强化医院档案管理提升档案利用率的研究

李慧

（荆州市第三人民医院 药事管理办公室 湖北 荆州 434000）

0 引言

医院的档案是医院的高贵财富，如何推动医院档案管理对医院的发展有着重要的意义，从档案管理的历史角度上分析，需要通过档案了解在过去的服务过程中存在的问题，医院档案管理不仅仅能反应过去与现在，更对医院未来的发展有着重要的影响。以现代的角度分析档案管理问题出现的原因，并且利用各类文献档案的汇集来探究新时期的医院档案管理方案。

1 医院档案管理工作当中存在的问题

对于医院的档案管理而言存在着比较多的问题，其一是管理制度不完善，收集效率也不高，在具体的管理方式上不同医院有着不同的制度，因此统一的管理制度不多，同时也未形成统一的管理目标，更没有将管理目标归纳到整体的考核内容当中，因而无法提升档案收集的效率，也无法建立完善的管理模式。其二在医院的档案管理过程中没有明确管理范围，从当前的形势上分析需要利用一套科学性的管理制度来进行确定，而随着当前科技的不断发展，对档案管理的方式也提出了不同的意见，而没有统一的管理标准是主要问题，各级医院都是一句自身的经验来确定，因此很多原先属于管理范围内的内容却无法起到管理的效果。其三是管理意识的问题，在医院档案管理过程中其实际的档案利用率较低，而且各级医院管理意识也不强，对管理工作也不够重视，无法将档案管理作为医院必须的层面上，没有重视档案信息的开发与利用，具体的档案管理重点也比较分散，无法保障医院档案的完整性与安全性，对医院档案的整体管理过程也不够明确，在之前的档案管理过程中，不同科室的管理侧重点也不同，因此在档案的综合利用的过程中也不够完善，严重影响了档案的有效性。而在这种管理方式当中还会出现严重的人力、物理的浪费。其四档案管理人员业务水平低下，对于一名档案管理人员而言不仅要对档案管理相关知识进行了解，还需要端正管理人员的工作态度。并且在医院培养人才的过程中需要重视医疗技术，但是在实际过程中缺乏培训机会，在档案管理人员中对于管理能力而言也仅仅只在理论与经验上有所涉及，其具体的管理水平无法跟上当前医院的需求。其五档案管理硬件设备不足，在现代化的档案管理过程中，一方面是档案管理场地紧张，陈设档案的房间比较小，管理起来也复杂，另外在当今网络技术发达的情况下管理技术极为落后，严重制约了档案管理方式的发展，并且无法革新医院管理技术，部分管理工作仍旧停留在传统纸质档案上[1]。

2 医院档案管理中的对策

2.1 医院档案依法管理。在医院档案管理过程中，需要让管理人员大力加强《档案法》的学习，提高其依法管理的意识，并且对档案管理工作进行大力宣传，将档案管理工作的重要性贯彻在医院所有档案管理人员的意识中，并且让医院认识到档案管理工作在医院整体运营当中的密切联系，促进档案管理格局能够在管理工作当中得以形成。在《档案法》当中明确规定，所有的管理工作必须遵循统一领导、统一管理的原则，并且维护档案管理的安全性。在医院档案具体的管理工作当中，为了改善医院管理层人员管理意识淡薄的现状，需要普及《档案法》的相关内容，让档案管理人员自觉归档，促进档案管理质量的提高[2]。

2.2 档案集中统一管理。改变医院档案的管理方式，将传统分散式管理方式中落后的方式推翻，将行政、法律等手段纳入到管理工作当中，做到档案统一管理并且建立一套完善、科学、合理的管理制度，另外需要让管理工作更加规范化，让统一的档案管理工作更加具备实用性[3]。

2.3 建立科学的管理体系。档案管理体系的科学性是促进档案管理质量的重要手段，因此需要建立科学的管理体系，并制定相应的管理制度，让档案管理过程中的各项工作都具备规范性。另外各级医院都需要根据自身的实际情况分析，充分利用《档案法》、《卫生档案管理办法》等规章制度，完善医院本身档案管理制度的科学性，并且对于不同科室的档案管理而言也需要进行差异化的管理方式，并且将管理质量与业务考核评价质量相衔接[4]。

2.4 加强档案管理人员培训。建立管理人员培训制度，在具体的档案管理工作当中，其管理质量与工作人员的综合素质有着密切的关系，并且要将档案管理人员的培训归纳进医院整体的人才培养规划当中，全面提升管理人员的职业素质。其一通过培训的方式让管理人员的业务水平与综合水平得以提升，另一方面还需要通过实际管理的方式提升管理人员的知识技能与工作态度，同时还需要对医院不同类型的档案进行分类管理，如医学教学型档案、科研型档案、病历资料等，进而推出一套适合现代医院管理工作的档案管理方式[5]。

2.5 实现档案的现代化管理。医院需要加大对医院档案资金的投入规模，对于现代信息化技术与装备都需要大力引进，促进现代化管理方式的实施。其一对硬件设备进行购置，如管理库房当中的环境维持设备，如灭虫、空调、祛湿器等，其二对软件设备进行引进，充分利用计算机技术来提升医院的业务储存能力，建立档案管理数据库，增强医院档案的完整性以及储存性。在这种管理方式下不仅能够节省档案查阅时查找、阅读的时间，同时从长远角度上看也节省了管理过程中的人力与财力支出。同时利用计算机管理的方式来降低档案的储存空间，保证信息保存的便捷度与加密度[6]。

2.6 建立医院档案三级网络管理。在医院档案管理过程当中，需要统一领导、统一机构、统一制度、统一操作以及统一保管。建立并实施档案三级网络管理模式，由院长或副院长直接分管档案管理，形成以院长或副院长为领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人与档案管理人员为成员的三级网络管理模式。从而有效贯彻落实上级精神，更加有利于组织监督各职能部门，并且利用档案的收集功能，解决档案综合管理过程中人员、经费、设备等问题，为医院档案的开发与利用提供保障[7-8]。

3 结论

档案管理工作是医院各项工作的桥梁与纽带，既是医院经营管理的重要环节，也是领导决策的重要依据，需要不断利用新技术、新理念与新方法来对档案管理进行强化，提高档案的有效率，更好的为医院发展服务。