解读如何做好新时期地勘单位的档案管理工作

文｜王佳

地勘单位的档案管理工作和行政档案管理工作有着本质的区别，档案管理的主要对象是地质勘查的相关资料，与一般级别的行政管理资料管理的目标和属性有所不同，这明确了地勘单位档案管理工作的重要地位。地质档案资料主要是指在地质勘查工作开展过程中，对整个开发过程的项目确认，项目设计资料的整理和数据的编写，以及最后验收的描述，属于地质勘测工作的总结性资料，并以报告的形式形成地质档案，地勘单位的地质档案具有一定的专业性和现实性，在整个工作过程中具有较强的实用性，地勘单位的地质资料对国家的社会经济发展和地勘单位本身都具有重要的利用价值。

一、地勘单位的档案管理工作目前存在的问题分析

（一）管理人员管理意识薄弱和管理体系不够健全

通过对目前地勘单位档案管理工作的了解可以发现相关人员档案管理意识薄弱，档案管理机制存在较大的问题，地勘单位档案资料具有十分重要的作用，这与薄弱的档案管理意识形成了鲜明的对比，属于不正常的管理现象。随着经济的发展，我国地勘单位得到了全面的发展和进步，这就导致一些单位领导只注重发展单位经济，将工作重心放在经济效益上，而对于地质资料的档案管理工作没有引起足够的重视，管理形式上存在很大的问题，这就造成了档案管理工作的停滞不前现象。此外，由于档案管理工作的重视程度缺乏，很多地勘单位的管理机制存在不健全的现象，档案管理的组织和机构有待提升和完善。同时，在档案管理人员的设置上也极度缺乏，档案管理的相关规章和制度以及保管和利用工作都存在不规范的现象，导致整个档案管理工作效率低下。同时，也对档案资料的安全保存产生了一定的威胁，容易造成资料丢失和资料不健全的后果，在地质资料形成报告以后，很多资料都停留在技术人员的手中，没有进行统一的归档和收集，这也容易造成资料的流失，对以后资料的查阅和利用带来了很大的不便。

（二）管理人员素质不高和管理基础条件相对较差

经济的快速发展，促进我国很多行业体制发生了改革，精简机构成员节约经济成本是当今很多企业的主要改革方向和重点。由于人员的缺少，导致档案管理专职人员缺失，有限的档案管理工作人员需要承担大量的管理工作，工作任务大，工作周期长，同时档案管理工作本身又十分的复杂和烦琐，这就很容易造成档案管理工作人员产生反感，工作情绪不高，缺乏工作的积极性和责任感。同时由于地勘单位对档案管理工作得不够重视，在档案管理基础设施建设方面缺乏投入和支持，严重阻碍了地勘单位档案管理工作的顺利开展和进行，有效的保存档案管理资料是档案管理工作的重要内容之一，地勘单位没有积极的建设档案管理工作室来保存档案资料，导致资料的分类处理和保存利用等工作的开展受到了一定的限制。由于基础设施投入和支持力度不够也阻碍了档案管理工作的现代化管理的转变，使很多档案管理手段和工作流程都停留在传统的落后阶段。

（三）档案资料的利用率低下

地勘单位对档案资料的高效利用是档案管理工作的最终目的和价值，也是体现档案管理工作重要性的具体体现。很多地勘单位目前关于资料的利用率相对较低，缺乏主动利用意识，也缺乏对档案资料的二次开发，使档案资料长时间处在保密管理的状态下，而且严格控制了单位团体和个人对资料的应用，部门与部门之间关于资料交流相对缺乏，使很多档案资料没有发挥出应有的价值。

