办公室秘书工作的沟通协调与能力提升

唐 婧

（中国石油管道局工程有限公司油气储库分公司 河北廊坊 065001）

协调与沟通的必要性

从沟通与协调的本质来讲，是指人与人之间或部门组织之间通过一定的媒介和渠道传递想要表达的思想、信息、意见以及观点，促使二者之间加深了解，进行更好的联动或合作。而秘书这一职务的主要作用，就是连接企业上级领导与下级相关部门，向上传达下属部门想要表达的思维和信息，向下传输上层领导的指导思想和战略计划目标方案。在工作中进行沟通与协调，可以更好的促进企业内部的运作，树立正确的战略目标发展思想，使下属部门更加理解、支持上层的决议。

沟通协调的技巧和要点

不同身份的定位。办公室秘书在企业中起辅助作用，所以他们不能擅自作出决定。在处理问题时，首先要向领导请示，理清以领导为先的思想路线。同时，我们应该尊重领导人的隐私，但要询问他们的私生活。另外，领导每天的工作量很大，所以在汇报时，办公室秘书一定要遵循简洁明了的汇报逻辑，努力让领导在最短的时间内掌握各方面的内容。至于同事，他们应该尽可能采取平易近人的态度。除领导外，同事是沟通的主要群体。因此，在沟通过程中，办公室秘书要根据工作环境和工作特点，以及同事在沟通过程中的工作状态，慎重选择自己的用词。比如有些同事因为某种原因在工作中出现工作冲突，这时领导要低调，尽量和他平和、温和地沟通，避免矛盾激化。办公室秘书在下达领导指定的工作任务时，也要多输出鼓励性的话语，激发同事的工作积极性。

沟通要点。在向领导汇报工作时，也要尽可能温和地阐述内容，避免因报告内容而引发情绪问题，影响工作交接和落实。首先，办公室秘书要理清自己和员工的关系。办公室秘书属于管理层的助理身份，工作人员属于工作级别。为了使彼此共同，除了言语交流，他们还必须尊重自己的行为。办公室秘书应认识到工作人员是独立的人格。”作为一个管理者，他和他的员工处于情感反馈的状态。尊重员工是一个有自己独立人格的人，员工会对管理自己的人给予相应的人格尊重。员工都有自己的尊严和价值取向。它们都是动态的主体，而不是被动地被他人安排和服从的对象。为了实现良好的协调与沟通，办公室秘书需要注意员工与员工之间的情感氛围。根据员工的不同情况，对他们进行人性化的对待，让员工感受到企业的人文精神。

如何提升沟通与协调能力

对情感和心理上的平衡。沟通与协调是一个动态的发展过程,办公室秘书在工作中必须要保持工作整体的节奏,要穿针引线,提出话题、引领话题的发展、获取信息、传递信息,最后对话题进行归纳总结。而要完成这些任务,办公室秘书就必须注意对领导和员工在物理量、心理量和情感量上的平衡。语用学中将一次交流过程叫做话轮,话轮有两种:一种是自然获得,一般是在员工与同事交流时出现。比如在宣布管理层政策时,办公室秘书在交流开始后拥有天然的首先发言的机会,在向大家进行简短的介绍后,就要交代新的规定要求,然后进入双方交流的阶段,在交流过程中,话轮呈现为自然的双方交递,一方结束,则另一方获得话轮,彼此阐述观点,交换意见,这就是自然的获得。另一种话轮的获得则是非正常的,比如在必要情况下,办公室秘书会打断员工的话语,获得话轮,这种属于非正常获得,非正常获得话轮必须要注意物理量、心理量和情感量,办公室秘书抢夺性语话标记要尽可能使用转折性连词,比如“先暂停一下”或者“问题时间到”之类,因为秘书在与员工和领导交流中,主要还是承担协调的角色,不能一味地把发言权让给员工或者领导,所以为保证工作按照预先设定的方向发展,办公室秘书几乎不可避免地需要打断领导、员工或其他同事的谈话,在这种情况下,就需要插入一些表示歉意的协调,起到平衡心理量和情感量的作用,比如“抱歉打断一下”“我需要做一些紧急补充,在我说完之后会给您发言时间”之类,以起到减缓抢夺员工或者领导话语所造成的不快。而同时,为了传递信息、保证话语质量,办公室秘书还要注意物理量。

自然影响力和人格魅力的培育。一是处事要公。秘书工作需要协调多方关系,牵涉面也较广,要想做好秘书工作,要求办公室秘书办事要公平公道,对待协调对象要一碗水端平,一视同仁,不管好事坏事、大事小事,都不可掺杂个人的好恶,应坚持以公正服大众。尤其是在一些协调对象切身利益的处理上,决不能搞亲疏远近,要坚持原则,唯有如此,才可使协调对象在内心中感到信服。二是做人要正。古语有云:“其身正,不令而行;其身不正,虽令不从。”若是自身不正,便不能建立威信,说话办事也没有力度。办公室秘书要想做到有效协调和处理员工的工作矛盾,就应做到品行端正、树立正气。唯有自身光明磊落,才可在协调对象中产生凝聚力和号召力。秘书要发扬自己的带头作用,用以身作则的工作态度,给予企业成员们正确的示范和引导。对于上级下达的相关任务指示和任务,秘书要认真执行,并在遵循任务核心的基础上,结合企业的实际环境,因地制宜,为企业成员提供额外的、本地化的任务指示。

综上所述，众多企业在我国经济化建设水平提升的背景下，都得到了跨越性发展。企业在发展的过程中，会根据实际情况做出内部改革或是制定新的战略目标，秘书作为企业中上下级之间的连接纽带，需要进行有效的沟通与协调，为了企业的积极发展，必须对企业秘书工作沟通协调策略进行深入研究。