完善电力企业工程建设项目档案策略探析

文｜斯 琴

工程建设项目档案是对项目工程建设全过程的真实记录，也是保证项目正常运行和维护的重要依据。电力行业作为关系着国家经济命脉和能源安全的重要行业，一定要重视其项目档案建设管理工作。电力企业工程建设项目档案包括工程建设期间涉及的勘测设计文件，施工开始到竣工验收整个过程中的具有重要意义和价值的文件，是对整个工程建设后期进行维护和改造的重要依据。工程建设项目档案对整个建设过程的实际情况做了详细的记录，因此，做好工程建设项目档案管理工作，能够促进电力企业的长期发展，为此，一定要结合企业当前的现状，来探讨如何完善电力企业工程建设项目档案的应对策略。

一、电力企业的现状分析

（一）工作效率有待提高

电力企业工程建设项目档案的专项验收环节较为复杂，涵盖了专家意见记录、档案信息查阅、实体档案调档、筛选案卷记录、专家分组、形成验收意见等众多的环节内容，而且需要由众多的专家和相关工作人员的配合才能顺利完成。在实体档案调档的环节中，验收单位需要对专家需要查阅的案卷信息进行手工记录，通常由库房的管理人员负责查找并记录，这个过程都需要人工完成，消耗的时间过长，降低了工作效率，而且对于专家需要调取查阅的档案信息不能快速地进行分析和记录，也无法对存在的相关问题及时排查。

（二）统计方面存在很大的难度

首先，专家对于在查阅过程中发现的问题需要进行手工记录，同时还要将有效的意见记录下来，这种手工记录方式不能直观地将问题和意见体现出来。其次，验收单位的相关人员还要将专家的意见手工记录下来，然后再将问题进行整理归类，由于记录方式具有多样化，所以在整理统计的过程中存在很大的难度。最后，经过专家讨论得出的问题和意见记录较为零散，无法与案卷信息和相应参建单位的信息进行有效的关联分析，为工程档案管理分析工作增加了难度，从而造成工程建设项目档案的整体质量无法得到有效的管控。

（三）闭环管理存在较大难度

电力企业工程建设项目档案在专项验收结束后，相关的责任单位要针对发现的问题进行整改和完善，但是专家提出的意见不能对应到相应的项目中，及时地反馈给参建单位，需要经过人工分析和排查后才能对相应的单位进行准确的定位；对责任单位的整改情况也无法做到完善的电子记录，导致对整改效果无法进行追溯，也不利于对电力企业工程建设项目档案实行规范化管理。

二、完善电力企业工程建设项目档案管理的具体策略分析

（一）健全机构、建立工作机制

相关部门和电力企业的领导人员应该高度重视工程建设项目档案管理工作，充分认识到工程建设项目档案的建立和完善对于电力企业的正常运行和申报更多优质的工程具有十分重要的促进作用。在工程开始之前就应该确定档案管理的工作目标，并确定相关领导人员的工作责任，在制定建设的过程中，还要明确工程建设项目档案的专项验收组织、方法和内容等，规范专项验收工作的整个流程，并将工程项目档案的建立和完善纳入领导工作的工作范畴中。在建设初期要建立基建文件中心，选择有丰富经验的项目档案管理专家和软件开发团队组建成专门的项目工作组，负责建设工程项目档案验收辅助系统。同时还要求各个参建单位配备专业的档案管理专职人员，并针对工程建设项目档案建立相关的管理制度，例如《项目档案归档管理制度》《移交资料总目录》《档案工作总体规划与实施措施》等。并要组织各个参建单位及时的学习相关文件，保证档案管理人员在开展工作的过程中能够有据可依，明确项目档案应该遵从的收集和归档标准，以及需要收集归档的具体内容，从而对项目档案管理的整体工作流程进行有效的控制。

（二）做好文件的收集整理工作

有效的前期文件是保证工程建设项目顺利开展的有效依据，这里的前期文件指的是在工程建设项目开始建设之前形成于设计、勘察、招投标、审批、立项等环节中的文件资料，对于工程建设具有重要的参考价值。为了保证前期文件能够全面、完整的归纳到档案库中，文件中心根据工程建设的实际情况，加强计划合同部和工程部之间的沟通联系，有效的控制前期文件的收集和归档，对期间发现的问题及时地采取应对措施，保证文件的能够完整归档。

