基于内控视角下企业采购活动档案管理的实践与思考

文/李立（宁夏天鹰电力物资有限公司）

结合《国家电网公司采购活动档案及资料移交范围管理细则》，编制《国网宁夏电力有限公司招标及竞争性谈判采购文件及资料移交清单》，涉及的相关文件及资料移交范围和内容都有明确要求，这在保证采购活动管控过程的规范性方面发挥重要作用。

一、加强采购活动档案管理工作的重要性

（一）提升采购活动档案管理水平

采购活动所形成的档案主要是招标和竞争性谈判所形成的文件和资料，最终归档管理形成档案。其中，招标及竞争性谈判等采购活动形成的文件及资料归档形成的档案是采购活动规范性的直接反映，在这方面，笔者编制了《国网宁夏电力有限公司招标及竞争性谈判采购文件及资料移交清单》，实现国网宁夏公司系统内招标及非招标档案规范化管理，可切实提高国网宁夏电力有限公司采购档案管理水平。《国网宁夏电力有限公司采购活动的文件及资料移交范围清单》的编制是提升公司档案管理水平的重要部分，涉及到具体的采购活动档案管理内容。对于招标、竞争性谈判等采购活动档案及资料的整理、归档过程，能够对采购活动实施过程中的各个程序、环节运行全过程进行记录和督导。

（二）为采购活动提供制度支撑

为了切实落实国网公司省管产业单位基于ECP平台电工交易专区采购活动和相关要求，必须要加强对平台电工交易专区采购活动资料归档范围和移交范围的合理梳理，以此为国网宁夏公司提高采购活动档案资料规范性发挥支撑作用，简单说就是为相关产业单位采购活动规范管理提供相应的制度依据。

二、国网宁夏公司采购活动文件与资料移交范围分析

（一）国家电网采购活动分析

通过对《国家电网公司采购档案及资料移交范围管理细则》进行深入了解，对有关采购资料不规范、移交范围不清晰以及部分采购资料出现遗失等情况都有具体的规定和要求。具体有物资类招标文件清单和资料清单、竞争性谈判文件清单和资料清单，工程、物资类文件资料移交清单与招标文件等。经过修订后，结合《国家电网公司采购活动档案及资料移交管理细则》所提出的各项要求，编制《国网宁夏公司关于重新确定采购活动档案及资料移交范围》，对涉及的招标及竞争性谈判采购活动中形成的文件及资料的移交范围、内容和格式均有明确规定。为了进一步提高国网宁夏公司对档案的管理水平，相关人员开始对国网宁夏公司系统各类采购活动流程管理制定出更为规范且符合需求的制度予以保障。

（二）资料移交范围分析

资料移交范围包括多个方面，具体有招标采购文件资料（档案归档）移交清单、招标采购文件资料（资料存放）移交清单、招标文件、中标人的投标文件正本（档案归档）移交清单、非招标采购文件资料（档案归档）移交清单等。其中，在招标采购文件资料移交清单中，需要严格按照档案管理制度要求进行，首先对发布招标公告需完成公司内部审批手续，其次还要注重投标文件送达时间和密封情况，在非招标采购文件资料移交清单管理中也要予以足够重视，同样要做好采购邀请函的内审批以及相关文件的送达和密封。

三、关于改进国网宁夏公司采购档案管理工作的具体建议

（一）夯实基础

在此环节中，管理人员需要做好以下几点工作：一是，严格按照要求明确立卷归档的具体范围。根据企业采购工作情况，对涉及的各个环节信息进行有效归档整理，具体包括招投标档案及资料管理、竞争性谈判档案及资料管理、合同管理和采购管理相关信息等，同时企业管理人员还应对归档时限和责任予以明确，做好相关人员的绩效考核[4]。二是，明确采购档案的归档格式和要求，特别是纸张、编号和编页码等相关流程。三是，不断完善现有的软硬件设施，根据采购档案管理需求，针对性地引进相关设备。

（二）开发招标档案管理信息系统，推动信息化建设

根据实际需求，合理设计适合公司招标业务的档案管理信息系统。在应用系统方面应体现务实原则，在设计方面则要将档案信息化系统纳入物资信息化建设整体中。为了进一步推动企业采购档案管理信息化建设，企业需要结合以下几点进行：一是，不断推进有关纸质类采购档案的数字化进程。在此环节中，可通过业务外包形式进行相关工作，也可通过招聘管理人员的方式对相关管理模式进行数字化转变。二是，最大程度地避免各个部门之间出现“信息孤岛”的局面，强化当前档案资源统筹能力，确保后续工作有序进行。

四、结语

综上所述，采购活动档案能够对国网宁夏公司管理工作中获取的信息资源进行有效记录，因而需要企业对此予以足够重视。针对当前国网宁夏公司在采购档案管理工作中存在的各项问题，要及时采取有效措施，结合实际情况科学规划现有的采购管理流程，最大程度地提高档案管理效率。