国有企业档案数字化建设的问题及解决措施

孟婷

（哈尔滨地铁集团有限公司，黑龙江 哈尔滨 150080）

一、国有企业档案数字化建设所出现的问题

对档案数字化建设的开发中，出现了一些实质性需要解决的问题，相关问题列举如下：

（一）对企业档案数字化建设的重视程度不够

在查阅档案这一方面，实行档案数字化后查阅时间上明显缩短，在提高工作效率的有限时间里就可以查找到档案的信息。换一种角度分析，企业文件可以密封保存，更好的使原件本身得到保护。但在一些国有企业中，档案数字化并没有得到很大的重视，依然比较落后，导致国有企业档案管理不健全，管理人员不充足，使档案堆集如山，档案管理人员缺乏责任感，导致找一些相关资料很困难，对开展档案数字化建设有很大影响。由此可见，档案数字化建设方面的质量和发展进度与国有企业对数字化建设的重视程度有直接关系。

（二）软硬件配备的不足影响国有企业档案数字化工作的开展

信息时代的进一步发展，企业的档案管理部门会根据需要来购置和档案管理相匹配的设备（电脑、扫描仪等），每样设备都是有使用年限的，由于企业的各方面原因不能及时的更换设备，现有设备与管理软件需要的标准不匹配，使电脑软件更新缓慢，会降低企业档案管理部门的工作效率。扫描仪不及时更换会使扫描的图像不清晰。没有好的软硬件设备的支持，就会影响对国有企业档案数字化工作的进一步开展。

（三）档案管理系统与 OA 办公软件不可兼容

市面上，OA 办公软件和档案管理系统的种类越来越多，国有企业在档案管理系统和OA 办公软化上根据需求自行选择与购买，导致了档案管理系统与OA 办公软件不能同时运转的问题，使OA 办公系统在录入与查询方面不能实现数据共享。例如；企业用的档案管理系统和OA 办公系统是两个不同公司开发的系统，通过OA 办公系统下载的文件，要一项项的输入到档案管理系统中，大幅度的降低了工作效率，耗时耗力，所以两者之间是不可兼容的。

（四）档案管理人员素质不同，经验不够

档案管理人员的素质各不相同，专业的管理人员可以给企业在档案管理方面带来好的工作效率。随着互联网时代的发展，很多企业都实行了办公自动化模式，这就需要对管理人员的素质和专业性有所要求，对电子产品运用熟练度也有要求，大部分企业为了节约成本，不会单独去设立一个档案管理的职位，通常是一人兼两职的情况，使管理档案的专业人员逐渐减少，工作经验也不足，大大降低了对档案管理数字化的开展。

（五）缺乏专业的技术指导

档案部门的管理工作是对操作规范性和专业知识要求很高的一项工作，随着科技的发展，对档案信息化管理的工作也正处在探索和创新的阶段。档案管理人员对档案扫描方面的问题掌握不全面，也是缺乏技术指导的一种表现。

（六）档案数字化工作重复

随着互联网的普及，电子政务逐渐被国有企业所认同及使用，可以使信息的准确率和速度大大提升，通过在网上的收文发文，从而推进了无纸化办公模式，提高文件的收发速度也降低了社会成本。但有一部分国有企业，还是通过文件下载后打印的方式来进行批阅以及存档，会很大程度上出现数据重复或者错误的现象，造成浪费。

二、国有企业档案数字化建设的解决措施

（一）增加资金的支持，保证软硬件设施的配备充足

国有企业在制定各项经费计划时需要将档案数字化建设升级转型的费用预留，从而保证在后续实际操作过程中保证各项费用及时到位。根据不同设备使用的年限及所需的维护时限做好记录，以便在更换及升级设备时有遵循的依据。在与上级沟通硬件设备及软件系统管理时，将可能出现的问题及已经出现的问题都整理出来，以便提前准备经费，保证档案数字化建设顺利完成。

（二）实现档案管理系统与 OA 办公系统的无缝对接

随着社会的发展，互联网的普及，实行办公自动化是一种新的模式，办公自动化在企业中的得到认可，电子档案的数量逐渐增加，就需要建立统一的管理平台，使档案管理系统与OA 办公系统完美结合，提高管理人员对档案管理的工作效率，让国有企业真正做到文档一体化，实现无纸化办公，这就需要档案管理部门与软件开发部门做好协助工作，另 OA 办公系统和档案管理系统达到管理部门的要求，使档案管理系统与OA 办公系统起到相辅相成的作用。

（三）加强团队建设，提高管理人员的专业素养

档案管理的工作性质比较复杂，随之而来的工作量也会很大，就需要有一定的人员支持，专业的管理人员可以顺利的开展档案数字化建设，使管理团队的整体素质得以提高。企业可以不定期的组织人员培训，了解档案管理的相关制度和管理技巧，管理团队人员应不断去学习新的知识从而丰富自己的工作经验，利用所学到的专业技能对档案信息进行整理和保存，加强了管理人员对档案管理的工作效率，也对档案数字化工作的开展发挥了应有的作用。

（四）完善档案数字化工作制度

在企业档案管理人员对档案进行管理工作之前，要制定出一套完善的档案数字化工作制度，明确工作流程并保证质量，规范使用档案数字化设备，使档案管理人员的工作性质向更好的方向发展。可以对档案部门实行赏罚分明的制度，一定程度的物质或者精神上的支持可以激发管理部门人员的积极性和主动性，从而提高档案管理人员的工作效率。