如何做好社会劳动保险业务档案管理工作初探

文/吴春燕（偏关县社会劳动保险服务中心）

近几年，我国社会劳动保险事业得到良好发展，人们的参保意识越来越强烈，社会保险覆盖面扩大，而社会劳动保险业务档案作为真实记录与业务办理的重要依据，其重要性逐渐凸显出来，经办机构越来越关注社会劳动保险业务档案管理工作。社会劳动保险业务档案管理质量直接影响到社会劳动保险事业的发展，也直接影响到参保人员的权益。现阶段，由于受到多种因素影响，社会劳动保险业务档案管理工作还存在一些问题，严重影响到了社会劳动保险事业的发展。基于此，在实际工作中，相关人员需要转变理念，认识到社会劳动保险业务档案管理的重要性，并结合实际情况，深入分析当下存在的问题，以此为基础，优化和创新管理模式，从根本上保证管理效果。

一、社会劳动保险业务档案管理意义

社会劳动保险，是社会化大生产的产物，其会随着经济发展而壮大。最近几年，社会劳动保险事业越来越完善，社会劳动保险的业务量也越来越大，而社会劳动保险业务和其他行政性业务、实务性业务存在一些差异，社会劳动保险业务前后具有紧密联系[1]。后一笔业务，是前一笔业务的继续，而前一笔业务是后一笔业务的依据。前后连接形成完整的参保缴费记录，如果社会劳动保险业务档案量积累到一定程度，会发生质的改变。社会劳动保险业务的特殊性，直接决定了社会劳动保险业务要有法可依和有章可循，可以追溯和可以修改，且需要对改动轨迹进行保留，这就需要对社会劳动保险业务档案管理工作进行规范。

二、社会劳动保险业务档案管理问题

（一）缺乏统一的社会劳动保险业务档案管理标准

现阶段，社会劳动保险业务档案归档时，存在范围不明确、分类不清晰的问题，以至于时常发生社会劳动保险业务档案资料收集不齐全情况[2]。究其原因，社会劳动保险业务档案管理规范性诱导加强，档案材料纸张形式多样，装订不够规范，这会给归类、查阅等工作带来较大的挑战，甚至还会对社会劳动保险业务档案管理的标准化、规范化造成不良影响，容易导致重要档案遗失和归纳错误。

（二）社会劳动保险业务档案管理软硬件设施不足

根据相关调查显示，由于受到经费、场地等因素的影响，社会劳动保险业务档案管理还没有被列入到社会劳动保险经办机构的议事日程中，大部分社会劳动保险经办机构还没有设置专门的场所对档案进行存放，常年累计的档案都是由经办人员进行保管。并且，档案存放的环境较为潮湿，档案管理安全性难以得到保障[3]。

（三）社会劳动保险业务档案管理人员素质有待提升

近几年，我国社会劳动保险行业得到良好发展，档案数量也在不断增加，没有经过专业培训的档案人员常常业务水平相对较低，档案专业人才较少，这在很大程度上影响到了档案管理效果。加之，很多兼职档案管理人员的档案管理意识薄弱，在工作中无法高质量开展档案管理工作，大幅度降低了档案管理工作质量。

（四）社会劳动保险业务档案管理模式有待创新

根据相关调查显示，大部分社会劳动保险机构还没有实施电子信息化管理档案，人工操作的管理模式很难保证科学归纳、总结、分类，加之现如今社会劳动保险业务量不断增加，传统的档案管理模式已经难以满足参保单位、职工核对和查阅需求，以至于工作效率难以得到有效提升[4]。此外，部分社会劳动保险机构虽然利用电子化管理模式，但是因为软硬件设施不够完善，导致电子信息化管理模式没有充分发挥出自身的效能。

三、社会劳动保险业务档案管理优化措施

（一）完善制度，规范程序

在新时代背景下，想要对社会劳动保险业务档案管理工作进行规范，想要保证档案完整、安全、使用有效，主要在于档案管理的标准化和统一性。因此，在实际工作中，可以根据相关法规政策，对档案管理制度进行完善和优化，制定档案室建设标准，对整档标准进行规范，确立档案分类大纲、保管期限，创建完善的制度体系，进而实现有章可循和照章办事，依法进行建档[5]。此外，针对档案收集、整理、保管、移交、存档等工作，需要对程序进行明确规定，在保证工程进度的同时，满足档案管理要求，进而有效提升档案管理集中性和标准性。社会劳动保险业务档案管理程序如下：

