档案管理工作存在的问题与对策

孙霞

（四川省巴中市平昌县政务服务和公共资源交易服务中心，四川 巴中 636400）

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，对负责具体工作的相关人员的要求较高，不仅需要相关工作人员要具有很强的责任心，同时还需要具备较高的专业知识。而当前我国一些地区的档案管理工作的重视程度不高，相关工作人员的素质也良莠不齐，这种情况的发生，容易出现档案管理工作混乱，影响正常工作运行的情况发生。本文从当前档案管理工作的实际问题出发，结合问题给出相应的解决策略，以期为如今的档案管理工作带来有益的帮助。

一、档案管理的重要性

档案管理工作是一项具有较强政策性、针对性、机密性和安全性的工作，是一个单位或部门日常工作不可或缺的一部分，基层档案管理工作能否顺利开展关乎基层发展的好坏，甚至是一个区域的发展好坏。通过实践梳理出基层档案管理工作中存在的问题，并通过相应的对策去解决是保证基层档案管理工作科学性、完整性、规范性的重要举措。只有提高基层档案管理工作水平，才能够更好地提高基层工作的效率，为区域甚至社会的档案事业奠定良好的基础，推动社会的进一步发展。

二、档案管理出现的问题

（一）管理力量薄弱

档案管理的实施承载着两大功能，即确保档案信息的安全性和有助于企业信息使用者快速查询和使用信息。伴随着电子计算机技术和网络技术的广泛运用，档案管理开始趋向于现代化，由于现代化科技手段存在着自身的缺陷，硬件资源极易受到自然灾害的影响，并且，存储在软件系统中的有效资源和数据信息易受到病毒的侵扰和毁坏，再加上，当前很多档案管人员的没有经过专业的档案知识培训，对档案管理工作的具体工作方式不了解，不能够规范的管理档案。

（二）档案管理人员专业能力不强

受编制的约束，大多数行政、事业单位的档案管理人员都是由兼职人员担任。档案人员的专业知识比较欠缺，能力不强，他们对档案管理过程中的收集、整理、归档、保管、利用的标准要求不清楚，难以胜任工作。例如，有的单位档案管理工作是由同一人长期兼任，这本来对于档案的收集是十分有利的，但因为档案人员在档案收集方面的知识水平与工作能力不强，导致很多档案材料没有被及时归档，从而造成了档案材料的丢失或破损。

（三）全社会档案工作的发展后劲存在隐患

首先，近些年档案工作的发展中过多强调前瞻性，强调档案工作信息化和电子档案资源建设，对档案基层工作现状有所忽视。现状就是很多基层单位，如许多中小企业和村委会等，没有专门的档案管理人员，无论是收集归档的文件还是保存状态，都有一定问题。其次，基层档案管理资源严重不足。现实中，大部分单位的档案人员工作负担沉重，卷宗数目与档案人员数比例严重失衡；破产改制单位的档案负担沉重，很多档案改制或是破产后找不到踪迹；新技术规范带来的企业档案存放场馆问题，尤其是每天都在产生大量数据的银行这种企业，对档案保管期限和范围的延长和扩大都给档案管理带来了极大的人员和场地双重负担。

三、档案管理工作的对策

（一）健全档案管理制度

相关部门要在实际的档案管理工作过程中，要制定相对科学、合理的档案管理制度，并严格按照这些规章制度执行档案管理工作。同时，规章制度的建立，能够在约束职工的同时，还能够在一定程度上约束单位领导的行为。这些规章制度由档案管理部门来制定和执行，在执行过程中要真正做到奖罚明了，充分体现其权威性。

（二）进一步加强档案人员队伍建设

档案人员队伍建设，主要包括思想道德建设、组织建设、专业知识学习等内容。做好档案人员队伍建设，一是要选择那些具有较强的责任心和业务能力的人；二是要加大对他们专业知识和技能的培训力度，为他们创造更多的学习机会，来提升他们的理论知识水平和业务能力；三是要给予其适当的权利、义务和责任，通过监督检查和年度考核来提升他们履职的能力和水平；四是单位领导要在思想上、生活上给予更多的关心和照顾，调动好他们工作的积极性，为促进档案管理工作的开展奠定人才基础。

（三）加大资源整合力度，推进档案管理工作体系全面提升

在整体资源上，向基层档案管理工作进行一定的资源倾斜，保障基层档案管理工作的有序开展；构建面向普通群众的档案资源利用平台，整合区域内或者某项业务内的相关档案资源，提高档案利用效率；有力保障对档案信息化建设和电子档案建设的支持力度，建设与国际接轨的档案管理工作体系。

（四）加大档案管理设备设施配置

近年来，计算机信息技术在各行各业中都得到广泛应用，从而也给档案的现代化管理提供了坚实的技术支持，使得档案管理由传统的纸质管理开始转变为计算机信息管理。计算机信息管理系统不仅存储量大，而且能够通过网络系统实现档案资源的信息共享。所以各单位要适应形势需求，按照国家相关规定，为档案管理工作配备好相应的设施设备，满足档案管理工作的需求。

综上所述，档案管理工作作为一个单位或者企业的基础所在，起着至关重要的作用。但在目前的实际工作过程中，会遇到很多问题，针对这些问题做出相应的解决办法，是确保当前档案管理工作的前提，也是一个单位或者企业能够正常运行的保证。