智慧校园下的军队院校教学档案信息化建设

摘  要： 随着智慧校园建设的推进与发展，信息技术在档案管理领域中极其重要。将现代信息技术应用于教学档案管理中，是提高教学档案管理效率，实现教学档案信息化的必然选择。教学档案信息化是智慧校园建设中的必要环节，体现院校教育教学水平的发展。本文从院校教学档案信息化建设的必要性，院校教学档案管理中存在的问题和教学档案信息化建设的可行性几方面进行分析。

关键词： 智慧校园;教学档案;信息化

中图分类号： G271    文献标识码： A    DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2020.10.037

本文著录格式：田倩倩. 智慧校园下的军队院校教学档案信息化建设[J]. 软件，2020，41（10）：148149+183

【Abstract】： With the promotion and development of smart campus construction， information technology is extremely important in the field of archives management. Applying modern information technology to teaching archives management is an inevitable choice to improve the efficiency of teaching archives management and realize the informatization of teaching archives. The informationization of teaching archives is a necessary link in the construction of smart campus， which reflects the development of education and teaching level in colleges and universities. This paper analyzes the necessity， problems and feasibility of the informationization construction of teaching archives in colleges and universities.

【Key words】： Smart campus; Teaching archives; Informatization

0  引言

智慧校园的建设与发展，使军队院校信息化建设飞速发展。信息技术与教育教学深度融合已成为教育信息化的主旋律，作为教育信息化工作重要组成部分的教学档案信息化，通过参与智慧校园的建设，实现教学档案管理的信息化、科学化、服务化[1]。教学档案信息化建设，首先实现教学档案电子化，为信息化管理提供基础数据库，完成高效的信息利用，以供下一步教育教学数据的整合、分析，真正做到为教育教学服务。档案信息化建设是我国档案事業适应时代和社会发展需求的必然趋势，是提高档案工作服务水平的必由之路[2]。

1  院校教学档案信息化建设的必要性

1.1  教学档案是一种重要的信息资源

教学档案，是指军队院校在教学活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，是院校档案的重要组成部分。教学档案作为教育教学工作中重要的信息资源，通过档案信息化建设，完成高效的档案利用，才能体现教学档案作为重要信息资源的价值，实现教学档案对教育教学工作的数据支撑。

1.2  教学档案信息化建设完善于智慧校园建设。

教学档案信息化建设能够实现教育教学工作的信息化，教学档案作为院校档案的一部分，其信息化管理融入到智慧校园建设的大背景中，通过参与智慧校园的建设，实现教学档案利用的科学化。教学档案管理融入智慧校园建设，成为其中一环，有了强大的信息技术支持，既有利于档案有效利用，又有利于完善智慧校园建设。

1.3  教学档案信息化建设是提高档案管理工作效率的保障

教学档案的纸质化手工管理、手工操作，导致人工查询速度慢、准确率低、出错率高，利用者需要不同数据时就要一遍遍查询，严重影响利用效率，无法产生应有的效益，满足不了教育现代化发展的需要。随着智慧校园建设的推进与发展，无论是对教学档案工作的可持续发展，还是对于智慧校园的建设，教学档案的信息化建设显得越发迫切。教学档案信息化的建设，一方面可以提高档案利用效率，减轻档案工作者工作量，另一方面信息化管理有效保护档案原件的完整性，避免多次翻阅造成原件的磨损破坏。

1.4  教学档案信息化建设是学校发展的必要保障

有效且高效利用教学档案，充分利用教学档案数据，是教学管理、学员培养等教学工作的重要环节，利于为军队培养优秀人才。在下一阶段智慧校园建设中，接入机密网数据中心，利用大数据平台、超算平台等完成对教育教学数据的整合、分析，真正做到位教育教学服务。《军队档案条例》对档案信息化管理提出了明确要求，对教学档案的信息化管理，不仅是衡量教学管理水平和教学质量的重要标志，同时对学校科学繁荣发展具有重要意义。

2  院校教学档案信息化建设面临的问题

2.1  缺乏配套的基础设施

教学档案信息化建设所需的基础设施包括教学档案管理软件和配套的信息化设备。教学档案管理软件和计算机等信息化硬件设施配备不足、发展滞后、缺乏更新换代，造成教学档案的纸质化手工管理、手工操作成为常态，从而使得教学档案利用率极低，无法满足现代化教育教学的发展需求。要实现教学档案信息化，实现档案信息数字化，相关的硬件、软件是必备的，而且随着信息技术的发展，还要定期进行维护、升级、换代，目前的软硬件设施很难匹配教学档案信息化的相应要求[3]。

