借6S推进医院实物档案的规范化管理

廖琴

摘 要：实物档案是展现医院发展历程的珍贵历史物品，是医院发展的见证者，是医院形象、声誉最直观的表现，是医院进行对内对外宣传等不可缺失的物品。本文结合医院实物档案管理工作中存在的问题，以6S管理理念为助力，进一步推进医院实物档案的规范化管理。

关键词：6S管理;实物档案;规范化;管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.25.074

实物档案资源是一种特殊的档案资源，能充分地展现自我，维护荣誉，见证历史，唤起珍贵的历史记忆[1]。做好医院实物档案管理工作，有效发挥其利用价值，是医院档案工作者的职责使命。本文采用整理（Seiri）、整顿（Seiton）、清扫（Seiso）、清洁（Seiketsu）、素养（Shitsuke）和安全（SECURITY）6个项目的现场管理法（6S管理）理念，对医院实物档案工作进行规范化管理，有助于对其有效、科学、系统的管理，保障医院发展的连续性和历史资料完整性。

1 医院实物档案管理存在的问题

1）档案意识淡薄，收集难。医院作为医疗救治的特殊行业，领导特别重视医疗质量、医疗技术、医疗安全的发展，而对医院档案管理工作相对重视不够。医院所设科室较多，且以临床科室居多，科室人员主要为医生、护士，各科室自主收集、形成的实物档案较为分散，大家对实物档案的价值作用和包含的具体内容不够了解;另外，医院档案人员多为兼职人员，且人数较少，又是非档案管理专业的人员，档案管理水平不高，专业知识和理论知识不强，普遍没有把实物档案当作某种档案来看待，实物档案的收集常常被忽视。

2）实物档案载体多样，整理归档难。医院实物档案主要有废旧印章、锦旗、奖状、牌匾、奖杯、工艺品等。档案管理人员在整理归档的过程中，常常因它们载体不同、形式各异、大小不等，难以做到有效、统一的集中规范化管理。

3）硬件设施不达标，保管难。由于实物档案载体、大小的未知性，医院未建有标准的制式档案柜来存放，更多的是将其随意堆放在档案室的某个地方，既影响了档案室的美观，又导致许多珍贵的实物档案得不到有效保护，致使众多实物档案发生霉变、鼠咬、虫蛀、字体脱落，甚至丢失的现象。

4）查找困难，利用难。实物档案在医院发展中起着非常重要的作用，在医院达标、接受检查等过程中常常会利用其来作为重要的凭证作用。但常因实物档案收集不齐全、整理不规范、保管凌乱，直接影响它的开发利用，在利用时经常在一堆实物中翻来覆去找，既费时费力，也人为地损坏了实物档案，难以快速准确地提供利用。

因此，做好实物档案的规范化管理是档案工作者们亟需努力的

工作。

2 6S管理的含义

6S理论是现代企业管理的一种有效方法，包括整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）、安全（SAFETY）六个项目，因为六个项目都是以“S”开头，所以称之为6S理论。整理是指将企业中的所有物品分为有用物品和无用物品，将有用物品进行合理的保存。整顿是指将物品按照规定，系统性地放在固定位置，并贴上标签，以便查找。清扫是指对于物品和物品放置地进行清理打扫，保证存放的物品和物品放置地干净。清洁是将整理、整顿和清扫进行到底，并且制定相关的制度，维护好企业的整体环境。素养是指企业的每一位成员在平时要保持一个积极的态度，要有良好的习惯和按照企业的相关规则做事。安全是指企业成员要有极强的安全意识，致力于维持一个安全的保管环境[2]。

3 6S管理在实物档案工作中的实施

1）以整理为基础，收集齐全。整理阶段主要是区分要与不要的物品，进行区分保存。医院实物档案的收集过程是一个非常重要的环节，在实物档案整理阶段，首先在各科室确定专人管理本科室实物档案，要求定期向中心档案室移交，中心档案室人员根据移交实物档案的重要性、查考利用价值性等具有彰显医院特色的收集进档案室统一管理，对于只具有一般意义的实物档案由科室保管。其次在以科室为单位接收实物档案的同时，采用定时征集结合的方法，随时随地的接收登记，避免医院实物档案的漏收集。

2）以整顿为标准，规范管理。整顿阶段主要是将物品按照规定，系统性地放在固定位置，并贴上标签，以便查找。根据实物档案载体多样、形状大小不等的情况，一是将实物档案以件为单位按照时间先后顺序进行详细的编目;二是根据实物档案形态大小制订合适规范的存放装具，进行装盒保存，规范摆置;三是在装具固定位置明确标识，注明简要内容，以便查找利用;四是存放时摆放整齐有序，标识统一向外，给人一目了然的即视感。通过整顿使实物档案检索目录清晰，摆放美观、直观，标识准确，能以最少的时间查找利用，大大提高了工作效率。

3）以清扫为保障，提升保管效果。清扫阶段是对物品放置地进行清理打扫，保证存放的物品和物品放置地干净。保存完好的实物档案才能发挥其最大的利用价值，但是，实物档案在保存过程中极易受温度、湿度、存放空间灰尘等的影响造成损坏，定期进行清理打扫，保证存放条件达到规定标准，才能有效避免实物档案因外部环境造成的损坏。

4）以清洁为目的，定制度保规范。清洁阶段是对前三个阶段的巩固维护，从而形成制度化、标准化。实物档案管理的最终标准就是建立健全标准化、规范化的管理制度，对其收集、整理、归档、开发利用的各环节进行有效的保障。在实施过程中，结合《医院档案管理办法》建立实物档案管理规范，明确归档范围，规范移交接收流程，建立移交、保管和利用的登记制度，对保管区域及存储设备标示明确的责任者。同时，建立相对应的巡查制度、监督检查制度，加强重要、珍贵档案的保养维护。通过4S 清洁阶段管理制度的强化执行，达到实物档案管理在“坚持、维持、保持”中更加规范、有序，环境卫生更加整洁舒适[3]。

5）以素养为目标，提升档案意识。素养阶段是人人参与，并一直保持的过程。在档案管理中，做到人人参与，且有良好档案意识是促进档案工作有效开展的重要保障。首先加强档案专兼职人员素质培养，提升档案人员理论知识和专业技术水平，建设具有高素质、专业技术过硬的年轻化档案人才队伍。其次在全院大力宣传档案相关知识，让全员认识档案，了解档案的作用和价值，提高全院人员的档案意识，促进实物档案工作的有序、高效开展。

6）以安全为中心，保障安全有效。安全在6S 管理中非常重要，也是各项工作开展的必要条件。在实物档案管理过程中，一是要提高档案人员的安全意识，将安全放在第一位，杜绝安全隐患，保障实物档案的完整、齐全;二是加强保管库房的安全管理，按照要求配置齐全的设施设备，如消防器械、除湿机等，注意常规的防火、防盗、防虫蛀、防鼠、防潮等;三是定期检查，发现隐患及时解决，避免实物档案的损失。

4 结语

通过将6S管理模式引进实物档案管理过程中，解决了实物档案管理中存在的一系列问题，建立健全了标准化、系统化的管理制度及流程，提高了实物档案利用效率。同时，全院人员档案意识进一步提升，最大程度地激发了档案管理工作者的积极性和主动性，从而促进了实物档案的规范化管理。

参考文献

[1]王瑛.实物档案管理的实践[J].上海预防医学，2013（8）：440-440.

[2]吴玥.基于6S理论的档案信息资源开发模式研究[J].兰台世界，2019（12）：62-64.

[3]方永梅.6S管理在高校实物档案管理中的應用探索[J].兰台世界，2016（19）：74-76.