河北省水文行业电子公文和电子档案集成管理模式探究

□郑 伟 魏 丽

近年来，河北省水文行业大力推进信息化建设，办公无纸化、文档一体化和各项业务信息化迅猛发展，办公自动化的不断发展产生大量的电子文件，加上无纸化办公的趋势，更凸显了电子公文归档和电子档案系统的重要性。电子档案依托本单位OA 系统的便捷，可以实现信息的资源共享，提升档案管理效率，在文件归档、提取、查找、修改等方面具有明显优势。但电子档案凭证价值不明，长期保存技术措施不到位，成为电子档案管理环节上的难点和瓶颈，档案管理急需变革发展、创新转型。

1.河北省水文行业电子档案现状

1.1 现状

随着水文工作信息化建设步伐的加快，水文办公现代化建设也初具规模，档案资料全部电子化，形成一定规模的水文档案数据库。2017 年河北省水文行业在全省水利行业率先实现了档案数字化建设，建立起省水文行业电子档案管理网络化平台，对档案室室藏全部档案和主要业务档案建立了档案文件级目录数据库，全部录入计算机中科怡档案管理系统。利用计算机和网络，摆脱时间、空间的制约，进行异地传输、异地利用，初步实现了电子文档的统一管理和共享。

1.2 目前电子档案存在的问题

一是电子档案属于数字化信息，与纸质文件不同，对计算机有依赖性，具有存储不稳定的特点。由于过时的档案介质、计算机设备的更新换代速度加快等原因，各单位或多或少都存在着电子档案无法正常打开利用或者不能辨认其原稿的真实性问题。

二是没有健全的法规体系规范电子档案，标准和制度没有系统的规划，部分规范缺乏权威性和认可度，管理不足，监管薄弱，造成每个单位一套系统，难以实现统一。

三是各系统接口不统一，难以衔接，造成电子集成档案系统成本很高。

四是缺乏良好的保密性，电子档案易受到黑客、病毒等外界影响，再加上网络自身的安全性，导致电子档案保管出现安全上的问题。

为了建立以省水文行业水文科研项目管理和水文档案数字化建设为核心，11 个地市水文行业水文档案数字化建设和应用模式，进而研究全系统水文成果数字化建设及应用的模式开发应用，为水文数据成果更加便捷、广泛、高效的管理使用提供技术平台，本研究主要是针对电子公文及电子档案管理工作现状和存在问题，一方面解决传统“双套制”管理造成的纸质、电子文件重复归档问题，另一方面解决电子档案真实完整、安全可靠、长期可用的可靠保障问题，分析解决对策，满足单位对建设具有同等法律效力的电子公文归档和电子档案管理的要求。

2.水文电子档案归档步骤

图1 电子公文流转图

图2 电子文件归档示意图

图3 归档接口示意图

电子公文归档的第一步由OA 办公平台发起，依托OA 办公平台的分级权限管理机制，各部门设置档案员或兼职档案员，负责自己部门电子公文的归档工作。

2.1 发起归档请求

公文在确定办理完结后，由档案员或兼职档案员对电子公文执行“归档”操作，此时OA 办公平台需要对该公文的相关电子数据进行整理，将整理好的完整电子公文数据，通过调用服务方式发送至接口系统。

2.2 归档电子公文数据处理

接口系统接收到请求后，对请求及电子公文的有效性进行验证和检测，同时将检测结果反馈给OA 办公平台。检测通过后对电子公文进行数据解析和处理。

2.3 数据发送

第二步处理完成后，根据电子公文的所属单位、公文类别等信息对电子公文数据进行相应的数据导入工作。同时将电子公文的导入结果反馈给OA办公平台，接口系统记录完整的接收、导入操作记录。

2.4 备份归档

通常情况下，在局域网或者其他网络环境下，在完成上述电子档案归档步骤后，应运用数据压缩工具整理需归档的电子文件，通过压缩方式将其刻入到磁盘、光盘介质，将电子文件做好备份。

