S.Domestic and International Activities，1982-1999·Education of Johnny Schnell-1962

2.3 出版项

出版项包括出版地、出版者、出版日期、公告日期、更新日期、引用日期等。对应到档案资源，应该是档案的典藏地、典藏单位、档案的形成时间、引用档案的日期。其中，典藏地宜详细标注档案典藏地的具体城市名称。典藏单位另以“：”连接于典藏地之后。

示例1：北京：中国第一历史档案馆

示例2：Kew：The National Archives

档案的形成时间是指其具体形成日期或是形成档案的起止跨度日期。日期统一以阿拉伯数字按照年月日顺序进行标注。当档案中标注有其他纪年形式时，还应另将原纪年以“()”形式附后。

示例1：1949-12-24

示例2：1939-01-20（民国廿八年一月二十日）

若档案形成时间中的月份或日期等信息不明，则著录时无需具体标注到月份或日期，而是应当以档案原件典藏单位的著录时间为准。针对国外档案材料中常用“circa”表示推测档案形成时间的情况，著录时可在时间前用“c”缩写加以标识，并以“-”连接档案形成的起止跨度日期。

示例1：1736（乾隆元年）

示例2：c1884

示例3：c1917-c1930

另外，针对电子档案的引用，还应特别标注引用档案的具体日期附于档案形成时间之后。著录时应使用阿拉伯数字并依照[YYYY-MM-DD]格式加以标注。

2.4 页码

页码即档案的编号。编号包括档号以及缩微号、光盘编号、磁带(盘)编号等。其中档号是最根本的必备要素，它反映和固定档案在案卷及全宗内的排列顺序。缩微号和光盘号则是馆藏机构赋予特殊载体档案制品的编号。著录时按照档号在前，其他编号在后的顺序标注，不同的编号间以“，”分隔。不同类别的档案或不同馆藏机构的档号设置各有不同，著录时要注意遵照馆藏实际情况进行标注。

以福建省档案馆馆藏为例，档号按照“全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页(张)号”格式著录如下：

示例1：0001-001-000013-0032

以英国国家档案馆馆藏为例，档号著录格式如下：

示例2：C6-452-69

2.5 电子资源载体和标识代码

电子资源载体类型标识在新标准中表现为磁带、磁盘、光盘、联机网络4种形式。而针对档案中还可能存在的缩微胶片的特殊载体类型，建议增加“MF”作为其载体类型标识。

3 给出正确的档案著录示例

示例可在一定程度上发挥参考作用。新标准中的档案著录示例[4]有误，系新标准对档案的定义不明所致。示例有误破坏了学术研究的规范和严谨，也影响新标准的推广与权威性。本文建议将档案著录格式确定为如下形式：

[序号]责任者.题名[文献类型标识代码/载体类型标识代码].典藏地：典藏单位，档案形成时间：页码[引用日期].获取和访问路径.

示例：

[1]柯台山.柯台山文书·手稿与著作·手稿·港九脱险记手稿[A/OL].台北：中研院台史所档案馆，1942-07-12（民国31年7月12日）：T1050_02_02_001[2020-07-01]. http：//tais.ith.sinica.edu.tw/sinicafrsFront/search/search_detail.jsp?xmlId=0000311766&checked=&unchecked=0000311766.

[2]澳门基本法协进会.澳门基本法协进会·基本法协进会·澳门基本法协进会会议记录册[A].澳门：澳门档案馆，1995-01-05：MO/AH/APLBM/03/012.

[3] Royal Commission on Government in England. Records created or inherited by the Ministry of Housing and Local Government，and of successor and related bodies · Records of Commissions · Royal Commission on Local Government in England（Redcliffe-Maud Commission）：Minutes，Papers and Maps · Research Unit on School Management and Government： interim report 1967[A]. Kew： The National Archives，1966-1967：HLG 69/940.

[4] U.S. Court of Appeals for the Fourth Circuit. Record Group 276：Records of the U.S.Courts of Appeals，1891-1992·Briefs and Appendices，1892-1996·AnneP.Newmanet al.v.Piggie Park Enterprises，Inc.，1966-1967 ·Appellants’Brief [A/OL]. Philadelphia：National Archives at Philadelphia，1966-10-03：75677517[2020-07-01].https：//catalog.archives.gov/id/75677517.