新时期学校档案管理的工作创新

摘 要：学校档案管理，是学校的重要工作。档案管理工作事关学校和学生的发展，是提高学校工作成效、深化教育改革的重要抓手。在我县学前、小学、初中、高中和中职学校档案管理工作中还存在一些阻碍效率提升的问题。本文以中职学校为重点，分析了学校档案管理工作中存在的问题，提出了新时期学校档案管理的工作创新措施。

关键词：新时期;学校档案管理;工作创新

教育改革不断深化，教育事业发展突飞猛进。学校档案客观、真实地记录了学校在各阶段的工作成果和探索经验，在学校发展中发挥了指导作用。在高速发展的时代背景下，学校档案管理工作已经逐渐落后，旧的管理制度开始显露弊端和缺陷，在设施、人员、制度、工作效率等各方面，都存在明显的不足。这对教育改革成果的巩固和深化造成了一定的阻碍，影响了学校和学生的发展。在新时期，如何创新学校档案管理工作方法，提高工作效率，发挥学校档案本身具备的借鉴、参考、凭证等作用，推动学校管理中各项工作的标准化、规范化，保障教育改革成果得到巩固，这是教育管理工作中的重要课题。

一、新时期学校档案管理中存在的问题

（一）学校管理层忽视档案管理工作

档案管理是一件长期工作，在短期内往往看不到明显的成果和回报，这往往会让一些学校领导忽视了档案工作的重要性，刻意回避了在档案管理工作中存在的问题[1]。由于有限的资金都投入到了教学资源的购置中，造成了档案管理配套设备的缺失，而设备的缺失更增加了档案管理工作的难度，最终导致校领导进一步回避档案管理工作，这三个环节环环相扣，形成了恶性循环。这就导致档案管理工作一直被其他教務工作所边缘化，档案管理问题一直得不到有效解决。如何提高全体教职工对学校档案管理工作的重视，这是新时期学校档案管理工作创新面对的首要问题。

（二）未实行办公信息化

办公信息化，这是新时代背景下，科技发展带来的便利条件。对于档案管理工作来说，信息化能显著的提高工作效率、减少失误的风险。在观察中发现很多中职学校依然在采用纸质档案，这种传统的工作模式不仅仅效率低，而且会浪费大量的人力物力。信息化档案对比纸质档案有两大优势，第一，安全性高，纸质档案存在丢失、破损等隐患，而电子档案则没有这个问题，电子档案可以自动检测文件的完整性，并且通过备份、加密等手段为档案内容上多把“锁”，保障文件的安全性;第二，存取方便，电子档案无论是保存还是调取，在效率上都远胜传统纸质档案，由于计算机软件实现了自动化管理，直接省去了传统纸质档案步骤复杂地分类和寻找工作[2]。或许是由于缺乏信息化人才，或许是由于校方的忽视，档案管理工作办公信息化一直没有得到实施，这是学校管理层需要思考的问题。

（三）相关制度不完善

就我县中职学校的情况而言，档案管理人员配置少、没有专职档案管理工作人员、缺乏明细的工作流程是普遍存在的现象，很多学校的档案管理工作都是由教师兼任。而这些教师时常忙于日常工作，鲜有时间和精力来处理档案问题，在档案的保存和调取上非常不方便，甚至不少学校都默许了各办公室自行保管档案，这导致学校档案室长期处在档案缺失的状态中。而学校在临近上级检查时，又要动用大量人力物力来完善档案，不仅造成了资源的浪费，也导致了档案内容失去真实性。这种现象的存在，对我县教育管理工作造成了系统性的风险[3]。如何开展制度创新，提高档案管理工作的专业性和规范性，这是现阶段学校档案管理工作的重要内容。

二、新时期学校档案管理创新措施

（一）提高管理层重视

学校管理层对于档案工作缺乏重视，这是在实践中第一个要解决的问题。首先，管理层应提高重视，认识到档案管理工作的重要性，以及长久以来忽视档案管理所造成的恶性循环。其次，定期对档案管理人员进行技能培训，提高其专业技能和职业素养，并定期组织考核，主要考察管理人员是否能够严格按照工作流程办事，能否遵守保密协议，保障培训产生相应的效果。同时，为全体教职工举办档案管理知识讲座，让全体教职工认识到遵守档案管理制度的重要性和意义，使其积极配合档案管理，推动档案管理工作的有序开展。

（二）办公信息化创新

信息技术的普及，极大地提高了各行业的办公效率。对于学校档案管理来说，更是极大的助力。由于档案管理工作流程固定且可编码，因此可以有效地实现信息化。同时，信息化还提升了档案管理的安全性和便利性，这对传统纸质档案管理模式是一次巨大的颠覆和创新。在工作实践中，各学校要积极推进档案管理的办公信息化，引进相关人才，将档案以电子数据的形式加密保存在计算机内，并定期进行维护。这样一来，档案管理工作效率就会大大提升，档案损坏、档案丢失等情况从此不会再发生，档案的调取只需要借助计算机的检索功能便能实现。实现办公信息化创新服务，学校方面需要一定的资金投入，但是这笔投入是一次性的，并且会因此省下更多的人力、物力、财力，可以说是有百利而无一害。

（三）管理机制创新

建立健全新时代下的档案管理制度，是档案管理规范化、标准化的长久保障。由于各学校具体情况存在一定的差异性，工作评价机制也标准不一，所以学校对档案管理制度建设不能照搬照抄，还需要从实际情况出发，建立适用于各校的特色化、本土化的档案管理制度。所谓“好的制度，就是行得通的制度”，制度建设要从实现发展的角度出发，细化工作流程，提高制度的实用性和规范性，设立监督评价机制，保障机制长效运转。在工作实践中，应将档案管理人员工作规范进行详细而明确的规范，并形成工作手册;并对工作成果建立考核机制，激发管理人员的自觉意识。

（四）档案服务创新

学校进行档案管理的目的之一，就是为了方便调取使用，进行服务创新，在提高学校档案资源利用效率的同时，也激发了全校人员自觉配合档案管理工作的意识。现阶段的学校档案管理，应加强对服务效率的重视，创新档案服务模式，让信息资料更方便地被提供给使用者，有效发挥学校档案室的基本功能。在工作实践中，学校应建立校内网络档案查询平台，实现档案信息调取的自动化，进一步提升使用效率和满意度。在面临上级单位各项工作检查时，也能及时提供全面、完整、真实的档案信息，这对提升学校整体工作效率具有很大的帮助。

结 语

新时期的学校档案管理工作创新，需要从四个方面入手，多途并举，形成合力。在实践中强化校领导对档案管理工作的重视，提高管理人员的工作效率，建立健全管理机制，加强档案信息化建设，推动服务质量提升，让学校档案工作发挥应有的作用，持续推动学校和学生的发展，最终实现立德树人的总目标。

参考文献

[1] 陈思宇. 新时期学校档案信息化管理规范化创新路径研究[J]. 今日财富：中国知识产权， 2019， 000（009）：P.197-197.

[2] 林秋燕（Lin， Chiu-Yen）， 杨晓雯（Yang， Hsiao-Wen）. 我国国家档案管理及服务变革之规划与推动[J]. 档案季刊， 2019， 18（1）：4-21.

[3] 蒋伟红. 新时代职业学院档案管理工作创新策略探究[J]. 现代职业教育， 2019， 000（005）：220-221.

作者简介：罗黎（1985-02），性别：女，民族：汉族，籍贯：四川广安，职务/职称：学生资助管理中心馆员，学历：本科，单位：岳池县学生资助管理中心，研究方向：档案管理。