高校学籍管理中存在的问题与改进对策

摘要：学籍是学生在校身份的证明，学籍管理是高校日常管理中的一项重要工作，目前高校中学籍管理工作仍有许多需要改进的问题。本文结合高校学籍管理中的相关问题，提出解决措施和改进对策。

关键词：高校;学籍管理;改进对策

学籍是学生在校身份的证明，如同是学生在校期间的“身份证”，因此，学籍和每位学生是一对一的关系，只有取得学籍才可以进入高校进行正常的学习和生活。学籍管理是高校日常教学中的一项重要内容，是学校教务处的一个重要而又繁杂的日常常规工作。学籍异动工作频率不定，根据学生的申请情况而定，它是对学生在校学习、生活情况的动态记录。学籍异动包括保留入学资格、休学、退学、转专业、降级、转学等[1]，它属于学生学籍的一种非程序化的变动。进入新世纪以来，我国高校招生规模扩大，在校人数逐年加大，相较于未扩招前，由于基数的增大，学籍异动明显增多[2]。随着信息化不断的推进，对高校学籍管理工作提出更高的要求，不仅要做到服务师生，还要保证信息准确全面，在过去习惯用纸质完成这一流程，在这个快节奏的社会环境下，这一纸质流程的形式显然做不到高效便捷[3]。本文目的是探讨高校目前的学籍管理和学籍异动管理中存在的问题和解决对策。

一、学籍管理及学籍异动中存在的问题

（一）学籍管理制度不够完善

现在高校随着学生基数的上涨，学籍管理方面的政策、制度可能还存在一些盲区，制度不够完善，管理文件的制定不够详细，给日常的学籍管理工作带来一定的困难。正因为这一重要原因，就会大大降低学籍管理工作的效率。在当代的高等教育背景下，我们应该顺应时代发展，制定出贴合当前情况的学籍管理相关政策条例。不仅要保证规章政策遵循国家法规，还应该结合实际情况，在办理过程中还要体现出我们的人文关怀，让管理条例有温度、更温情。这也是体现了我们树德育人、管理育人的方针。

（二）学籍管理与学籍异动流程宣传不到位

在新生入校时，每位学生都会拿到一本学生手册，手册中会详细的讲解关于大学四年的学习、生活的方方面面的问题与处理方式，但是由于学院宣传不到位，加上学生自身不重视，导致学生手册的效果并不能真正发挥出来。在大学学习、生活中遇到问题，学生首先的求助对象是辅导员和班主任。这使得本该很快速可以解决的问题花费更多的时间去处理，不仅学生的问题没有及时解决，老师的工作时间也会被这些繁杂的事情所羁绊，降低其工作效率。

有些学生不会利用网站信息查询自己的学籍信息，可能学籍有误这一问题直到毕业才会发现，有甚者还是在老师通知的情况下被动发现学籍有误，这会直接影响到学生的学业情况。有些学生因自身情况发生学籍异动，但是这一情况并没有上报学校教务处，导致学业受到影响。

以上情况一方面是学生自身不重视造成，另一方面是我们高校有关学籍的问题宣传不到位，没有引起学生足够的关注度。

（三）管理方式落后，信息化建设有待提高

随着信息化时代的来临，对于各项业务办理都在提倡无纸化办理，这不仅可以提高办事效率，也可以节约成本。但是，我们在学籍管理日常工作中，无纸化程度仍然不高，这就造成学生办理学籍异动时要去学校各个行政部门提交学籍异动单据，再反馈学籍异动确认单，才能办好本次学籍异动。导致学生的学籍异动办理难度大、效率低。同时，保留纸质单据会造成学籍管理工作人员的工作难度，

信息化建设平台搭建落后，是造成学籍管理和学籍异动办理难度大的另一个重要原因。学籍是可以为学校其他部门办理相关业务提供基础数据的，学籍数据的不准确会对其他联动工作造成不利影响和无法正常开展[4]。

（四）学籍管理的有关工作人员素质有待提高

学籍管理人员日常要面对全校学生开展学籍相关的工作，目前各个高校中学籍管理人员稀少，他们不仅要统计新生信息采集、新生与毕业生照片采集、毕业审核、学历学位制作、学籍异动等工作，繁杂的日常工作量大切要确保数据准确，这就对工作人员提出很高的要求，数据一旦有误会联动影响到学工处、后勤保障处、就业工作办等相关部门的数据统计。

学籍管理人员日常工作量大，对于工作经验总结的机会较少，也很少有机会可以对外交流，与其他高校间进行经验沟通交流，这些机会少就会使得他们局限在自己的手头工作中，工作方法改进很难、工作效率提高也是有限、缺乏服务创新意识。

学籍管理人员面对的服务对象是全向学生，是学校办公部门与学生之间的一条直接纽带，由于日常繁杂的工作积累，致使他们和学生的沟通不够，不能及时关注到学生的需求。这一面对学校的窗口在服务中如果缺乏沟通的耐心和友好，很影响学校的对外形象。

