杨 洁
(运城市信息工程学校,山西 运城 044000)
互联网时代下,电子办公软件广泛应用和普及,用户可以运用办公软件进行办公操作,在Word办公软件中,支持多项工作指令的接收,大部分用户深刻认识到Word办公软件在实际办公中的重要性。因此,为更好地帮助Word办公软件用户开展工作,相关研究人员认为有必要就Word的具体操作程序进行阐述,以进一步提升工作效率。
Word办公软件在日常办公中使用较为频繁,有效提升了办公质量,提高工作效率,减少资源浪费,节省时间,更好地整合互联网资源,在实际进行Word办公软件操作过程中,Word办公软件具有以下的功能优势。
在日常办公中,用户可运用“回车”等运行符号发出指令,完成“粘贴”和“复制”任务,“回车键”在键盘中是用一个箭头方向朝下的标识表示的。在用户进入Word文档中进行文字编辑时,所要用到的Word快捷键较多,若仅是依靠人工操作,大量的文字删减将增加工作量,影响工作效率和质量,对相关的用户也产生一定的负面影响。在Word办公软件功能键的支持下,用户便可以一键删除或者有选择性地删除文字,并运用“查找”与“替换”功能解决当前办公中遇到的问题,同时,用户可随时运用Word软件中的菜单栏,可选择单击“编辑”“替换”,并输入要编辑的内容,再单击“替换”,则相对应的内容便会立即替换,省去逐个修改的时间,办公效率较高。
以Word文档文字编辑为例,在实际运用中,“空格”键的运用频率较高,无论是用户在编辑文档还是“粘贴复制”文档,均会运用到“空格”键,帮助用户更好地完成编辑需求,同时不会改变文档的结构。然而在实际格式操作中,例如在编辑带有格式的文档内容时,将出现大量的“空格”,那么此时,可单击“编辑”,选定“替换”命令,并按照“查找内容”,精准地将“空格”进行删除,主要是利用“复制”的方式“粘贴”在任务栏中,同时单击“全部替换”内容,便会发现全部的空格均被删除。若用户想要添加空格键,那么可重复上述的操作指令[1]。同时,可以运用更加快捷的删除空格的方式,选择“查找和替换”功能后,在查找栏中输入^P^P,其中“^”符号,可通过shift+6得到,并在替换框中输入^P,便可以将全部的空格删除。
相关办公人员在实际运用Word软件过程中,涉及段落重排问题,在具体操作过程中,可能涉及两个或者几个段落合并为一个段落的操作,具体操作中的内容可在段落的开头添加“&”符号,接着单击“查找与替换”功能,在弹出的状态栏中,编辑“P”,并单击“高级”,在“不间断空格”中输入“S”,完成所有步骤后,选择“全部替换”进而可完成相关的操作。
用户进入Word程序后,显示出整体的应用界面,可根据用户需要选择需要的功能键,例如快捷键的使用,提高了办公的有效性,同时,用户在快捷栏中,选择保存(“Ctrl+s”)、撤销、恢复等功能操作,可按照用户个人的操作意愿,在导航界面中右键单击添加,更好地满足用户个人操作需求。常用的操作大多是在程序运行界面中,操作保存、另存为、新建、插入等步骤。一般在二级导航栏中,Word程序是常用的界面,支持个人根据自身的喜好进行文字编辑和字号以及颜色的调整,可在文档编辑结束后进行格式调整、页面布局和排序等,尤其在编辑稿件构成中,支持图片、各种符号、公式的插入,也可在Excel办公软件的支持下,绘出柱状图和折线图等,进而实现数据整理和统计[2]。同时,在Word文档中,可点击文档校对进行错别字校验,减少人工查阅时间,提高工作效率,保证编辑内容的完整性、准确度,用户也可根据个人习惯进行功能键的运用。针对鼠标右键和底栏功能情况来说,在Word文档编辑中,鼠标右键是常见的应用,可用于文档段落、字体等要素的调整,也可通过单击进行英语短句翻译,进而实现中英文互换。另外,在Word底栏位置上,提供了页面视图比例调整功能,如图1所示。对于自动保存功能来说,用户在实际运用Word程序过程中,涉及文件、文档保存功能,进而避免文件丢失现象的发生,满足相关工作人员基本需求,并在选项功能中为编辑者提供更多的功能应用服务。
图1 页面视图比例调整功能
