郑艺
(黑龙江省有色金属地质勘查703 队,黑龙江 哈尔滨 150300)
办公室工作开展过程中会形成大量有价值的信息资料,针对这些信息资料进行收集和整理,形成办公室档案。办公室档案涉及的内容较多,需要强化管理,并重视信息技术的应用,并面提高办公室管理工作效率,为办公室档案信息查询提供更多的便利,实现办公室档案信息的高效利用,促进单位各项工作的有序开展。
办公室档案内容较为重复,涉及到单位的方方面面,而且其中含有较多的重要和机密档案信息。同时办公室档案管理工作的好坏还与单位各项工作的有序开展息息相关。因此对于办公室档案,需要采取切实可行的管理方法,全面提高档案管理工作的效率,更好的发挥出档案的实际效能。
办公室档案作为单位管理部门与业务部门进行工作有效对接的重要依据,通过提高办公室档案管理工作的效率,还有利于进一步提升各部门工作的效率和质量,强化单位内部管理水平。办公室档案还能够为单位各项管理决策提供重要的信息资源,通过做好办公室档案管理工作,单位能够对各部门的工作状况及时掌握,并制定科学合理的管理措施 计划。特别是办公室档案中存在较多的机密性档案信息,一旦这些档案信息发生泄漏,必然会对单位的正常运转带来不利影响。这也要求做好办公室档案管理工作,并针对机密档案文件信息设置相应的权限,严格控制机密档案信息的查阅和利用,这样在提高档案管理工作效率的同时,还能够实现对重要档案信息的有效保护,更好的促进办公室档案管理水平的提升。
一直以来受传统观念的影响,办公室档案一直得不到有效的重视。但在当前信息化时代背景下,对于任何行业而言,信息对其自身的发展都具有极为重要的意义。因此作为单位管理者还是办公室档案管理人员都需要强化自身的档案管理意识,并结合自身的实际情况,做好档案收集和整理工作,积极对档案管理方式方法进行创新,全面提高办公室档案管理工作的效率和质量,使办公室档案能够更好的服务于单位各项工作。
在办公室档案管理工作,需要加快构建完善的档案管理机制,强化档案管理工作组织建设,并针对办公室档案管理工作的内容来构建完善的档案管理制度,明确档案管理人员岗位职责,并制定科学合理的考核和奖罚制度,进一步约束档案管理人员的工作行为,促进办公室档案管理工作质量的提升。在当前办窗台到档案管理机制构建过程中,还需要将信息化建设作为工作的切入点,重视资源、利用和安全等体系的建设,积极构建办公室档案数字化管理平台,实现办公室档案信息的高效利用,更好的发挥出办公室档案管理工作的重要性。
为了能够提高办公室档案管理工作效率,则需要加快推动档案信息化建设。由于办公室档案信息对于单位的日常运转发挥着至关重要的作用,通过对这些档案信息进行数字化处理,并积极建立档案信息数据库,实现对办公室档案信息的统一和集中管理。目前部分单位办公室档案管理工作还没有实现完全的信息化,档案管理工作存在半手工化的形式,并没有实现办公室软件接口的统一性,这对于办公室档案管理工作带来了较大的难度。信息化建设工作的有序推进,这就要求办公室软件宜统一接口,即单位档案管理系统宜统一进行规划,办公室档案管理系统与单位各个部门之间能够实现有效的衔接,以此来实现资源的内部共享,为办公室档案的高效开发利用创造良好的条件。
在构建办公室档案管理信息平台过程中,档案信息资源管理系统的建立是最为基础的一个环节,利用该系统,可以实现办公室档案信息的电子化存储,提高档案管理工作效率。同时借助于该系统还可以实现档案信息的有效检索,为档案信息查找提供更多的便利。而且档案信息的传输也不受时间和空间的制约,能够实现档案信息的高效利用。因此需要加大投入力度,加快推进办公室档案信息管理系统的建立,进一步促进档案管理工作的效率和质量。
随着当前办公自动化普及应用,办公自动化系统需要与档案管理系统实现有效衔接,以此来推进办公室档案电子化的发展进程。同时办公室档案管理工作中,还需要重视纸质档案与电子档案的有效结合,全面提高办公室档案存档和管理工作的质量。特别是通过建立健全办公室档案信息管理系统,实现办公室档案的自动分类、整理和归档,加快推进档案信息共享的进程,为办公室档案管理工作水平的提升打下坚实的基础。
在当前办公室档案管理工作,需要重视先进技术的应用,加快推进办公到档案管理工作信息化发展的进程,以此来提高档案管理工作的效率和质量。而且作为办公到档案管理人员,也需要在实际工作中重视自身的档案管理理念的更新,不断的强化自身的专业技能,进一步提升办公室档案管理工作的科学化和现代化水平,实现档案信息的高效利用。