大数据背景下企业档案管理创新与优化策略分析

2020-12-15 10:50郭秀丽
文存阅刊 2020年22期
关键词:企业档案管理大数据创新

郭秀丽

摘要:企业经济活动的频繁增加,内部档案资料也越积越多,在传统档案管理模式,档案人员面临着巨大的工作压力,也无法让各种档案资料得到有效存储,影响了档案价值的发挥。进入大数据时代后,企业要实行档案信息化管理方式,保证档案管理工作效率,也能够为档案查询与利用奠定良好基础。本文将简述大数据技术在企业档案管理中的作用,并提出了企业档案管理创新与优化策略。

关键词:大数据;企业档案管理;创新

大数据的发展为企业档案管理带来了新的机遇,也能保证档案管理更加高效进行,为档案利用者提供了便利。因此企业要充分认识到大数据的优势,在档案收集、整理、加工、处理、保存、查询和利用等环节都实现信息化。这需要企业为大数据的应用创造条件,将所需的现代化设施设备配置齐全,并建立起完善的规章制度,提升档案服务水平,这些都是企业需要尽快解决的内容。

一、大数据技术在企业档案管理中作用

大数据技术主要特点是可以高效处理海量数据,而企业的发展中每天都会形成大量数据,通过对大数据的应用,能够保证档案管理工作效率。与传统纸质档案管理方法相比,大数据背景下企业通过打造档案信息数据库,有利于各种档案得到妥善存储,并为档案整理、加工、检索与利用奠定良好基础。在大数据支持下,企业档案的价值将得到进一步体现,为生产、经营和管理等环节提供相关数据与信息支持。基于此企业必须重视大数据的优势,在档案管理方式与内容上进行创新,保证档案管理更加高效,也为自身长远发展奠定基础。

二、大数据时代企业档案管理创新与优化策略

(一)创新企业档案工作机制

第一,对档案工作机制进行优化。档案管理部门要注重对大数据技术的应用,主动与企业其他生产、业务等部门加强联合,通过建立完善的工作机制,将各部门具体职责确定下来,在档案工作中做到统筹规划与协调配合[1]。第二,企业要优化规章制度,对具体的标准与规范进行确定。通过创新信息化档案处理方法,加大数据技术应用力度,妥善管理电子文件,保证数据归档更加规范化与标准化,保证企业档案数据长期的可读性与有效性。第三,加快数字档案室建设步伐,让企业生产、业务和科研等档案信息得到长久保存,让企业经营管理中形成的档案数据得到高效管理与便捷利用。

(二)明确档案信息化管理规范

形成企业档案管理标准规范,能够保证电子档案更加安全与可靠,对此要采取以下措施:第一,将电子档案格式、传递方式和保存路径统一下来。企业生产、业务等部门在将各自档案传递给档案部门时,若是未能统一档案格式、传递方式与保存路径,将容易出现档案漏收、重收等问题,不仅增加了档案工作量,也很难提高档案管理质量与效率。第二,健全电子档案编码制度。企业通过对文件信息收发记录单的编制,将各部门的电子资料往来详细记录下来,为企业档案查询与利用奠定良好基础,也保证对企业档案的快速、精准定位。第三,优化企业档案收发机制与流程。在传递电子档案的过程中,由于对收件部门是否接收文件判别不准确,因此档案管理人员需要频繁与收件部门联系,而在大数据技术应用中,接收方获得资料后能够第一时间向发件部门反馈相关信息,避免出现上述问题。

(三)建设档案信息数据共享平台

企业要注重共享档案信息数据,保持传递渠道的畅通性,及时向生产业务部门传递相关类型的档案。档案共享不能受到档案信息数据载体等限制,在大数据等技术支持下,形成档案信息数据共享平台,这是共享企业档案的有效手段。一方面,要发挥计算机检索的作用。档案利用者结合自身需求,在登录系统后能够自助查询所需档案材料。另一方面,提供在线咨询互动服务。企业要设置档案利用者论坛、留言板、电子邮件等,在即时互动作用下,采取电子邮件、留言信箱、在线服务等方式,确保交流的有效性,保证满足档案利用者的实际需求。唯有如此,档案才能在企业内部共享,将档案价值真正体现出来,推动企业的经营与发展。

(四)落實安全防护制度

在大数据时代下,虽然为企业档案管理带来了方便,但是也由此引发了很多安全隐患。这要求企业将档案安全防护制度落到实处,在档案信息化建设中纳入系统安全管理内容,在资金、技术和管理等方面给予保障。人对企业档案信息化建设效果起着决定性影响,为做好档案保密工作,减少安全风险,企业需要让数字化生产设备在局域网环境中运行[2]。企业要加大对档案人员的监督力度,严格实行生产设备与责任人对应绑定的措施,对知悉范围进行有效控制。企业打造档案数字管理系统时,应该实行信息库备份、密级设置、客户权限控制等措施,达到控制应用范围的目的。同时企业要借助数据加密、数字签名、防火墙和入侵检测等技术,防止病毒与黑客的入侵,让档案始终处于安全管理状态。

三、结语

总之,大数据环境下为企业档案管理带来了全新考验,通过打造先进的档案信息化系统,能够让电子档案更具安全性与实用性,让各项电子档案数据得到高效利用,企业竞争力也将显著提升。为了体现出大数据技术在档案管理方面的优势,企业需要在管理制度上进行创新,在资金上提供保障,并培养大数据技术人才,才能提升档案管理质量与效率,为企业的经营与发展作出贡献。

参考文献:

[1]龚丽萍.基于大数据时代的企业档案管理研究[J].企业改革与管理,2020(16):48-49.

[2]陈松梅.大数据背景下的企业档案信息化研究[J].办公室业务,2020(14):88-89.

猜你喜欢
企业档案管理大数据创新
大数据分析方法在企业档案管理中的应用
大数据分析方法在企业档案管理中的应用
浅析企业档案管理信息化建设
基于大数据背景下的智慧城市建设研究
浅析现代企业档案管理模式与创新思维