相关用户在使用Word办公软件过程中,可通过计算机桌面上的快捷键图标启动Word程序,也可在“开始”程序中,查找“Microsoft Word”软件,便可顺利启动Word程序,并根据自身的需要开展实际操作。通常办公中常用的是后缀名为.doc的文档,如图2所示。文档建立后,便可直接打开文档使用。
图2 后缀名为.doc的文档
用户进入Word软件程序后,便可清晰化地看到窗口结构,一般在窗口的底部,会呈现不同的Word视图和Web版视图、大纲视图等,支持文档浏览和打印,并随时进行页面的切换。在Word窗口中,可观察到多种的工具栏,满足相关用户的各种需要,更好为Word办公软件的操作提供便利条件,如图3所示。
图3 窗口操作菜单栏
在用户实际进行Word窗口操作过程中,分为标题栏、菜单栏等,首先Alt+菜单栏后面的英文字母,便可以顺利进入相应的菜单中,并配合4个箭头键可以执行菜单中的命令,也就是Alt+F;其次,在Word办公软件中常用的组合键有,Ctrl+N(新建文件)、Ctrl+0(打开文件)、Ctrl+A(全选)、Ctrl+C(复制)、Ctrl+V(粘贴)、Ctrl+X(剪切)、Ctrl+Z(撤销)、Ctrl+Y(恢复)等。在工具栏具体使用过程中,可随时进行工具栏的调用,具体操作为视图菜单→工具栏;可通过移动菜单栏或工具栏上的右击鼠标,并在快捷菜单中进行功能选择。将鼠标放在工具栏的最左侧,就是4个小点的地方,指针会变成移动的符号,此时按住鼠标的左键进行拖动,可以完成功能选择。针对工具栏中的标尺来说,主要是用于排版,以及页边距的调整;将鼠标指针放在水平或者垂直标尺的灰色部分左右(上下)两边,即出现“←→”符号时,可按住左键进行拖动;在页面设置的对话中进行调整时,可按照文件菜单→页面设置→页边距选项卡的顺序进行操作;工作区的功能主要就是用来编辑文档的,在视图按钮区域中,可以呈现视图方式的文档。在新建文档过程中,相关办公用户可利用组合键进行操作,在文件菜单上进行点击操作,并在常用的工具栏上单击“新建空白文档”按钮;在文本编辑时,首先要输入文本,通过Ctrl+Shift实现逐一的切换,在中英输入法的切换中,可运用Ctrl+空格键,全角与半角的切换,可运用Shift+空格;在输入标点符号的过程中,可通过操作Shift+6得出省略号,通过Shift+-得到破折号,通过Shift+<、Shift+>得到书名号[3]。
相关用户在基本了解Word办公软件的功能使用和窗口结构后,可具体进行窗口操作,可在常用的工具栏中,新建空白的文档,可灵活编辑文档名称,在编辑时,不要误删.doc这样的后缀名,同时在文档名编辑过程中,不可出现同样的文件名,也是为后续的文档查找提供便捷,并在文档编辑结束后,将文档保存在需要的路径中。Word程序中,用户在具体操作过程中,涉及文档的页眉页脚的操作,页眉通常位于文章的上方,并作为书名和章节进行显示;而页脚则标记在文档中的下方,进而显示页码或者是页数,通常在有要求的前提下,均是需要做好页眉和页脚的标识,进而起到画龙点睛的作用,保证文档的完整性。具体的操作流程,在需要添加页眉和页脚时,可单击菜单栏中的“插入”功能,文档中将显示出页眉页脚的编辑窗口,如图4所示,以便于更好地调整文档的格式。同时,在Word程序中可以运用操作程序进行图片属性的操作,可随时进行图片的插图和编辑,方便快捷,满足实际文档编辑的需求,并及时调整图片或者文档中图片不规范地方,包括位置、格式、尺寸等,进而保证整篇文档的协调性,另外,要想精确调整图片位置的大小,可将光标移动到图片的四角,进行比例放大或缩小,确保更好地调整图片的宽度和长度,满足用户实际需求。
图4 页眉页脚编辑窗口
综上所述,计算机Word办公软件是人们日常生活中常用的办公软件,在实际操作过程中,涉及诸多环节,相关用户需要清晰化地了解计算机Word办公软件的具体功能、基础知识,掌握具体的操作流程,并在实际办公中熟练地运用计算机Word程序,实现对文件资料的编辑、保存等操作,进而提升办公效率,提高办公质量,为相关工作的开展夯实基础。