数字化环境下如何提升医院档案管理的有效性

楼俏菡

摘 要 目前我国医疗体制处于改革阶段，要求加强自身医疗管理，医院信息化程度成为衡量综合实力的重要标志。档案管理是医院管理的重要部分，传统档案管理方法存在效率低等问题，无法适应数字化时代发展的要求。数字化环境下，加强医院档案信息化管理成为提升医院档案管理有效性的发展趋势。本文对数字化环境下医院档案管理信息化建设意义进行分析，分析医院电子档案管理现状，提出医院档案管理信息化建设的对策，以此提升医院档案管理效率。

关键词 数字化 医院档案管理 有效性

一、引言

随着社会经济的不断发展，我国信息技术得到普及。现阶段，随着医疗事业的发展，医院档案管理部门建立档案管理数字化系统，档案管理数字化成为档案管理发展的新方向。医院以往的档案管理模式无法满足信息管理的需要，信息技术可以实现对档案的数字化管理。当今海量信息资料高效处理促使数字化管理系统应运而生，信息数字化技术能够改变医院档案载体，使医院采用光盘存储档案信息数据。要想提高医院档案管理水平，需要根据传统档案管理中的问题提出改进措施。医院需要构建数字化档案管理系统，促进医院档案管理信息化建设。

二、医院档案数字化管理概述

数字化档案管理是将旧有的纸张储存为各种档案资料，通过转化扫描等方式转换为图片等文件形式，使用相应的存储技术将图片存储在大容量的存储介质中，采用方便的查询手段快速检索所需的档案信息，可按需求将部分档案信息发布到局域网，实现医院档案管理数字化。当前很多医院实现了办公自动化，如何充分利用电子纸质文件资料统一达到办公自动化，实现档案数字化管理尤为重要。

当前我国计算机等技术快速发展，为传统档案管理方式转变提供了支撑，给档案管理带来了新的机遇和挑战。我国现代化档案管理发展相比发达国家落后，2006年，相关部门提出完善传统档案管理模式，档案数字化成为档案存储的主要形式。数字化档案是对过去人事档案管理的革新，可以对档案材料收集、保管等开展数字化管理。利用系统专网对档案进行网上查询，可以为人事部门干部任用提供便利。医院档案管理内容复杂，管理要点以数据资料管理及检索管理为主[1]。数字资料管理包括患者就诊资料、医护人员资料等，档案检索管理通过医院局域网实现对记录的调用。随着信息技术的广泛利用，医院档案管理方式面临改革，采取相应的措施顺应数字化发展成为提升档案管理有效性的重要工作。

医院档案管理信息化建设具有重要意义，体现在有利于实现档案数字化模式，节约存储空间，确保档案安全利用。数字化时代，很多医院档案管理向电子档案转变，推动医院档案管理变革。医院的人事档案、医学影像系统等，形成大量电子文档为主的档案信息数据库，推动医院档案管理模式变革。医院档案信息资料丰富，涉及科研、财务等多方面，传统纸质档案工作量大，保管整理困难，防潮、防鼠害任务紧迫。数字化时代，将档案资料进行数字化处理，可以节约档案资源存储空间，减少管理人员的工作量。医院档案数字化处理，将其存储于硬盘，有利于确保档案信息资料安全。对档案进行数字化处理，使用者输入关键词可以方便查阅档案信息资源，有利于提高档案利用率。

三、数字化时代医院档案管理工作现状

医院日常工作中会产生大量的电子档案，电子档案在医疗工作中具有重要作用。电子档案信息量大、传输速度快，为医院档案工作者提出了新的课题。电子档案具有灵活方便等优点。近年来，医院档案信息化建设加大了力度，电子病历档案系统等电子信息技术在医院工作中得到应用，计算机办公普及，为档案管理工作带来了新的动力[2]。

医院信息系统建设要适应医改要求，利用信息技术简化就医流程，解决患者看病难的实质问题。医院电子档案建设通过电子医务建设实现，涵盖医院各方面工作，包括门诊预约、住院记录、病案管理等。数字化时代，医院档案管理信息化建设取得很大成效，但同时电子档案的新特点为档案管理工作提出了新的挑战。医院要想加强经营管理，必须有良好的信息管理系统。随着信息化的建设深入，医院临床医疗管理向网络化邁进。建设完整的信息系统在医院信息化建设中非常重要。如何保障医院电子档案安全存储成为必须重视的问题。当前，传统纸媒档案存储有了成熟的管理制度，但对电子档案缺乏详细的操作规程。电子档案存储缺乏专门的管理人员，电子档案管理者可能造成档案损失。