第一，严格把控建档关。在建立社会劳动保险业务档案时，需要坚持高标准、严要求原则。针对人事档案，需要注重把控好参保人年龄关、参保时间关、缴费金额关。录入每笔信息，需要以原始资料作为依据，针对必要的证件需要进行扫描备份，并且参保人事档案的格式需要保证地区内统一。针对历年缴费数据，需要保证纸质档案和电子档案齐全，并且需要创建档案定期入库制度，如果封存入库不允许轻易进行改动[6]。针对财务到账档案，需要坚持财务围绕业务运转原则，通过业务票据和银行进账清单，对到账信息进行确认。针对审计复核档案，需要保证处理程序统一、规范，做到审计结果有回声，审计结果和落实情况一同入档，审计结果落实情况要有文字说明和处理过程，必要的票据需要做好扫描工作。针对日常来往文件和信函归档，需要归档接收的文件，需要归档发出的文件。并且，归档原则需要根据发生时间先后顺序，建立索引，注明责任人。第二，严格把控阅档关。阅读档案时无法避免的一项工作，怎样阅读档案，应注意以下几点内容：在全程电子监控下阅读档案，且需要做好全程录音录像，不允许修改电子程序。专门设立阅档室，档案管理人员需要做好监控工作，保证阅档人在监控范围内进行借阅。原则上档案是不允许外借的，如果需要外借，需要在借出前对档案进行扫描，归还时需要做好比对工作[7]。此外，还需要创建完善的阅档登记制度。第三，严格把控管理关。档案是活证据，因此在实际工作中，需要加强档案日常管理工作。档案管理需要保证有序性、科学性，需要根据业务类别、不同年份，进行科学摆放；建立档案编号制度，保证纸质档案和电子档案同步，查找时以电子档案为先，利用电子档案引导纸质档案的查找。在建设档案室时需要结合档案法要求，对硬件进行统一规范，配齐必要的基础设施，保证在保存期内档案不会被损毁。档案室需要有专人进行管理，主要负责档案管理日常工作，及早发现和汇报以及消除各种隐患。第四，严格把控销档关。社会劳动保险业务档案是只进不出的，若不销毁，再大的档案室也无法承受档案管理工作。因此，在实际工作中，需要根据档案法要求，利用永久保管、一定年限保管这两种形式完成档案管理工作[8]。针对永久保管档案，需要定期进行检查与电子维护工作；针对一定年限保管档案，在达到年限后需要做好销毁工作，在销毁时应根据销毁制度开展，不允许匆忙销毁，以防发生误毁情况。

（二）注重软硬件设施建设

在实际工作中，相关部门要注重档案管理基础设施建设工作，保证档案库房、办公、档案查阅分开，且结合档案数量，配置相应数量的专用设备，其中包括灭火器、档案柜、温湿度计、计算机、空调等，进而构建具备八防功能的档案室，这里的八防主要是防火、防尘、防光、防盗、防潮、防污染、防高温、防有害生物等，进而保证档案管理安全性、系统性、科学性[9]。此外，相关部门可以结合自身实际情况，对档案管理信息系统进行开发和使用，且把该系统和业务信息系统进行连接，对数据格式进行统一，进而实现全程式管理档案资料。

（三）实施动态化管理档案

在办理参保手续，到离退休和中间失业等享受社会保险待遇时，需要经历多个环节。这些环节会对个人档案进行详细记载，为日后支付社会保险待遇提供重要依据。因此，在实际工作中，相关部门要坚持对参保人负责的原则，及时调查核实保障对象的变动情况，以此为基础及时对档案信息内容进行变动，不断完善个人社保档案内容，进而有效发挥档案证据作用，实现记录、跟踪、服务一生。

（四）注重培养档案管理人才

社会劳动保险档案管理工作具有较强的业务性、政策性，相关人员需要具备相关法律法规和业务知识，还要具备较强的计算机操作能力。因此，在实际工作中，相关部门可以结合实际情况，考虑组建专门的业务档案管理部门，并配备专职档案管理人员，对法律、计算机方面人才进行吸纳，且积极主动和档案行政管理部门沟通和交流，定期进行业务培训、档案法制教育、上岗培训等活动，促使档案管理人员可以对社会保险政策有一个更加深刻的理解，促使档案管理人员可以对社会劳动保险管理程序、操作办法进行准确把握。相关部门要重视对档案管理人员进行作风、思想等层面的建设，稳定档案管理人员队伍，组建一支具有精湛业务水平的管理队伍，进而满足专业化、科学化、电子化档案管理工作要求，有效保证档案管理效果。此外，相关部门可以对人才聘用制度进行优化和完善，可以与高校进行合作，对优秀的毕业生进行引进，进而提升档案管理人员整体水平。

（五）注重档案管理保密工作

社会劳动保险业务档案中涉及到参保人履行缴费义务、享受社保待遇等真实情况，如果信息外泄，有可能会影响到当事人的名誉和财产安全，尤其是在信息时代背景下。因此，在实际工作中，需要做好档案管理保密工作。具体来讲，档案管理人员需要具备信息安全意识、规范档案管理意识，在根本上减少信息泄漏隐患。与此同时，需要对个人信息的知悉范围进行严格限制；在利用个人信息时需要严格进行审批，需要做好登记工作；不允许非法复制等。通过这些管理措施，保障参保人的合法权益。

四、结束语

总而言之，在新时代背景下，做好社会劳动保险业务档案管理工作是非常重要的，不仅可以有效提升管理质量和效果，还可以促进社会劳动保险事业更好地发展。现阶段，因为受到多方面因素影响，社会劳动保险业务档案管理效果不够理想，究其原因相关人员没有明确该项工作的意义和价值，加之我国社保档案库庞大，给档案管理工作带来了较大的挑战。因此，在实际工作中，相关人员需要结合实际情况，从多个层面入手，不断优化和完善管理方案，有效提升管理水平，给我国社会劳动保险业务工作的开展提供可靠依据。

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