浅谈人才交流中心如何做好高校毕业生档案管理

单集中

摘 要：近些年，教育招生规模日益增大，每年毕业生数量也在持续增加。他们的就业问题当前得到社会的广泛关注，可是有关他们的档案管理却受到不同程度的忽视。譬如，部分地方人才交流中心，在毕业生档案管理方面，缺乏信息化技术支持，档案的流转缺乏规范性，配置的人力资源相对欠缺等。因此，基于这些问题，开展相应解决措施的研究就显得极为重要。

关键词：人才交流中心;如何做好;高校毕业生档案管理

随着每年高校毕业季的到来，高校毕业生需要办理离校后的诸多转接手续，其中就包含档案的转接问题。在档案的转接过程当中，学校会以两种方式将学生的档案进行转递：一是通过邮寄方式将高校毕业生档案转递回原籍所在地人才交流中心或就业单位;二是由学生本人自带，将档案转交到原籍所在地人才交流中心或就业单位。不管是以哪种方式，毕业生都应对档案足够重视，及时办理相关报到、存档或入职手续。但是，随着社会中的毕业人数不断扩大，人才市场的工作量也会相应地增加，所以在保管档案时也会出现问题，我们应采取合理的措施来有效避免。

一、目前人才交流中心在毕业生档案管理中存在的问题

（一）信息化水平和程度不高

当今社会经济飞速发展，信息化已经成为了当今生活的一大趋势，信息化以及渗透到了我们生活、工作、学习的方方面面，对我们的生活有很大的帮助。然而，在对于人才市场的管理上可以看出，人才市场不管是经济发展水平还是信息化水平发展都较低，管理人员在这一方面的意识不强，导致管理存在一定的问题，使资金的投入量较少，且大多数学生的档案处在小学及初中的文化水平，这样管理起来相对较困难，而且也不能保证资源能够得到很好地利用。

（二）档案管理人员配备不足

根据我国档案管理的有关规定，每千卷档案就要有一名档案管理人员专门负责，可是绝大多数的档案管理岗位远达不到这样的标准，但是每年大学生的毕业人数还在不断地增长，档案的数量逐年增多，这就更加导致了管理档案人员的空缺。人均工作量严重超标，一人承担着几十人甚至上百人的工作量，严重影响档案管理的工作和效率。还有的工作人员由于档案管理工作枯燥无味，工作任务量繁重，工作压力大，所以调离了档案管理的工作岗位，换成了别的工作岗位，致使档案管理人员更加紧缺。

（三）被弃档案管理难度大

随着社会经济的发展，加之年轻人的思维方式活跃，就业的流动性很大。随之就出现了各种各样的问题，一方面，学生根据学校的要求把档案寄回了生源地户籍所在地，可是大门大多数并不想回去，更不用说去那里报到，档案管理的工作人员没法对档案做出相应的记录;另一方面，毕业生把档案放入人才交流中心，报到完成并做了记录之后就不管不问，致使档案管理人员无法及时地更新档案信息，被弃档案的管理难度加大。在当今社会的发展过程中，人才市场的管理应该根据客观的需要制定管理方案，因为现在大多数大学生毕业后，没有找到可以接收档案的单位，就会直接把档案发到生源地，其中还存在一些没有及时到人才交流中心报到的档案，导致档案被丢弃的情况。除此之外，还有一部分由于其他原因把档案放在人才交流中心之后，就不管不问，致使档案信息不能及时地得到更新，久而久之，就成了被弃档案。

（四）档案流转中存在不规范的现象

在档案转接过程中，由于某些学校对学生的档案保管不够合理，学生本人也没有做出具体的说明，所以就出现了一些问题。还有一些是已经放在人才交流市场，但是在转接过程中不够规范，也导致了档案不合理的现象。本人的档案一定要是本人亲自解决，才能保证报到环节的落实。

