告别图表，让Excel数据显示更直观

平时办公用户经常需要对客户级别、员工销售业绩、完成任务进度等进行统计展示，常规的方法是在微软Excel中使用传统的图表来展示。如果需要展示的数据很多，需要制作的图表就很多，不仅费时费力，查看起来效果也不佳。其实借助Excel的其他组件，不用图表也可以制作出更直观的数据显示效果。

客户级别，星级表述

使用工具：REPT函数+IF函数

为了直观地表示一定的评级，用户经常使用“★”的多少来进行表述。如果现在需要对客户的级别进行表述，在Excel中同样可以借助“★”来表示。比如某商城会员根据积分分为普通会员（小于57分，对应三星级以下会员）、高级会员（积分在57～76分，对应三星级会员）和VIP会员（积分大于76分，四星级以上会员）三档，如果手动进行分类填写，费时费力，借助REPT函数和IF函数，则可以将会员级别更直观地体现出来。

REPT函数格式是“REPT（text，number_times）”，其中text是指需要重复显示的文本，number_times则表示指定文本重复次数的整数（如果 number_times 不是整数，则将被截尾取整）。

而通过积分规则可以知道，这里每19个积分对应一颗星，因此用户只要在B2输入公式“=REPT（“★”，B2/19）”，表示使用B2的数值除以19得到重复显示文本数（文本则为“★”符號），这样将公式下拉填充后，就可以直接看到客户的星级了（图1）。

IF函数则可以将客户星级标注为对应的级别，定位到D2输入公式“=IF（B2<57，“普通会员”，IF（B2<76，“高级会员”，“VIP会员”））”。这里使用嵌套函数对B2的值进行判断，按照积分的标准显示指定的会员名称，同上下拉公式后，就可以显示所有会员级别名称。经过这样的设计，会员是什么星级，对应什么级别的会员是不是一目了然了呢？（图2）

生产进度，进度条表述

使用工具：条件格式

为了让生产部门的完成进度表达更直观，使用百分比表示无疑更好。当然仅靠简单的数字无法直观表示完成进度，利用条件格式设置进度条的方式，可以达到更好的表示效果。比如在图3中，选中D2：D5数据，点击“开始→条件格式→其他规则→基于各自值设置所有单元格的格式”，在下方的格式样式选项选择“数据条”，最小值和最大值分别选择“百分比”，填充选择红色的实心填充（图3）。

完成上述设置后返回Excel窗口，可以看到在统计完成率的单元格上会自动使用红色进度条进行填充，通过填充百分比，就可以直观地看到完成进度数值的对比了（图4）。

当然条件格式的设置功能很丰富，用户可以根据实际需要选择不同设置方式，比如为了更突出表示当月产量最高的部门，可以通过条件格式为该部门添加红旗标记。同上，添加“基于各自值设置所有单元格的格式”，格式样式选择“图标→红旗图标”，在下方的“当值是”的值设置框中输入公式“=LARGE（$C$2：$C$5，1）”（表示选择数值最高的单元格在其中添加红旗标记，其他值设置为无单元格图标），这样应用格式后产量最高的部门就一目了然了（图5）。

业绩状态，表情图标表述

使用工具：IF函数+Wingdings字体

日常聊天对话中，我们经常使用笑脸、哭脸等表情包表示喜悦、伤心，这类表情同样可以用来直观表示业绩的完成状态。比如在图6所示的员工业绩完成状态中，需要将超额完成业绩的员工状态使用笑脸标识，未完成的使用哭脸标识，正好完成则为普通笑脸。

定位到E2，输入公式“=IF（D2<1，“L”，IF（D2=1，“K”，“J”））”，公式的含义同上，这里通过D2的数值判断，按条件在E列填充添加大写字母符号：L、K、J（分别对应完成率小于100%、等于100和大于100%的状态显示），然后将D2：D5的字体设置为“Wingdings”字体，同时设置字体为加粗，字号为“20”，这样完成状态就会显示对应的笑脸、哭脸等表情图标了（图6）。

小提示：Wingdings字体的其他字母会显示不同符号，可以点击“插入→符号”，在字体中选择“Wingdings”，就可以插入其他需要的符号。

为了更直观地表示状态，同样可以使用条件格式对图标进行上色。选中D2：D5，点击“开始→条件格式→突出显示单元格的规则→文本包含”，然后设置文本包含“L”时，将单元格的字体设置为红色。同上，继续设置文本包含“J”时显示为绿色，这样每个部门的完成状态以不同颜色显示，是不是更直观呢？（图7）

增长状态，直观文字+图标表述

使用工具：Text函数+条件格式

在对产量、销量进行统计时，经常要将当前数据和去年同期的数据进行比较。如果只是单纯的数字显示效果当然不佳，借助Text函数则可以对显示格式进行更直观的表示，比如图 8是某公司今年和去年的销量统计表，现在需要使用“文字+符号（↑↓）”分别表示增长和负增长，更直观显示同比情况。

定位到E2，输入公式“=TEXT（（C2-B2）/B2*100%，“↑同比增加0.00%;↓同比减少-0.00%;→没有增长”）”，这里使用Text函数，将同比增速即“（C2-B2）/B2*100%”的运算值转化为自定义文本显示，其中大于零的数值转化为“↑同比增加0.00%”的文本显示，小于零的数值则转化为“↓同比减少-0.00%”，这样的文本既包含直观的增加/减少符号（↑↓），同时还通过简洁的文字进行表达。为了有更好的显示效果，同上可以添加条件格式（选中E2：E5，设置当单元格包含↑↓文本时分别设置填充为红色和绿色显示），最终的表述效果如图8。

当然也可以结合上述介绍的方法，综合多种表述方法。比如在图9是某班学生的半期考和期末考的名次排位，同上在D2输入公式“=IF（B2-C2<0，“D”，IF（B2-C2>0，“C”，“F”））”，表示将前后名次进行运算，然后使用C、D、F进行表示，这样设置为Wingdings字体后，就可以使用拳头表情图标来表示名次的变化。

继续在E2输入公式“=TEXT（B2-C2，“和上次相比进步了0名 再接再厉;和上次相比退步了-0名 多加努力;原地踏步 好好加油”）”，下拉填充后，再结合条件格式设置字体颜色，最终效果如图9所示，这样名次统计结果就更直观了。