基于知识服务的数字化档案管理模式探究

王文宇

（黑龙江省森工总医院，黑龙江 哈尔滨 150040）

在信息化技术的发展下，各个领域的信息资源利用也逐渐呈现数字化特点，在事业单位的档案管理中，档案由纸质档案转变为电子档案，使用计算机网络技术进行管理[1]。档案管理服务创新作为当前的重要环节，能够为事业单位的档案管理工作带来良好的条件，通过档案管理的改善提升档案管理的质量，为社会提供更好的知识服务，同时能够为档案管理工作发展提供有效的动力，发挥出档案管理的作用。

一、基于知识服务的档案管理模式概述

（一）知识服务

知识服务是指对各种知识、信息的挖掘，强调在显性知识的基础上挖掘潜在知识并加强知识管理，从而发挥现有的信息资源对各项工程的辅助指导作用。知识服务是建立在结构化与非结构化数据信息技术基础之上的知识应用活动，本质是采用创新性的方式方法提高信息加功能力，体现知识的独立性创造性、灵活性和竞争力，进一步实现知识的特定优势。

（二）档案管理

档案管理的本质是以档案为核心开展的一系列管理工作，重点在于优化档案工作的流程，强调全面有效存储档案信息，对档案资源的价值进行深度挖掘，满足社会、个人、组织对档案的应用需求。档案管理工作强调建立优化有序的流程，全面提高档案信息的处理效率，降低档案运行的成本，减少档案使用难度，提高档案服务的精准性。

（三）基于知识服务的数字化档案管理模式

基于知识服务的数字化档案管理模式，是指为加强档案信息价值挖掘，引入知识服务的档案管理工作理念，以体现档案管理工作的服务属性，同时运用数字化管理手段，提高档案信息的应用效率，加快实现档案管理服务的快捷性与便利性的一种档案管理模式[2]。基于知识服务理念的数字化档案管理模式，还有助于实现知识价值的最大化，可以优化档案管理工作的具体环节，体现档案资源的应用价值和使用效率。

二、基于知识服务的数字化档案管理工作重点——以事业单位为例

（一）更新档案管理理念

事业单位档案管理工作融入知识服务的理念，应当充分地考虑档案的应用价值，不仅要对档案的显性知识层面进行管理，还要体现档案资源的个性化特征，注重对档案资源的深层次内容进行分析，运用大数据的方式对档案数据信息内容进行深度挖掘整理。档案管理工作不仅要提高档案数据信息的收集整理质量，还要注重推动档案管理工作效率的提升，强调档案资源服务社会的有效性，注重依靠信息技术开发档案资源共享系统，从而更安全、有效、个性化地满足档案的使用需要。

（二）加强档案宣传工作

事业单位档案管理与知识管理应当深度结合，注重在档案管理工作中开展一系列的宣传活动，强调广泛宣传展示档案资源的知识价值，将新的知识结构、知识运用与档案管理联系起来，让事业单位职工的在工作的过程中感受档案的知识价值，从而形成全员参与档案管理的意识，提高档案管理工作的科学性，达到高质量、全方位开展档案管理的目标，进一步提高档案管理的科学性、有效性与系统性[3]。

（三）优化档案管理流程

首先，制定科学的档案管理工作目标，加强档案资源的获取、鉴别、共享与传播工作的有效性，注重以标准化的方式加强基础性档案管理工作。其次，对档案管理运行流程不断进行优化改进，注重合理的配置档案资源，明确档案管理工作重点，科学的编制档案管理工作规划，保证档案工作有序进行。最后，明确档案管理工作指标，加强档案管理的绩效考核，注重定期对档案管理工作情况进行梳理，切实提高档案管理运行质量，满足档案建设需要。

（四）提高档案的安全性

事业单位在有效挖掘档案信息价值的同时，还要进一步提高档案管理的安全性，注重降低档案管理的安全风险，达到提高整体档案管理质量的目标。第一，优化档案资源运动空间管理，提高安全风险控制水平，优化档案资源运行的环境。第二，加强安全宣传工作，在满足档案个性化运用需要的基础上提高使用安全意识。第三，建立安全的上传与档案保管途径，提高档案底层安全，保证档案数据信息的精准性，为后续档案应用做好必要的准备。

（五）强化设备配置

事业单位要从信息化档案管理工作着手，加强信息技术设备的配置工作，注重通过信息技术改革提高档案管理工作有效性。首先，应当全面加强档案信息技术配置工作的改革规划，明确档案事业单位档案管理现状，从挖掘知识的角度引进专业的技术设备，促进档案管理信息化的稳步推进，满足信息化档案管理建设的需要。其次，全面提高设备应用针对性，注重不断落实档案管理工作资金，提高档案管理工作设施设备的水平。最后，加强与第三方机构的合作，依托专业的档案管理机构控制知识服务的新方式，加强对档案资源的检索质量，满足事业单位现实档案的知识服务需要。

三、结语

借助计算机信息技术优势，探索有利于促进事业单位档案管理信息化建设的方法；在原始纸质档案资料保存的基础上，强化电子档案信息资料的知识服务功能，是21 世纪档案管理改革的新方向。档案管理人员只有明确知识服务与档案管理之间的关系，抓住基于知识服务的数字化档案管理工作重点，才能在新时期的档案管理改革中激流勇进，实现自身价值。