目前医院电子档案管理中的主要问题包括存在安全隐患、存储标准不规范、垃圾数据多等。随着计算机网络的不断发展，医院信息化建设快速推进。医院信息系统要求24小时不间断运行。医院办公网络由内外部网络组成，防火墙是当前流行的有效网络安全措施。网络安全由防火墙完成，防火墙为应用程序提供安全保护。目前大多数医院对防火墙建设重视不足，防护墙大多由工作人员自行完成，有的防护意识差的工作人员未安装防火墙，对电子文档安全性造成威胁[3]。当前很多医院网络系统入侵防御系统老旧，网络入侵者入侵时电子档案系统无法保护电子档案，入侵者拷贝关键性数据等会给医院造成巨大的损失。

近年来，信息化建设在医院医疗系统中迅速发展，日常工作中需要检索的文件类型发生变化。目前，电子类文档取代纸质文档，现代医学体系中离不开电子文档，大部分医疗工作者可以进行检索调用，但到达基层后陷入停滞状态，主要原因包括检索调取中使用的工具存在问题，电子文件检索使用存在方式单一等问题。随着医院信息化建设加快，数控拥有海量医护，后勤保障等多方面电子文档，方便的检索方式提高使用者检索效率，但产生很多无用的电子文档，对检索结果起到误导作用。

四、数字化背景下医院电子档案信息化管理对策

医院电子档案是医院无形资产的重要组成部分，做好医院电子档案管理是医院管理的必然要求。要建立健全电子档案管理机制，需要对电子档案管理工作的作用有明确的认识，必须加强对医院电子档案信息资源的开发利用。医院档案管理迎来新的机遇，但实践中一些管理人员素质较低，制约了档案管理水平的提升。需要通过建立专门的数据库，健全管理制度等措施提升档案管理水平。

健全电子档案管理机制，要提高档案管理者的业务水平，增强其服务意识。医院档案工作者是医院档案工作成败的关键因素。随着档案技术的不断进步，对档案工作人员提出了新的要求。档案工作者必须具有爱岗敬业的品质。医院电子档案工作是服务性强的工作，电子档案取代过去的纸质档案，必须为医院医疗工作提供服务。电子档案管理者要具备高度的爱岗敬业精神，为部门工作的顺利开展提供服务。医院档案管理者要具备发展的眼光，通过创新解决电子档案遇到的困难。

信息技术飞速发展，电子档案存储介质不断改进。目前医疗系统电子档案存储于硬盘等媒介，虽然媒介容量不断提升，但其运行存在风险。医院照片存储采用多种存储方式，可以规避安全隐患。保证电子档案安全，适用于文本类与影响类电子档案文件。保证电子档案存储长期有效性，同时要保证存储介质长期使用，数字格式檔案需要解决兼容性问题。加强防火墙访问安全建设。防火墙是医院电子档案管理的基本网络安全设施，防火墙要求具备独立的硬件设施，管理功能设计方便快捷，具备大数据连接功能，可以不断升级防火墙。在内网具备不同的安全等级系统，应设置防火墙。

建立有效的电子档案安全机制需在法律的基础上。电子档案工作要遵守法律，对故意破坏电子档案信息者严厉惩处。医疗机构每天会产生大量有关患者隐私的档案，电子档案安全机制可以使档案管理有法可依。医院工作以患者治疗为目标，通常保存医疗相关电子档案，衍生的很多信息文档未保存。电子档案管理安全机制可以避免安全隐患，达到保存电子档案完整性的目的。有效的电子档案信息安全体系建立需要医疗工作者共同实现，国家应制定专门法律保护电子档案安全。

五、结语

数字化时代，医疗电子档案管理面临新的机遇与挑战。提高电子档案服务质量，更好地为患者服务成为档案管理的新要求。医疗市场向规范化发展，医院档案管理数字化趋势明显，信息技术得到广泛应用，医院档案管理工作应顺应数字化趋势，完善各项基础设施建设，提高管理人员的素质，实现对档案资料的有效利用。本文对医院档案管理信息化建设进行研究，分析数字化背景下医院管理现状，找出目前医院档案管理中存在的问题，提出了加强医院档案管理的对策。

（作者单位为浙江医院）

参考文献

[1] 郑丽婷.探索数字档案在医院档案管理中的应用价值[J].传媒论坛，2019，2（24）：141-142.

[2] 高海燕.数字时代创新医院档案数据管理路径研究[J].山西档案，2019（06）：137-142.

[3] 郑力嘉.数字化档案管理系统在医院档案管理中的应用研究[J].现代信息科技，2019，3（04）：192-193+196.