二、加强人才交流中心毕业生档案管理的策略

（一）进一步完善档案管理办法

对档案管理的办法进行进一步的完善是提高人才交流中心工作质量的重要途径。为了更好地完善档案的管理，工作人员应将档案的管理标准统一化，通过统一的归类来实现档案管理的规范化与一致化。具体可以采取按时间分类的管理依据，也可以采取分级管理的方式进行管理，这种方式对于数量庞大的毕业生档案信息非常有效，档案人员可以先根据地区进行第一次分类，然后再根据实践进行二次分类，在档案管理办法得到完善并创新的情况下，能极大地提高毕业生档案信息管理的工作效率。人才管理中心在接收毕业生档案时，应及时的将这些信息录入到计算机中，平时工作中，对于毕业生提取档案，以及后续的档案资料递交等新的内容，也应及时、准确地在计算机中记录下来，并对档案管理的各个流程都实行严格的规范化管理。各区县的人才服务中心接收到学校邮寄的档案后，要认真负责的对档案信息进行登记，包括姓名、学校、联系方式等，避免信息错误，妨碍毕业生查询。在平时加大力度宣传档案的重要性，树立正确的档案观念，克服人们对档案认识的错误与偏差，使毕业生真正了解档案对工作及生活的影响。还应该适当延长毕业生的报到期限，毕业生所持的报到证上有明确的报到时间，但因种种原因无法按时报到、转存档案的，人才交流中心要灵活处理，积极配合毕业生做好档案转接手续。另外，各级人才服务机构应积极主动为毕业生提供便捷高效的优质服务。在毕业生毕业前期，人才服务机构要主动联系相关部门，为学校提供具体的档案邮寄地址、联系方式，确保毕业生档案能够顺利安全邮寄回各地人才服务机构，让学生查询档案时清楚明了，办理业务时方便便捷。

（二）适当增加管理人员

应积极地引进人才，按照国家档案管理的有关规定和实际的需求来配齐有关的工作人员，切实解决目前档案管理人员不足的问题。其次，为了能更好地适应社会，提高档案管理人员的信息化水平，我们应该重点培养档案管理人员的计算机技术，培养出更多素质过硬、技术过关的高素质人才。同时，应注重人才引进以及上岗前的培训工作，从根本上提升档案管理人员的技术水平和综合素质。在毕业生報到高峰期过后，人才交流中心要主动联系留有联系方式的毕业生，通知其档案办理事项，同时对库存的邮寄档案详细整理，通过人才信息网站上传档案存放信息，方便学生查询。要求每位档案管理人员注重自身素质的提高，增强业务知识，熟悉档案内容，提高对档案的重视程度，积极、认真、细致、负责做好档案管理和服务工作。人才交流中心的主管部门以及财务部门应加大对毕业生档案管理的重视，加大经费的投入，满足计算机硬件软件的要求，加快档案管理的信息化，为广大毕业生提供更优质的服务。

（三）强化档案流转的规范性、科学性

实现档案流转规范性、科学性的前提和基础就是让档案管理以及责任追究的相关制度赶快建立起来，并不断地完善、健全。更重要的是要严格执行，落实到位，严格相关的流程、手续，对于流转中的违规及错误现象，必须做到严格的追究，情节严重的进行适当的处罚，提高服务质量与工作效率。档案管理人员在工作时，可以即时公布流程。将高校毕业生委托存档的程序、需提供的资料、注意事项等进行张贴公布，并利用微信公众平台及网站，发布关于接收高校毕业生档案的通知，公布热线咨询电话，实行一站式办理。严把档案入口。对接收的档案确认档案袋及档案封条完好无损，封条上加盖原存档部门公章。认真审核档案资料，对发现档案缺少关键材料的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影响。及时入库输机。工作人员及时将档案信息进行登记、输入人事档案信息管理系统，建立电子信息档案。

三、结语

综上所述，我们要加强档案信息的管理的重视，落实相关规定，提高员工的整体素质，做好宣传等方面的工作，为社会贡献自己的一份力量。

参考文献：

[1]李思嘉.人才交流中心如何做好毕业生档案管理[J].中国管理信息化，2015（10）.

[2]谭书院.高校毕业生档案转交及档案托管[J].中国大学生就业，2006（21）.