2.2  重视程度不够

随着智慧校园建设的推进与发展，将现代信息技术应用于教学档案管理中得到了普遍的认可，认识到了教学档案信息化建设的重要性，但受到传统观念的影响，教学档案信息化建设得不到应有的重视。首先表现在档案信息化建设缺乏全局观念和自上而下的政策和措施，未将其纳入院校建设的整体环境中统筹考虑，认为教学档案工作是教务工作的附属而不是独立的完整工作，档案管理人员不能专职专干。其次是教学档案室使用空间有限，除了库存档案外，档案资料逐年增加，没有档案预留发展空间。

2.3  教学管理制度不规范

虽然我国陆续颁布了一系列的档案管理法规、标准，但是信息技术的快速发展，军队院校教学档案管理条例已不能完全适应当前的教学档案管理，缺乏具体的管理制度。院校教学档案保存涉及范围广，在收集、整理、保管、利用等环节缺乏完善的制度规范，比如教学档案接收登记制度、教学档案整理技术规范、教学档案安全保密制度、教学档案借阅制度等，在使用过程中不规范，标准不统一，严重影响教学档案信息化进程。

3  院校教学档案信息化的可行性

3.1  政策可行性

国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提出，到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。中国人民解放军总参谋部印发的《中国人民解放军院校教学档案工作规定》中一个

章节专门规定教学档案信息化建设，提出院校教学档案管理的业务部门，逐步实现信息化管理，应当按照统一的技术规范，对教学档案信息资源进行加工处理，并充分利用教学档案工作的信息化成果，建立教学档案信息数据库，为教学档案信息的有效利用创造条件。2020年1月1日施行的《军队档案条例》中规定当前各单位应当对保管的档案资源进行数字化，加快完成档案数字化任务目标，组织开展配套建设，在军队数字档案馆（室）建设、档案信息共享系统建设成熟后，可以快速应用发挥效益。军队院校教学档案信息化建设势在必行。

3.2  技术可行性

计算机网络技术高速发展，为教学档案信息化建设提供了必要的技术支撑。通过充分调动和利用档案管理软件，形成相对完善的教学档案信息数据库。教学档案管理系统运用多种先进技术，整合各类档案信息资源，建立成集成式的教学档案业务工作平台，通过档案门户网站，提供全方位、一门式的教学档案信息服务，整体架构先进、设计方法科学、服务功能丰富、操作界面友好、运行安全稳定、应用工作扎实，积累大规模数据库资源，在数字档案信息资源的开发利用中发挥了显著的作用。教学档案管理系统通过建立完善的索引机制，以及自身提供的强大的文本检索引擎，将教学档案输入到档案数据库中，所有学员的信息逐条记录，每个输入字段都可作为查询检索的入口，实现教学档案的自动化管理，提高查询准确性，提升工作效率，提高档案利用率。教学档案的信息化建设，必须充分利用校园网，将档案管理系统同办公自动化管理融为一體，以实现档案信息资源存储的数字化、传递的网络化、管理的自动化、服务的远程化，使档案信息资源配置更加合理，提高信息采集、传输和服务的效率[4]。

3.3  效率可行性

教学档案信息化建设，提升档案工作信息化水平，提高档案管理服务效能。一是减轻档案工作者工作量，提高档案管理工作效率，进行更深层次的档案管理研究。二是实现网络化便捷化档案利用服务，为教学管理、教学研究等教育教学工作提供强大的数据支撑，完善教学方式、教学计划和教学目标。三是有效保护教学档案原件的完整性，避免多次翻阅造成原件的磨损破坏影响档案的寿命。

4  结论

信息技术发展给教学档案工作带来了新机遇新挑战，要抓住机遇，将信息技术应用于教学档案建设中，实现教学档案管理的信息化，使档案在收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等环节上实现信息化。在发展过程中，将信息技术和档案业务需求紧密结合起来，适应新时代档案工作的新特点新要求，实现教学档案作为重要信息资源的最大价值，充分服务于院校教育发展。

参考文献

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