3.电子公文归档新模式研究

3.1 电子公文不统一问题

通过A8+系统对电子公文流程再造，功能再造加上电子签名，电子签章实现全单位从上到下统一的电子公文模板。采用CA 数字签名认证的方法完成责任人的身份认证，见图1，可以验证文件在传输过程中的修改痕迹，电子文件以“部门提交归档—部门领导审核—档案室长期保存”3 个环节中的签名操作，保证电子文件的真实性、完整性。最终将最终版文件，数字签名，电子签章完整的保存，归档到档案系统，见图2。

电子公文的格式一般为DOC/WPS/TXT/XML/PDF/OFD 多种格式多种版本，归档时为了以后长期的管理，能够长期保存并且方便查看，需要把各种文本格式转版为统一固定格式存档。

OA 系统和档案软件进行对接，所有走完流程的电子文件归到各个处室文件夹下，兼职档案员可以随时打开文件夹，看到流转完毕的文件，进行实时归档。归档方法为：每一个文件按照时间顺序进行排列，文件后面都有保管期限（永久、30 年、10 年）按钮，兼职档案员可以根据《水文保管期限表》判定文件的保管期限，点击按钮，所需电子文件中的收文（收文签、正文、附件等）、发文（发文签、正文、附件、有修改的正文）一并归档到档案软件系统。

3.2 长期保存的问题，纸质文件可以保存千年

那么我们电子文件归档后保存需要专业的保存机制和有效的工具来辅助完成。通过专业的软硬件防火墙、应用WAF、杀毒软件、容灾、备份机保证数据不会遭受攻击。利用离线备份工具、物理磁盘、文件加密、水印、脱机查询、防止删除只读光盘等有效措施使电子公文实现长期保存的功能。

3.3 接口问题

A8+数据接口如下图，不仅是OA系统，各个系统和电子档案都要留有归档接口，最好做到接口统一，见图3。

后期规划单位和上级单位、下级单位及省档案馆都可以预留接口，实现全省综合档案馆电子移交接收系统的衔接。随着国家网络架构的优化，实现局域网、政务网的系统对接。全局上下统一电子公文模板、办文流程、归档要求，统一联网单位电子档案。

4.电子档案归档过程中的安全问题

在电子公文的接收过程中，接口系统相当于桥梁，是OA 办公平台与档案系统完成数据交互的重要手段。为了将OA 办公平台发送的电子数据完整安全的接收到档案利用库中，接口系统对于数据的接收采用事务处理的方式。

OA 办公平台在调用WebService 接口服务时，首先需要通过接口认证机制的审查，认证通过后接口服务对电子数据进行解析、处理，随后发送至预归档档案库。在上述环节的处理过程中加入事务处理机制，确保数据操作的完整性，由接口服务负责事务的提交和回滚等控制。一旦在电子数据处理过程中，发生错误或审核不通过的情况，接口服务立即回滚操作，拒绝数据的接收，并向OA 办公平台反馈调用消息。

数据的安全表现为如何保证接收数据的规范、有效性和完整性，如何保障在传输过程中数据完整性两个方面。

为了接收保证数据的规范性，接口系统会限制并验证OA 办公平台在调用Web 方法时输入的数据，是否符合已协商好的数据类型、格式、长度、范围和类别等要求。

对于电子文件的安全性，首先接口系统会对OA 办公平台发送过来的电子文件格式进行校验，对不符合标准的文件格式拒绝接收；其次接口系统要求OA 办公平台在调用的同时提供每一份电子文件的哈希值，用于接口系统接收到电子文件后校验文件的一致性，从而保证电子文件数据的安全有效。

通过系统应用，完善电子签名、元数据采集、日志管理、鉴定（检测）和电子档案全文检索、保管等技术措施，逐步实现文档一体化管理流程，初步解决河北省水文电子文件归档和电子档案管理中存在的一些问题。将电子公文及电子档案全面纳入河北省水文行业发展规划的顶层设计中，统一制度、管理办法，把电子公文及电子档案工作纳入单位绩效考核，利用A8+统一的办公平台，从源头上确保各单位电子公文的真实、完整、有效，归档的及时、准确、合规，推动新工作模式稳步向前。□