浅析以档案管理科学化促进机关管理高效化——政协壤塘县委员会办公室

文/胥绿翠（政协壤塘县委员会办公室）

档案管理是管理政府机构的重要组成部分。只有勇于面对各种挑战，我们才能提高档案管理的科学水平，并为持续改进档案信息化作出贡献。只有这样，我们才能适应社会发展和档案管理的要求，促进机关有效管理，使机构和部门更好地为全面建设小康社会服务。

一、档案管理科学化概念

（1）档案目录数据库建设。档案目录数据库的建设相对较早地在政府机构中进行，并且在许多城市机构中都有先例，并且已被广泛使用。数据库开发和构建可以执行诸如在线请求和目录下载之类的功能，但是使用该功能系统的速度不是很高，并且不主要。这项工作尚未被许多组织开发，这是归档计算机化工作的主要内容。（2）共享型目录中心建设。可以在数据库的基础上实现新的发展。研发过程可以通过VPN技术进行。由于该技术是基于原始文件目录的数据库开发的，因此它实现了请求文件数据的高效功能，这是另一项开发。（3）电子文件归档。管理和存储电子档案是建立机构档案的重要核心。这类工作主要是通过电子文件中心创建文件填充分类系统，以及存储和连接系统中接收到的数据和信息。在网络环境中实现电子文档的档案管理，并快速、轻松地实现文件管理和按需工作的目标。

二、档案管理工作中存在的问题

（一）不重视档案管理工作

如今，许多部门都很少关注档案管理，而没有意识到档案是非常重要的信息资源。这些工作人员的职位不固定，知识不完善，薪水低于其他部门。所有这些严重影响了档案工作的发展。

（二）档案的管理模式落后

目前，该组织的档案部门存储档案，但是档案部门已经关闭，而且混乱不堪。但是，大多数文档管理者尚未接受过正式培训，并且他们对文档管理的知识是有限的。文件管理主要采用信袋式，不利于文件的获取和使用。

（三）档案管理科学化水平低下

随着信息技术的飞速发展，办公自动化和电子文档等新主题不断涌现，导致档案格式的重大变化。从编制到修订和发布，文档都是由计算机完成的，并且易于复制，因此，最能反映文档原始记录的表单功能不再存在。与诸如容易损坏电子文件之类的缺点相比，纸质文件相对安全且稳定。因此，利用现代信息技术解决电子文件原始信息的长期保存和稳定问题，还有很长的路要走。

三、档案管理科学化的对策

档案的科学管理要求档案管理与时俱进。要建立科学的档案管理机制，完善档案管理，提高代理管理效率。可以采取以下两个对策：

（一）国家政府政策

（1）为了不断完善和制定公开的档案法规，行政部门应积极加强档案执法队伍的建设、监督和领导。地方政府应将档案用于行政执法检查，还可以通过创建诸如《档案法》之类的月份并利用现代媒体（例如电视和报纸）来进行标准化档案活动，从而积极促进档案的创建。（2）对于模型主动建模，我们可以获得先进和落后的方法。首先，选择一些在档案活动中取得卓越成就的示范单位，以他们为榜样，向他们学习，并促进档案管理工作。（3）持续的业务培训和领导能力。档案管理部要采取积极措施。一方面，有必要组织培训，以传递有关档案工作的基础知识，提高档案工作者的专业素质，并更好更快地执行档案管理工作。认识机构和部门，进行现场指导和培训，并利用各种机会在各个部门进行现场指导和培训。（4）文档中介服务可以通过文件社会化服务的形式满足案例管理、代理和案例管理等服务的要求，因此积极提供文件中介服务至关重要。为了执行诸如存储、托管和文件管理之类的服务，必须将文件中介用作平台。

（二）机关单位本身

（1）要加强档案人员的档案意识，在档案工作建设中牢固树立这一观念，提高档案人员的档案意识，增强实效意识。（2）创建科学的文件管理机制。对于文件管理机制而言，及时完整地收集文件是最重要的。如果文档管理只是一种形成趋势而不能保证业务需求，那么即使它做得很好也很完美，但也毫无用处，效率低下并且没有实际价值。（3）现代信息方法应科学使用。管理档案的一部分应该是构建合理数量的信息，充分利用大型计算机存储的优势和快速的检索速度，并继续开发适合计算机检索和存储档案的方法。

四、结束语

加强档案馆管理体系是一项至关重要的任务，也是档案相关部门的新课题。每个部门特别是档案管理部门，都应从战略角度重视和加强机构档案管理，以促进机构的有效管理。