新时期关于机构编制档案管理的若干思考

邹江伟

摘 要：机构编制档案，是机构编制工作过程以及成效的记录载体，是一种十分重要的信息资料，并且具有法律效力，能够为相关部门依法履职提供中重要参考，也为各级领导决策机构编制工作提供依据。在新时期的背景下，机构编制要与时俱进，适应信息时代发展需要，创新机构编制档案管理措施，以实现科学管理、有效利用的目标。本文探究了新时期机构编制档案管理的重要价值和优化机构编制档案的一些策略。希望能为我国各级机构编制部门的档案管理工作顺利开展提供参考。

关键词：档案管理;机构编制;价值;策略

在当今快速发展变化的社会背景下，机构编制档案工作需要进一步改革深化，以实现机构管理“精简、高效”的运行目标和编制核定“只减不增”的政治要求。机构编制档案，为机构编制工作当中的重要管理资料，记录着机构产生、运行、发展过程中的历史过程，记载着编制管理的基本轨迹，其参考和运用价值是非常高的。实践证明，机构编制档案是机构编制工作中的不可或缺的重要组成部分。为此，本文着重探究新时期背景下机构编制档案管理工作的现实价值和优化策略。

1.做好新时期机构编制档案管理工作的重要意义

1.1有助于挖掘潜在的信息资料。机构编制档案管理工作对于机构运行和编制控制以及事业发展发展均有着十分现实的现实意义和利用价值。科学合理的机构编制档案管理工作能够帮助大家不断挖掘机构编制信息资源，查找改革历史依据，探寻改革借鉴的历史经验。机构编制档案作为机构编制部门的活动开展记录，能够为机构编制工作后续发展决策提供依据，也有助于根据机构编制历史活动情况不断完善机构编制和人力资源管理工作，促使其实现稳定发展[1]。

1.2有助于提高档案利用效能。机构编制档案工作指的是对机构编制工作信息进行收集整理，而后鉴定保管的一个过程。通常情况下机构编制档案工作主要会经过输入、处理、输出三个环节，会与外界信息、能量进行交换，最终促使编制档案得以实现学术价值、现实价值以及参考价值等。换句话说，通过管理工作对机构编制档案进行处理，能够充分发挥档案本身的宣传教育、凭证依据等作用，提高机构编制档案利用效能。

1.3有助于保护珍贵原件。针对机构编制而言，档案作为机构运行和编制管理的原始记录，与其他图书的本质属性有所不同，档案本身不能随意进行编写，管理人员也不能凭借自己的观点进行修改与补充，否则档案资料本身便失去意义，不能发挥其中应有的参考与凭证的功能。对于机构编制档案工作本身而言，档案管理工作的有效开展，有助于保护各种原件资料，档案本身的内容不会被损坏，最终促使档案原件得以长远流传。

2新时期优化机构编制档案管理工作的对策

新时期，想要提高机构编制档案管理水平，一定要从提高人员素质、档案材料标准要求等方面入手，对传统机构编制档案管理工作不断优化，以便能够充分发挥档案管理工作的实际功能。笔者根据自身多年工作经验，觉得可通过以下几个方面的策略，优化新时期机构编制档案管理工作。

2.1不断增强人员素质，做好机构编制档案管理。机构编制档案管理工作本质上是一项业务性工作，但是又具备管理服务性质，这一现象要求档案人员在开展管理工作时，不仅要具备扎实的业务能力，还需要拥有较强的创新意识与服务意识，以便能满足新时期机构编制档案管理工作的开展需求[2]。机构编制档案管理工作中可以从以下三方面入手，不断提高档案管理人员素质。首先要在机构编制部门内部形成良性竞争上岗模式，配备专业的档案工作人员，以便能够不断提高机构编制档案管理水平。通过公平竞争的方式择优上岗，激发管理人员的工作激情，促使激活档案管理工作能够充分活力。其次，可以通过学习培训的方式提高工作人员业务水平。机构要充分利用自身资源，与相关单位进行积极沟通，借鉴其他管理经验，使得档案管理人员能够不断拓宽自身视野，进而熟悉利用各项管理理论。最后，要不断完善激励机制，确保档案管理工作人员能够创新自身思维，打破传统管理方式，满足新时期档案管理工作需求。提出新思路、解决新问题，为机构编制档案管理工作的顺利开展奠定基础[3]。