（三）开展需求调研

工程建设项目档案管理需要有完善的验收辅助系统作为支持才能有效地提高工作效率，降低工作难度，为此一定要保证项目档案验收辅助系统的研发工作顺利完成，并取得有效的成果，相关部门要积极邀请国家档案局等相关单位的具有丰富经验的档案专家共同探讨。通过对项目档案验收工作的当前现状进行全面的梳理，针对管理难度大、工作效率等问题组织专家进行分析和研究，形成了合理的系统功能建设需求调研成果，涵盖了问题汇总、意见反馈、案卷筛选、专家分组、档案数据导入、闭环整改等众多环节，为项目档案验收辅助系统的研发打下坚实的基础。

（四）完成系统研发

针对上面的需求研发分析，促进了工程项目档案验收辅助系统的成功研发，实现了构建数字档案系统的目标，通过数字档案馆系统的集成能够改善传统的手工记录验收方式，建立系统在线验收体系。工程项目档案验收辅助系统的建立大大地提升了工作效率，降低了统计难度，此系统的建立不仅能够实现多渠道的录入和汇总，还能实现项目信息的基本定制、过程检查、参建单位的问题整改、验收问题汇总和导出、专家问题反馈、案卷调阅、专家信息定制、档案信息导入等主要功能，同时还支持对案卷信息、反馈意见等信息的自动汇总和统计分析，为提高工程档案验收的工作质量和工作效率提供了有力的保障。

（五）加强内部控制

在保证项目档案验收辅助系统研发成功的前提下，还需要有完善的内部控制制度，才能保证各项系统的有效应用，也只有通过加强内部控制才能保证项目档案的系统性、准确性和完整性。首先，在进行项目建设过程中，会形成与设计、勘察、建设、施工等相关的文件资料，对这些重要文件进行强化管理，能够在很大程度上保证项目档案的准确性和完整性，同时还能保证项目档案验收辅助系统的优势充分地发挥出来。为此，基建文件中心建立了面向生产、面向工程、用户第一、质量第一、管理第一的管理原则，根据工程项目的建设需求，对各类文件资料进行及时准确的处理，为工程建设提供有力的基础保障。其次，对建设项目档案信息化加强构建力度。对于项目档案管理除了实现与数字档案馆系统的集成之外，还要配置相应的档案管理软件，对文件收集、归档、存储、分发、借还等工作进行系统化管理，保证纸质档案与电子档案的一致化，使二者实现同步归档的目标。建立良好的硬件设施和先进的软件系统，并保证各个系统的有效运行和应用才能使档案库形成一个全面的、综合性的信息储备中心，这样不仅能够提升档案管理的工作效率和工作质量，还能提高信息化建设水平，充分发挥项目档案验收辅助系统的最大化优势，提升工程建设项目档案管理的信息化发展水平。

（六）强化外部控制

在加强内部控制的同时，还要重视外部控制的管理，首先要对相关技术文件进行严格的管理和把控。要根据相关的工作要求标准对档案资料进行验收，同时档案管理人员要通过填写相关的工程记录表等方式，将工程建设的全部过程记录下来，并形成规范的目录，对文件的页码编制和图纸折叠方面都要进行严格的要求，从而保证工程档案的完整性和准确性。其次要充分发挥监理人员在工程建设项目档案管理中的监管作用。监理人员进入工作环境中以后，要参与到各类表单的建设工作中，使工程建设过程中涉及的表单实现统一化，同时监理人员要组织和召开文件材料收集整理会、工程协调会、图纸审查会等各种会议，提高工程建设项目档案管理工作的水平和质量。

综上所述，经过上述一系列的改善措施，进一步地完善了电力企业工程建设项目档案管理工作。在实际的完善过程中，通过健全机构、建立工作机制、研发并应用项目档案验收辅助系统，实现与数字档案馆系统的集成、加强内部管理和强化外部控制、完成系统研发等措施，使工程建设项目档案管理工作获取了明显的成果，在很大程度上提高了工作效率，降低了统计工作的难度，提供了知识服务，实现了闭环管理，该工作成果和实践经验为促进电力企业工程建设项目档案管理的完善提供了重要的参考依据。