二、提升学籍管理与学籍异动处理的对策

（一）完善学籍管理制度条例

高校在学籍管理中的基本依据是教育部最新出台的相关政策法规，应结合本校实际情况认真研读、学习、讨论最新政策，并研讨制定出适合本校的学籍管理制度条例，在遵循法规的基础上，最好做到关心学生，适应社会发展，体现出学校对于学生的温度和关怀。

学籍管理和学籍异动处理工作是高校教务处的日常工作内容，这一内容直接关系到每一位学生的切身利益，工作内容越详尽、越完善，那么工作中任何情况都可以有章可循，管理中的漏洞也就会越少，制度建设是保障。高校应较强重视这一工作内容，同时，也要吸取其他高校的先进的管理经验，制定适合本校的学籍管理方案。还要结合在日常工作中遇到的新问题、新情况，不断完善、优化本校的学籍管理和学籍异动处理办法。

（二）加强学籍管理与学籍异动管理的宣传力度

丰富有关学籍方面知识的宣传方式，增强宣传力度，让学生明白学籍对于自身的重要性，学籍信息有误会对学生造成严重的影响。加强学籍管理的宣传力度，提升学生的主观能动性，有利于学籍管理工作的开展，是这项工作开展的基础，可以保证后续学籍工作有条不紊的推进，因此，加强宣传力度必须落实到位。线上、线下结合开展宣传，不能单单依靠学生手冊，还要开展多种方式的宣传，例如系科教务可以对本系科学生开展集中宣传学籍的相关知识，让学生了解如何查询学籍相关信息;在日常工作中，也可以针对学生提出的问题汇总、分类，定期梳理，针对个性化问题再次开展学籍相关知识的宣讲，确保每位在校生明白学籍的作用。

针对学籍异动的学生，要让他们一旦有学籍异动要及时办理，定期在学校开展有关学籍异动的办理方式、流程的宣讲，还要利用网络平台，加大宣传力度。

（三）加强信息化建设，搭建互动平台

随着进入信息化社会，信息电子化要求越来越高，传统的纸质文件的传阅不仅耗费时间，还会因为传达不及时而错过工作的最佳处理时间。搭建完善的学籍管理信息化平台，打通教务处与相关部门，例如学工处、后保处、财务处、图书馆等的信息，实现信息共享，不仅可以有效提高工作效率，还能保证相关部门数据的一致性，提高了工作的准确度。各部门之间也要就信息平台的建设和维护定期开交流会，以维护信息平台的数据，使得学籍管理工作有效开展。

引进先进的教务管理系统可以大大提高教务处学籍管理的工作效率，针对学生的休学、退学、转专业、复学等学籍异动可以及时办理，并且相关部门能第一时间在系统查阅学生学籍异动相关信息，就不会出现遗漏的情况。

（四）加强学籍管理人员的专业水平，提升服务意识

学籍管理过程中不仅要求工作人员细心、耐心、严谨，还要有很好的服务意识和服务态度。教务处学籍管理部门是学校与学生、家长连接很紧密的一个部门，是学校与学生之间的一座桥梁，这个纽带作用做好对于学校对外的形象建设有很好的帮助，因此，学籍管理的工作人员要不断提高自己的服务意识，拥有良好的服务态度。具体的改进措施有以下几点：1.在工作中对待学生、家长的疑问要做到耐心解答;2.工作中要严格遵循规章制度办事，在不失准则的前提下认真做好学籍管理工作，既要严谨还要有温度;3.在日常工作经历下，要学会总结问题、归纳问题，加强学习，进而在服务学生时要秉承“以生为本”、“管理育人”的理念，体现对学生的关心与尊重;4.要不断学习，工作中善于思考，大胆创新与实践，提高工作效率，不要固化于现有的程式化工作流程。

（五）建立学业预警机制

高校应做到每学期对每位学生进行学业预警，让每位学生及时关注并了解到自己的学业情况，对照学业培养方案，科学的规划学生的学业完成情况，针对挂科多的学生要通过系科帮扶，重点关注，争取做到每位学生顺利完成大学学业。也要让学生清楚自己是否达到毕业要求。加强对学生此方面的关注和帮扶，防患于未然。

三、结语

学籍管理是高校日常管理工作中的一项细致又具体的工作，是高校学生管理、教学管理的重要支撑依据，随着进入信息化时代，对高校学籍管理提出更高的要求。高校学籍管理工作的改进应更加完善学籍管理制度条例、加强学籍管理的宣传、提升高校信息化建设水平、增强学籍管理工作人员的业务能力、建立学业预警机制帮扶学生。

参考文献：

[1]胡潇月.高校学籍管理工作现状及提升途径[J].知识经济，2020，530（10）：160，162.

[2]韩美莲，华婷.高校学籍异动现状分析及管理对策[J].科技视界，2020（21）：134-135.

[3]张慧芬.学籍管理系统之学籍异动管理的分析与设计[J].现代职业教育，2019（27）：86-87.

[4]聂孝燕.刍议高校学籍管理工作中存在的问题和对策[J].山西青年，2021（19）：103-104.

作者簡介：朱静丽，1986.9，女，汉族，山西五台，硕士研究生，南京师范大学中北学院，212300，工程师。