2.2提高档案材料标准要求，为机构编制档案管理工作提供保障。在开展机构编制档案管理过程中，档案资料质量的高低以及类别是否齐全、数量是否充足等等，直接决定了档案管理水平的高低。但是现阶段不少机构编制档案工作中，普遍存在于档案资料收集质量标准不高、材料缺漏等现象，直接影响了机构编制档案管理工作的有序开展。针对这一问题，管理人员要有创新意识、敬业意识、质量意识，严格规范档案管理。首先档案材料要精。材料本身不能太过杂乱，要完善并且进行分类，将其全部整理归档。不能归档的材料要尽可能的将其清除，以便能够保障材料简洁明了。如果因为各种原因机构编制工作无法形成完整文字资料，那么管理人员需要尽可能的客观还原事实，并且要争取到领导对记载事实的认定，对编制档案管理工作起到一定补救作用。其次要对归档结构与归档时间做出要求。归档结构一定要全，归档时间一定要快。管理人员在档案管理过程中，对于声像档案、实物档案等类型，一定要采取针对性的管理方法以及归档流程，促使档案材料本身的价值能够充分体现[4]。

2.3促使传统管理方式向现代化转变，不断提高机构编制档案管理水平。在新时期背景下，传统机构编制档案管理工作已经不能满足现代化管理工作的需求，虽然不少机构编制档案管理过程中积极引进了各种新理念与新手段，但是大多数档案管理工作仍旧停留在档案目录的输入、输出与检索。针对这一现象，管理人员要从思想上引起重视，在管理过程中保障档案管理实现程序化、信息化、电脑化。在此过程中积极引进档案管理程序，以便能够对机构编制档案进行统计、分类，便于查找利用，打破传统档案管理工作带来的局限。最后，要促使档案传阅实现网络化发展，在机构编制档案管理中建立完善的内部网络系统，根据机构编制部门的各业务部门工作需要，内部工作人员可以在网络上查询所需要的档案资料;根据其工作人员职位以及管理权限的不同，合理设置系统查阅权限，保障档案材料安全性的同时，提高机构编制档案资源的利用率。

2.4提升经济社会服务水平，加强编制档案管理工作。工作人员在机构编制档案管理过程中，切记档案管理并不是单纯的收集资料、整理档案与管理档案，档案管理的本质而是为了服务经济社会发展，因此工作人员要认识到这一点，积极做好机构编制档案材料的开发利用工作，为经济社会实现稳定发展奠定基础，提供基础性服务。首先，工作人员在管理过程中一定要做好档案保密工作。在遵守档案工作保密原则的基础上，始终坚持开放原则，对保密时间短、实际工作急需的相关材料，要根据实际情况及时解密，提高材料利用率。其次要对档案材料的查阅程序不断完善。建立机构编制档案查阅审批制度，要求查询单位必须要开具介绍并盖章，机构编制部门档案工作的分管领导签字，工作人员方能为其查询档案资料，方可“根据档案材料内容将其按照历年文件、机构沿革等进行汇编，使得档案管理工作的潜在作用得以不断升华”[5]。

3结语

综上所述，开展编制档案管理工作，管理人员要从思想上认识到档案管理工作的实际意义好和现实价值，并且从实际情况出发，在传统编制档案的基础上不断優化管理对策。在新时期，要不断提高管理人员的自身素养，创新档案管理工作的新思路;不断提高档案材料标准要求，提高机构编制档案管理工作质量，充分发挥档案管理工作的自身功能，让机构编制档案管理工作服务经济社会发展。

参考文献

[1] 朱志强. 关于规范事业单位法人登记档案管理工作的几点思考[J]. 黑龙江档案， 2019， No.237（06）：57-57.

[2] 赵金华. 新时期加强学校人事档案管理队伍建设的若干思考[J]. 办公室业务， 2020， No.338（09）：144+146.

[3] 王一评. 电子政务环境下机构编制档案管理与服务研究[J]. 兰台内外， 2019， No.264（27）：54-54.

[4] 郭聪华. 关于地方机构编制法定化若干问题的思考[J]. 中国机构改革与管理， 2018（009）：32-34.

[5] 迟永生. 新时期关于加强电子档案管理的建议[J]. 牡丹江教育学院学报， 2019， No.202（07）：77-78.