二、新时期地勘单位的档案管理工作面临的新形势分析

新形势下地勘单位档案管理工作主要面临两个方面的创新和改变。首先是随着信息技术进步和发展，信息化和网络化背景下地勘单位的档案管理工作面临着新的发展转变，利用现代化网络技术可以有效的促进地勘单位档案管理工作的效率提升，使整个管理工作变得更加科学化和规范化。另外新形势下，地勘单位档案管理工作应该突出档案管理的服务意识和创新意识，发挥地勘档案资料的最大利用价值，随着科学技术的发展，信息技术和网络技术被广泛的应用到各个行业和不同的领域，这对地勘单位档案管理工作来说是一个重要的发展机遇，但是也是很大的挑战。目前，我国地勘单位很多档案资料管理工作的现代化程度相对较低，硬件设施和软件设施投入不足，这就阻碍了信息化建设的发展，地勘单位管理人员应该积极的发挥先进信息技术的作用和价值，发挥信息技术的应用优势，打破传统档案资料管理的模式和思想束缚，促进地质资料管理工作向数字化和信息化以及网络化的转变，为后续的资料利用和资料查阅工作打下良好的基础，创造优良和便捷的储存条件，更好地满足社会对资料利用需求，随着信息化技术手段种类的增多，信息传播速度加快，在这种高度化信息传播的背景下，地勘单位档案管理工作应该突破区域束缚，面向社会大众，实现服务社会的工作目标，传统的档案资料保存和接收都是纸质版，而随着信息技术的发展，数字化管理和数字化资料已经成为必然的发展趋势，构建网络服务体系，以新的服务理念和服务方式来提升地勘单位档案资料管理工作的质量和效率，对有效发挥资料的价值具有重要的促进作用。

三、如何做好新时期地勘单位的档案管理工作

（一）对地勘单位的档案资料进行分类管理

地勘单位档案资料种类繁多，内容涉及面广泛，所以对档案资料进行分类管理是整个管理工作的重点，对档案资料进行收集和整理最终实现归档，可以避免与其他无关资料和行政资料混为一谈，促进管理工作规范化和科学化，地质资料是地勘单位的重要数据，对地质资料的有效管理是档案管理工作的重中之重，加强地质资料和其他类资料的分类，在一定程度上提升了档案管理工作的效率和质量，同时也为档案资料的利用提供了便利的条件和基础。

（二）有效的运用信息技术手段提升档案管理工作的质量和效率

随着信息化技术的发展，给我国众多行业带来了巨大的变革和机遇，地勘单位也面临着这样的问题，传统的档案管理观念和手段已经无法满足当下社会发展的需求，构建档案信息化管理和建设是新形势下档案管理工作的基本发展方向，也是档案管理工作未来发展的必然趋势，有效提高档案管理信息化工作水平，对促进档案管理工作的质量和效率具有重要的推动作用。构建网络环境下档案管理和档案服务的工作体系，对实现档案资料社会化服务具有重要的意义，地勘单位一方面要全面地加强资料的数字化发展，建立相关数据数据库，提升档案资料的利用率最终实现利用价值。另一方面还要加强档案资料的信息化管理，建立高效的信息化管理系统，目的是提高资料管理工作的水平和效率。

（三）提高档案管理工作人员的素质

地勘单位档案管理工作对管理工作人员的要求相对较高，由于档案管理工作具有专业性，现实性和连续性等特点，这就对管理工作提出了更高的要求。地勘单位需要加强档案管理人员的素质建设，确保档案管理工作人员具有一定的技术水平和专业水准，才能确保整个管理工作的完整性和准确性。一方面地勘单位需要招聘和引进大量的档案管理专业型人才，增加人员成本的投入，在人员的选择上，要求管理人员具备一定的地质勘查专业能力，同时有丰富的档案管理工作经验，并通过专业技术考核，才能参与档案管理工作，另一方面，单位需要培养内部优秀的人才，通过培训和学习提高内部专业人才的专业能力和专业素质，构建合理和科学的人才培养计划，对提高整体档案管理工作的水平和效率具有重要的促进作用。

（四）加强档案管理工作的基础设施建设

资料的储存和归档工作对整个地勘单位的档案管理具有重要的意义，需要地勘单位建立综合档案室对档案进行集中化管理，有效的开展地勘单位的档案管理工作，促进管理工作的规范性和科学性，通过建立综合档案室做好档案的集中化管理，是地勘单位档案管理工作的重中之重。

四、结语

通过以上对如何做好新时期地勘单位的档案管理工作的分析和讨论，可以知道，新形势下加强对档案管理工作的重视，认识档案管理工作的重要性，是做好地勘单位档案管理工作的关键，提高思想认识是做好管理工作的基本前提，随着信息技术的发展，地勘单位面临更多的发展机遇。在这种形势下，需要加强档案管理工作的流程化和规范化，顺应时代的发展潮流，有效的运用现代化科学技术和信息手段，不断的完善档案管理工作体系，提高档案资料的利用率，实现利用价值，为地勘单位经济的发展打好基础。